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今のうちに押さえておこう!年末調整の効率化!

人事労務管理

年末調整は1年の給与計算業務の集大成ともいえる大切な業務です。作業は社員への周知にはじまり、書類の回収、回収した書類の確認、源泉徴収票の作成、給与の支払い、納付書の作成及び申告と幅広く、年末は何かと忙しい時期になります。年末の繁忙期ということもあって、担当者の負担もかなりのものになります。

そこで、今回はそんな年末調整業務の効率化について考えていきましょう!

書類未提出者をなくすことが効率化の第一歩

年末調整の業務を担当する経理や総務にとって、起こってほしくないことのひとつが書類の未提出です。実際に年末調整を担当している方は、手続きを行うためにそれなりの時間がかかることや重要性を理解しているでしょう。一方で、年末調整の業務を直接行わない従業員は、どこか人ごとのように感じている可能性があります。

そういった背景もあって、手続きに必要な書類の提出を、締め切りを定めて依頼したとしても、従業員によっては自身の業務を優先してしまい、期限までに書類が揃わないといったことが発生してしまいます。これは決して珍しいことではありませんが、未提出者がいると、未提出者への連絡や作業スケジュールの調整など、本来であれば発生しない不要な業務に時間を割くことになってしまいます。

もし、書類未提出者が多くて困っているのであれば、提出書類依頼方法の見直しを行いましょう。メールでの提出依頼はほかのメールに埋もれてしまう可能性があるほか、メールを読んでも内容を理解していないことがありますので、メールと併せて紙の資料を作成し配布することで、より情報の周知を徹底することができます。

そのほか、従業員数の少ない会社であれば、従業員に直接資料を渡したうえで、口頭で知らせることもおすすめです。

提出書類を正確に、素早くチェックするためには

従業員から書類を回収するという最初のステップをクリアしたら、次は内容のチェックです。実際に確認をしてみると、記載ミスや漏れがあることが多く、修正を求めたり、確認の連絡を入れたりする必要があるなど、担当者にとってはここも鬼門となります。

さらに、年末調整の書類チェックに慣れていれば作業をスムーズに行うことができますが、まだ経験が浅く慣れていないという場合は難解な専門用語とにらめっこし、丁寧に確認していかなくてはいけません。

ではこのチェック作業を効率化するにはどうすればいいのでしょうか。事業所には11月に税務署から「年末調整のしかた」という冊子や、申告書類一式が送られてきます。そこで、それまでに前年の書類などを確認し、実作業に向けた準備をしておくようにしましょう。劇的にスピードが速くなる方法ではありませんが、時間に余裕を持って準備を行うことで、効率を上げることが期待できます。

毎月コツコツと源泉徴収簿に記入しましょう

年末調整業務は年に一度ですが、給与の支払いは1年に少なくとも12回、これに加えて会社によっては賞与もあります。

年末調整は、それまでの給与の支払時に行った源泉徴収の過不足分を調整するための手続きであるため、源泉徴収額を把握しておくことが作業を行ううえでは非常に重要です。

毎月の給与支払いを行うたびに、源泉徴収簿に源泉徴収税額や給与支払額などを記載しておけば、源泉徴収簿の完成に時間がかからず、年末調整の作業もスムーズに行うことができます。

後でまとめてやるのではなく、日々積み重ねていく意識を持ち、少しずつ作業を行っておくことで、年末の負担の大きさが変わってきます。

それでも忙しいときは業務ソフトの導入を検討

業務ソフト

書類の配布、回収、修正、チェック、源泉徴収簿の作成、源泉所得税の申告納付といったすべての作業を手作業で行うことには限界があります。もし、人員が豊富な会社であれば、手作業でも効率的に業務を行うことができるかもしれませんが、すべての会社がそういうわけにはいきません。

そこで、1つの方法となるのが、業務ソフトの導入です。手作業に比べると作業のスピードを向上させられるでしょう。多くの業務ソフトは、パソコンやスマートフォンを用いてフォーマットの項目に沿って情報を入力するだけで、必要なデータなどを自動的に作成することができます。少人数規模の会社であれば、負担軽減のためにも業務ソフト導入を検討してみてはいかがでしょうか。

また、思い切ってアウトソーシングを利用するのも1つの手段です。すべての作業を外部の業者や税理士に委託できるので、社内の業務上の負担はほとんどなくなります。

まとめ

今回は、年末調整の業務の効率化に向けた取り組みについて紹介してきました。年末調整は、会社にとっても、従業員にとっても欠かせない重要な手続きです。一方で、担当者にとっては大きな負担となる可能性も十分に考えられます。自分たちの工夫次第で、効率化を図ることはできますし、場合によっては業務ソフトやアウトソーシングなどの力を借りることもできます。

ぜひ、今回紹介した方法を参考に、担当者の負担の軽減をできるようにしてください。

佐藤 安弘|ワイエス社会保険労務士事務所

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