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フリーアドレスはペーパーレス、働き方改革に効果的!メリットや課題、事例をご紹介

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人事労務管理

部署や課で分けられたオフィスレイアウトはチームとしての効率性を高める効果がある一方、集中力を奪うデメリット指摘されています。今回はフリーアドレスによるオフィスレイアウントの魅力について、ご紹介します。
フリーアドレスはペーパーレス、働き方改革に効果的!メリットや課題、事例をご紹介

【この記事でわかること】

  • フリーアドレスで期待できるコスト削減の具体的な項目
  • フリーアドレス導入に必要な設備投資内容
  • フリーアドレスに適したマネジメントの構築方法
  • エフアンドエムネット株式会社のフリーアドレススペースについて

フリーアドレスとは

フリーアドレスとは、社員が個々に自席を持たず、好きな席を選択し、業務を遂行できるオフィススタイルです。
リラックスした状態で仕事をしたい、外部の雑音を避けて集中したい、部署が異なる社員と交流し刺激を受けたいなど、従業員が自らの作業効率を考え、業務に取り組めることが特徴です。

フリーアドレス導入の背景

フリーアドレスが導入される背景には、ナレッジワーカー需要の高まりが挙げられます。

ナレッジワーカーとは、企業に知識による付加価値を生み出す労働者です。従来の大量生産・大量消費のための労働力ではなく、顧客ニーズが多様化し共感・体験を重視する市場の変化に対応する労働力という概念でもあります。

そのひとつがイノベーションであり、イノベーションの創出は多種多様な考えと価値観を有する人材と異なる部署との連携を強化することで、生み出せます。

フリーアドレスは自席を持たず、空いている席を自由に使うことができ、普段話すことがない社員や管理職、経営者とも交流を深められるため、イノベーションを生み出す環境の構築に役立ちます。

一方で、フリーアドレスによるオフィスレイアウトはコミュニケーションコストを下げ、生産性向上に役立ちます。チャットや社内SNSを通じて、効率的に作業を進めるほか、紙による資料の印刷機会も減らすペーパーレスの効果も期待できます。

フリーアドレスのメリット・デメリット

フリーアドレスにはメリットとデメリットがあります。

メリット デメリット
  • 社内コミュニケーションの活性化
  • 無駄なコミュニケーションの削減
  • 他部署とのコラボレーション
  • イノベーション創出の環境構築
  • 従業員の集中力、生産性の向上
  • 省スペース化
  • 他部署との交流
  • 意思決定の迅速化
  • ペーパーレス
  • オープンスペースだと集中ができない
  • チームメンバーの動向を把握しにくい
  • マネジメントがしにくい
  • 集団意識の希薄化
  • 社員による場所の占有
  • ルールの浸透不足

フリーアドレスのメリットには、コミュニケーションの促進とイノベーションを創出する環境の構築が挙げられます。また、自席がないため、省スペース化やペーパーレスなど設備投資や維持費の削減にもつながります。

デメリットには集団意識の希薄化につながりやすく、管理職がチームメンバーの動向がつかめず、マネジメントがしにくい点が挙げられます。また、特定社員による決まった席の占有やルールの浸透不足による目的(イノベーションの創出)の形骸化も懸念点として知られています。

導入後の効果を測るためには、ひとりあたりの労働生産性をKPIに置き、社員の満足度・受容度を計測するための意識調査が最適です。

ペーパーレス・働き方改革に効果的

フリーアドレスは社員の自律性を促し生産性向上が期待できます。一方で、自席を用意しない省スペース化やコミュニケーション促進により、無駄な会議資料を省けペーパーレスを実現できます。

ペーパーレスをはじめとした経費削減

フリーアドレスは自席を有せず、紙による資料保管を少なくできます。ペーパーレスによる印刷コストや複合機のリース費用の削減、重要書類の廃棄料金の節約などにもつながります。その結果、資料保管スペースも削減できるため、従業員ひとりあたりのオフィス費用の削減もできます。


生産性向上に寄与

フリーアドレスは業務量やタスクの内容に応じて、自分の好きな席を選んで、業務に取り組めます。企業によっては、外部の雑音を遮る集中スペースも用意されており、生産性向上が期待できます。また、無駄なコミュニケーションが発生しにくく、進捗報告もチャットツールや社内SNSを通じて最小限の手間で行えます。

一方で、普段交流がない他部署の社員や経営陣との交流機会にもつながりやすく、イノベーションを生み出しやすい環境を実現できます。

フリーアドレスの課題と解決方法

フリーアドレスは、従来の物理的制限をなくし、テレワーク(在宅勤務・リモートワーク・サテライトオフィスの総称)に似た働き方といえます。一方で、慣れ親しんだ自席、チーム・プロジェクトごとに区切られたオフィスレイアウトから脱却するためには、様々な課題があります。

クラウドシステムの導入

フリーアドレスによる課題のひとつに「マネジメントの強化」が挙げられます。日本企業の多くは管理職の目が届く範囲内にチームメンバーを置き、それぞれの業務量と進捗を把握し、労務管理を行っていました。

しかし、フリーアドレスでは社員が自由に席を選んで、業務を行います。そのため、適切な業務量の調整や労務管理が困難になります。クラウドシステムによる進捗管理システムや勤怠管理システムを導入し、チームメンバーのマネジメントを可視化する必要があります。

マネジメントの可視化には、ジョブ型の人事評価制度の導入の他に、労務管理システムよる社員の在席率調査が挙げられます。

イントラネットの整備

イントラネットとは、組織内におけるプライベートネットワークです。内部ネットワークともいわれています。

フリーアドレスでは、紙による資料保管が減り、資料を電子化した上で内部ネットワーク上に保管する必要があります。

外部からのセキュリティ対策を強化し、社員毎ごとに権限を付与することで、場所や時間に制限されることなく重要資料にアクセスできる仕組みを構築しなければなりません。

また、ネットワークLANの無線化も必要です。

職務を明確にしたジョブ型の人事評価制度の導入

日本の人事評価制度は上司がチームメンバーを直接観察し、上司による主観と定性的な視点で社員を評価してきた経緯があります。そのため、フリーアドレスは日本特有のメンバーシップ型の働き方と相性が悪く、適切なマネジメントと評価がしにくいデメリットがあります。

しかし、フリーアドレスは知識による付加価値を重視するイノベーション創出と生産性向上に効果があります。社員の自律性を育て、時間ではない定量的な成果で評価することがフリーアドレスの効果を最大化します。

そのため、フリーアドレスの導入には職務を明確にしたジョブ型の人事評価制度と一緒に考えなければなりません。

多種多様なスペースの設置

フリーアドレスにはリラックスできる席やブレスト会議に適した席、他部署との社員との交流を促す席、周囲の雑音を遮断できる一人用の集中スペースなど社員の生産性向上につながるレイアウトやスペースの特徴を考える必要があります。

業務の特性や社員の要望に応じて、最適なスペースを用意しましょう。

モバイルロッカー(個人用キャビネット)の導入

フリーアドレスは社員が自席を持たないため、会社用パソコンや電子化できない重要書類を補完する最低限のスペースが必要です。社員一人ひとりに割り振られたモバイルロッカーを用意しましょう。

職種や業界によっては、更衣室を兼ねたロッカールームも必要となるため、必要に応じて、モバイルロッカーを用意しなければなりません。

また、盗難・紛失防止策などのセキュリティ対策も必要です。

エフアンドエムネット株式会社のフリーアドレス

エフアンドエムネット株式会社のフリーアドレス

クラウド型労務・人事管理システム「オフィスステーション」を提供しているエフアンドエムネット株式会社も一部フリーアドレスを導入しています。

『人事・労務管理に関わる方々の「時間」を生み出し、すべての企業が働き甲斐のある会社になるための支援』というミッションを持つエフアンドエムネット株式会社でも、自社が働き甲斐のある会社を実現するために、2019年10月にフリーアドレススペースを設けました。

同社の代表取締役社長である上枝も積極的に活用しています。

来客用会議室の前に設置してあるソファーで作業する社員もおり、フリーアドレススペースを活用することで、人事・労務管理に関わる方々が嬉しいサービスとは何かを追求し続けています。

まとめ

  • フリーアドレスとは、社員が個々に自席を持たず、好きな席を選択し、業務を遂行できるオフィススタイルである
  • フリーアドレスの導入背景には、企業に知識による付加価値を生み出す労働者であるナレッジワーカーの需要の高まりが挙げられる
  • フリーアドレスにはペーパーレスと働き方改革の促進効果がある
  • フリーアドレスの導入には社員の進捗・労務管理を目的としたクラウドシステムの導入、イントラネットの整備、ジョブ型の人事評価制度の導入、多種多様なスペースの設置、モバイルロッカーの導入等が必要である

オフィスステーション(ホームページ:https://www.officestation.jp/

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