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面倒な勤怠管理は『システム化』で業務効率化する時代へ

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人事労務管理就業規則/勤怠管理

近年はサービス残業やブラック企業に関する問題が、ニュースで取り上げられることも増えてきました。働き方改革関連法が順次施行されていくということもあり、労働時間に関してはシビアに管理をする必要性が高まっています。
勤怠はそのまま給与に直結するということもあり、正しく管理しながらも簡素化しておく必要があります。システム化をして管理することで、その後の集計も簡単に行うことができます。
そこで今回は、勤怠管理のシステム化についてご紹介します。

勤怠管理の方法

タイムカード、台帳への記入、Excel等の表計算ソフトでの管理、勤怠管理システムによる管理などがあります。

それぞれの特徴についてはこちらの関連記事をご覧ください。
関連記事:勤怠管理、どうしてる?勤怠管理の内容や方法まとめ

タイムカードでの勤怠管理は時代遅れ

昔から勤怠管理の方法としてメジャーだったタイムカードによる管理ですが、非常に効率が悪く時代遅れな方法なのです。
その理由をご説明します。

勤務時間の集計が大変

給与計算を行う場合、時給の場合はもちろんのこと、日給や月給の場合でも、労働時間は分単位の管理が求められているため、遅刻や早退を含めて、正確な労働時間の管理が必要になります。

これを人数分のタイムカードから集計するというのはかなりの労力となってしまいます。

保管の義務がある

タイムカードは3年間の保管義務があります。1人あたり1カ月で1枚、3年間で36枚必要になります。これを人数分となると、100人の従業員がいる企業では3600枚にもなってしまいます。人数の少ない企業であればまだよいのですが、従業員が多い企業の場合、保管するだけでも大変です。

他人による打刻が可能

出勤・退勤の打刻は基本的には本人が行いますが、他の人が簡単に打刻できてしまうデメリットもあります。

そのため、本当にその時間に出勤・退勤が行われたのかが確実ではありません。遅刻・早退・残業などが簡単に偽装できてしまうのです。

また、直行・直帰の場合、本人が打刻することができないため、上長などがかわりに打刻するか、もしくは別管理とする必要があります。

給与計算のための集計が大変

給与計算をする場合、タイムカードを見ながら出勤日数、欠勤日数、月間の労働時間、また、その中から休日出勤の時間や残業時間などを集計しなければなりません。

分単位で打刻するタイムカードの場合、時間の計算がかなり大変になります。特に従業員が多い企業の場合、集計だけでかなりの時間が必要になってしまいますし、処理量が増える分ミスが増える可能性があります。

勤怠管理システムとは

出勤・退勤の入力は何らかの方法で必要となりますが、それ以降の処理をパソコンやサーバーといった機器を活用し自動で行うのが勤怠管理システムです。

日数や各時間の集計を自動で行うことができ、給与計算で使用する情報を作成するだけでなく、さまざまな統計を行った帳票を出力することも可能です。

勤怠管理システムを導入すべき4つの理由

それでは、勤怠管理システムを導入することでどのような良いことがあるのかお伝えします。

コストが削減できる

勤怠情報は、集計して給与計算に使用する情報となります。集計にはかなりの労力が必要になるうえに、時間もかかります。この手間が毎月かかることになります。

確認作業は必要ですが、集計にかかる時間はシステム化することによってほとんどなくなります。担当者の時給から毎月集計にいくら費用がかかっているかを単純計算してみてください。その費用がそのまま削減できるのです。

給与計算とのリンク

システム化することで、勤怠の情報は紙の情報ではなく、コンピュータで使用できるデータとして管理できるようになります。

データは必要な形で出力できるため、給与システムを導入していれば簡単に取り込むことができます。
また、給与システムを導入していない場合でも、集計された日数や時間をそのまま給与計算に使用することができるのです。

労働時間の管理がしやすい

タイムカードの場合、月末に集計するまでは長時間労働や残業の実態を把握することができないのですが、システムとして管理されている場合、必要なときに必要な情報を出力することができます。

労基署による監査も年々厳しくなっていますので、労働状況を把握し、勧告を受ける前に改善させることも可能になります。

業務効率が上がる

勤怠管理システムの場合、わざわざ打刻機までいく必要はありません。自分のデスクでそのまま出勤・退勤の処理が可能になります。

また、スマートデバイスを利用できるものであれば、外出先からでも出勤・退勤の処理ができ、直行・直帰の場合でも、正しい時間の管理が可能です。GPSによる情報を記録できるものであれば、不正の防止にもつながります。

オススメの勤怠管理システム3選

最後に、勤怠管理にオススメなシステムを3つご紹介します。

クロノス株式会社『就業管理システム クロノスPerformance』

  • 豊富な実績がある

    システムの導入実績は8,000社を超え、31年以上にわたる就業及び勤怠管理のノウハウの結集。

  • アラート機能付き

    予防アラート機能がついており、残業時間に対する抑制が可能です。

  • 市販の給与システムとの連携が可能

    集計した勤怠情報をCSVデータとして出力することで、CSV形式で勤怠情報を取り込むことのできる給与システムとの連携が容易にできます。

  • カスタマイズ不要

    多くの企業では残業や休日出勤、また、歩合給の単価等の計算方法が異なります。それをカスタマイズすることなく、ユーザー操作で設定が可能なため、カスタマイズ費用も不要です。

  • 運用コストの削減

    機能追加に関して、ユーザーのニーズの多いものはバージョンアップで無償対応してくれます。

  • 万全のサポート

    問題があった場合に、リモート作業にて即時に状況の確認が可能。技術者の到着を待つ必要がありません。

株式会社オービックビジネスコンサルタント『就業奉行10』

  • クラウドサービス

    特定のPCからの操作ではなく、クラウドになったことでどのPCからでも、どこからでもアクセスすることができ、勤怠の処理をすることが可能です。

  • 多彩な打刻方法

    スマートデバイスによる外部からの打刻、PaSoRiリーダー、IDカードリーダー、指正門認証リーダー、タイムレコーダーと多彩な打刻方法が可能。スマートデバイスによる打刻ではGPSによる位置情報も自動記録ができます。

  • いつでもどこでも申請・承認ができる

    デスクのPCだけでなく、スマホからの申請・承認が可能になるため、どこにいても申請・承認が可能になりました。申請時に承認者に申請が自動で通知されるため、承認漏れの予防もできます。

  • 複雑な労働時間制に対応

    働き方が多様化してきたことで、時短勤務や在宅勤務といったことも多くなっています。突然のシフト変更や休暇の申請などにも柔軟に対応することができ、管理の効率化を図れます。

株式会社デジジャパン『タッチオンタイム』

  • シェアナンバー1

    利用者の多さはシステムの利用のしやすさの表れです。勤怠を付ける側の従業員、集計・管理を行う監理者のどちらもが使いやすいという点が利用者の多さに繋がります。

  • 安心できるサポート体制

    勤怠管理システムはすべての従業員が使用するということもあり、簡単なようで導入の難しいシステムです。軌道に乗るまでが大変ですが、サポートがしっかりしていることで、いざというときにも頼りになります。

  • 打刻方法が豊富

    打刻方法が業界でもトップクラスと言えるほど豊富です。スマホ等を使用できるのはもちろん、同社の提供する指紋認証やカード認証、また、パスワード認証が可能なタイムレコーダーを導入することで不正打刻を防止することもできます。

  • さまざまな勤務形態に対応

    企業によって勤務形態はさまざまです。また、雇用形態によっても変わってきます。シフト制や時短勤務、また、フレックス制など企業ごとの形態に対応しているため、どんな企業でも導入可能なシステムです。

  • 労務管理システムと連携ができる

    労務管理システム『オフィスステーション』とAPI連携をして勤怠管理ができます。勤怠管理と連携することで、必要な手続きの際にも焦ることがなくなります。

労務手続きを電子申請で簡単にできるオフィスステーション

まとめ

勤怠管理はどんな企業でも必要なものです。働き方改革関連法の施行によって、これまで以上しっかり管理しなければなりません。

とはいえシステム化されていない状態では、従業員の多い企業では管理者や人事労務担当者にとってかなりの負担となっているのも事実です。

勤怠管理システムを導入することで勤怠の集計にかかっていた時間を他の作業に回すことができます。まだシステム化されていない場合は、一度システム化を検討してみてはいかがでしょうか。

ソビア社会保険労務士事務所 代表社労士/ホワイト財団 代表理事|五味田 匡功

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