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有給休暇取得の義務化!変更点や労務管理上の管理・対策をご紹介!

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人事労務管理福利厚生

法令遵守の考えが多くの企業に浸透し、年次有給休暇の管理怠慢による従業員とのトラブルも多数発生しています。また、平成31年4月1日から有給休暇の取得が義務化され、これまで以上に年次有給休暇の管理徹底が求められます。

今回は社内の労働環境整備も含め、有給休暇取得の義務化への管理・対応方法や改正後の変更点を中心にご紹介します。

平成31年4月より有給休暇取得義務が発生

働き方改革法案の成立を受け、平成31年4月より年間有給消化日数が5日未満の従業員に会社が有給休暇を取得すべき日を指定することが義務付けられます。義務化はすべての会社に適用されるため、これまで以上に労務管理の徹底が必要です。
労働者自らが申請して取得した日数、計画的付与(労使協定で取得時季を定めて与えた日数)は義務のある5日間には含まれません。

有給休暇の基本知識

有給休暇は、労働基準法に定められた労働者の権利であり、雇用日から6カ月間継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した従業員に原則10日間の有給休暇の権利が与えられます。パートタイムやアルバイトなどの所定労働日数が少ない労働者は所定労働日数に応じて比例付与されます。
管理監督者や有期雇用労働者も含む

年次有給休暇の請求権の時効は2年となっており、前年度の未取得年次有給休暇は翌年に繰り越して与えなければいけません。

所定労働日数に変更があった場合も対応が必要

非正規社員が正規雇用に転換し、労働時間に変更があった場合、注意が必要です。有給休暇は基準日から発生するため、基準日現在の従業員の契約内容・労働条件によって付与されます。年度途中で労働日数が増加したとしても付与日数を見直す必要はありませんが、基準日から想定される労働日数に応じた有給休暇を付与しなければいけません。

8月31日までパートタイム、9月1日から正社員登用となり、権利を付与する基準日が10月1日だとします。9月1日時点で正社員であってもパートタイム時代の有給休暇日数を増やす必要はありませんが、10月1日には正社員雇用の状態にあるため、労働条件に見合った有給休暇日数が付与されます。

勤続年数はパートタイムで働いていた期間も含まれ、パートタイムから通算した年数分の有給休暇が与えられます。なお、時間単位付与の有給休暇の1日に満たない時間数は、所定労働時間に比例して時間数が変更になるため、時間単位での有給休暇付与を行っている場合は注意が必要です。

【参考】[厚生労働省 年5日の年次有給休暇の確実な取得 わかりやすい解説](https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf)

有給休暇取得義務化への対応

有給休暇取得義務化への対応は、対象となる従業員や年次有給休暇管理簿の作成・保存、義務化に伴う注意点や罰則への理解が必要です。

対象となる従業員

有給休暇取得義務の対象社員は以下となります。

  • 週30時間以上勤務している社員
  • 週5日以上勤務している社員
  • 年間217日以上勤務している社員
  • 入社後3年半以上経過し、週4日または年間169日〜216日勤務している社員
  • 入社後5年半以上経過し、週3日または年間121日〜168日勤務している社員

フルタイム勤務でなくても上記の勤務条件を満たしている場合、年間10日の有給休暇付与、有給取得義務の対象となります。

年次有給休暇管理簿の作成・保存が義務化

有給休暇は従業員が入社年月日から起算して付与されるため、従業員によって、タイミング(以下、基準日:入社後から6カ月経過後の日)や日数が異なります。また、当該年度で取得できなかった日数分は翌年度に繰り越されるため、各従業員の有給休暇の日数を正確に把握しておかなければなりません。

今回の改正では、年次有給休暇管理簿の作成・保存が義務化されました。従業員毎に入社年月日、勤続年数、今年の新規付与日数、今年の取得実績、次年度への繰越日数を記録・保管し、従業員にひとり一人の有給休暇取得率を把握しておきましょう。年間取得日数が5日未満の従業員には、企業が有給休暇の取得指定を行わなければいけません。

有給休暇5日取得義務の注意点

有給休暇5日取得義務では、「時間帯での時季指定」は不可となります。
従業員が希望した場合、「半日単位での時季指定」は可能。また、「半日単位有給休暇」は法令で定められておらず、従業員が希望したとしても企業が応じる義務はありません。

法令違反への罰則

企業が年次有給休暇取得対象の従業員に有給休暇取得日の指定を怠った場合、30万円以下の罰金が課せられます。

また、従業員に年次有給休暇を取得させる義務の発生に伴い、有給休暇取得した労働者に不利益な取り扱いをすることも禁止されています(賃金の減額や賞与額算定に有給休暇を欠勤扱いにする行為など)。

有給休暇取得促進への対策

有給休暇取得の義務化に伴い、企業側が適切に対応しなければいけない項目が増えました。法令違反にならないためにも、企業が率先して有給休暇促進の対策を取らなければいけません。

有給休暇が取りやすい職場の風土づくり

社員に有給休暇取得を促すためには、休暇が取りやすい職場の風土づくりが大切です。集団意識が働きやすい日本の企業では、残業をしなければいけない雰囲気やチームワークを重視する働き方が蔓延しています。
そのため、個人の裁量で自由に休みを申請・取得しやすい職場の風土づくりが法令違反を防ぐ効果的な方法となります。

業務内容の見直しと業務分担の検討

近年、人手不足や業務内容の高度化・複雑化に伴い、一人あたりの業務負荷が高まっています。一方で、IT投資で業務効率化や生産性向上が実現できる時代にもなっており、今までの業務内容を見直し、ITシステムを活用した効率的な業務分担も可能となっています。

計画年休制度の導入

計画年休制度とは、従業員に予め計画的に休暇取得日を割り振る制度です。従業員が任意で申請・取得するよりも確実に休暇を取得させるメリットがあります。計画年休制度には、以下の3つの方式が挙げられます。

  • 一斉付与方式…全従業員に一斉に休みを与える方式
  • 交替制付与方式…部署やチーム、グループ毎に順番に休暇を取得させる方式
  • 個人別付与方式…有給休暇付与計画表を基に従業員ひとり一人に有給休暇を与える方式

計画年休制度は会社が主体となって、有給休暇を付与するため、法令違反を未然に防ぐことができます。

まとめ

  • 2019年4月より年次有給休暇5日の取得が義務付けられ、違反すると企業に罰則が適用される。
  • 正規雇用やフルタイムだけでなく、一定の労働時間を満たす従業員すべてに有給休暇の取得義務が生じ、年次有給休暇管理簿の作成・保存も義務化される。
  • 年次有給休暇取得義務への対策として、休みを取りやすい職場の風土づくりやIT投資による業務見直しや業務分担の検討、計画年休制度の導入が効果的である。
佐藤 安弘|ワイエス社会保険労務士事務所

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