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有給休暇の管理は会社がすべき?ほかの会社はどうやっているの?


近年では、法令遵守の考えが各企業にも浸透してきています。そういった背景もあり、今まで年次有給休暇をしっかりと管理できていなかった中小企業においては、従業員からの年次有給休暇をめぐるトラブルが発生しているケースもみられます。

社内の労働条件向上のために年次有給休暇の取得をどう管理していくべきか、その方法について紹介していきます。

現時点では有給休暇の消化義務なし!でも今後は…

会社側に年次有給休暇(以下:有給休暇)の取得を義務付ける法律はないのが現状です。そのため、会社としては有給休暇を取得していない従業員がいても、特に罰せられることはありません。

有給休暇の付与に関しては条件があり、雇用から6カ月間継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合、10日間の有給休暇の権利が与えられることになります。パートやアルバイト、嘱託の従業員であっても同様であり、有給休暇を取得することが可能です。

なお、有給休暇は従業員からの請求がないと、発生日=権利行使できる日から2年で時効となり消滅します。権利を付与する日は各社によって違いがみられます。年度ごとに社員へ一斉付与しているケースも多いですが、中途入社組の初年度分の有給を早めに消滅させている例も見られます。

有給については労基法の時効規定を下回る取り扱いはできないので、その点には注意が必要です。また、会社によって積極的に取得させる会社、従業員からの請求があれば取得させる会社、そもそも有給休暇という制度がない会社などさまざまなパターンがあります。

現状では、有給休暇に関してさまざまな立ち位置の会社が存在しています。しかし、労基法の改正案に会社側に『5日間の有給休暇を取得させる義務』を盛り込もうとする議論もあります。会社として、今後取得が義務化された場合に備えて準備をしておくようにしましょう。

有給休暇を個人毎に付与・管理するには?

有給休暇は従業員が入社した年月日によって付与されるタイミング(以下:基準日)、日数が異なります。また、当該年度で取得できなかった日数分は翌年度に繰り越されます。このとき、大切なのが各従業員の有給休暇の日数を正確に把握しておくことです。

従業員に1日多く有給休暇を取得させてしまったため、後になって無給で働かせてしまいトラブルになった、というケースもあります。従業員にとって、有給休暇は非常に大切なものであるため、残日数の管理を適切に行うことは会社としても大切なこととなります。

管理にあたっては、出勤簿に併記する形で有給休暇の残日数を把握することをおすすめします。入社年月日から付与日数・前年度繰越日数と取得するたびに記録を残すことによって会社にとっても従業員にとっても把握しやすいものになります。

また、給与明細などに残日数を記載するのも1つの方法です。先述のとおり、現状では有給休暇の取得は義務化されていないので、現時点では法定上の管理簿というものはありません。

そのため、有給休暇の管理方法は各企業に任されています。管理簿を自社であらたに作る場合は、「入社年月日」「勤続年数」「前年からの繰越」「今年の新規付与日数」「今年の取得実績」「次年度への繰越日数」などが書いてあれば問題ありません。また、WEB上にもサンプルがいくつもあるので参考にしてみてください。

有給休暇の斉一的取り扱いとは?

有給休暇の付与は原則として従業員を雇用したタイミングが基準となっていくため、基準日が複数になります。これだと会社にとっては管理に手間がかかってしまいます。この手間を軽減するために、全従業員に一律の基準日を定めて有給休暇を与える斉一的取り扱いという方法があります。

斉一的取り扱いとは、4月1日入社、勤続年数0カ月の場合は、10日付与で6カ月短縮して付与、翌年4月1日で勤続年数1年となった場合は11日付与で、勤続年数1年6カ月の付与日数を与えるといった具合に、基準日を決めて権利を付与する方法です。

本来、有給休暇は雇用から6カ月間継続して勤務し、全労働日の8割以上出勤した場合となりますが、この方法では勤続年数0カ月の段階で権利を付与しています。これは短縮された期間は全期間出勤したものとみなしていて、短縮された期間の分だけ勤続年数による付与日数が増えているのです。

所定労働日数に変更があった場合の付与日数は?

予定労働日数が少ない非正規社員がキャリアアップにより正社員になることもあります。正規雇用に転換することで労働時間が変更となった場合の有給休暇の日数はどのように管理すべきでしょうか?

この場合、有給休暇は基準日において発生することになるため、基準日現在の従業員の契約内容・労働条件によって付与されることになります。年度途中で労働日数が増加したとしても付与日数を見直す必要はありませんが、基準日における予定する労働日数に応じた有給休暇を付与することになります。

たとえば、8月31日までパートで、9月1日から正社員、権利を付与する基準日を10月1日とすると、9月1日に正社員となったからといってパート時代から残っている有給休暇の日数を増やす必要はありません。しかし、10月1日には正社員の身分、労働条件で通常の従業員としての日数が付与されることになります。

このとき、勤続年数はパートで働いていた期間も通算して数えるため、通算した年数分の有給休暇が与えられます。なお、時間単位付与の有給休暇の1日に満たない時間数は、所定労働時間に比例して時間数が変更になる場合があるので、時間単位付与を行っている場合は注意が必要です。

まとめ

今回は、有給休暇に関してその管理方法を紹介してきました。現時点では取得は義務化されていない有給休暇ですが、今後義務化されていくことも十分に考えられます。残日数の数え間違いなどによるトラブルを避けるためにも、今のうちから管理方法を確立しておくようにしましょう。

また、斉一的取り扱いや雇用形態の変化に伴う権利の付与など、付与の条件や手続きに関しても今回紹介したことを中心に覚えておくと有給休暇を管理する際に役立たせることができます。

佐藤 安弘|ワイエス社会保険労務士事務所

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