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新入社員をオンボーディングで戦力化?退職防止やモチベーション向上につながる組織作りとは

新入社員が増える4月にオンボーディングを実施する企業が増えています。オンボーディングとは、新入社員が早期に職場に慣れ、順応するために、社員一丸で新入社員を受け入れるアプローチです。
今回は、注目が高まっているオンボーディングの効果や支援方法など組織作り・強化について解説します。

オンボーディングとは

オンボーディングとは、新入社員が早期に職場に馴染むよう、上司・同僚を含む社員全員で新入社員を受け入れるアプローチをおこない、組織になじませると同時に戦力化する手法です。新入社員を短期間で組織に統合・戦力化することで、組織の生産性を向上させることが可能です。

オンボーディングが注目される理由と背景

従来の新入社員の育成では、新入社員向けの研修を集中して行うことが特徴でした。近年では「採用した新入社員は職場で活躍してはじめて意味を成す」という考え方が広がっており、オンボーディングの重要性が注目されています。
オンボーディングへの注目が高まった理由として、新入社員の早期退職や中途採用の定着率の低さ、人材育成へのコスト増が挙げられます。

新規学卒就職者の就職後3年以内離職率は、大学32.0%、高校39.2%と高い割合を占めています。仕事を辞めた理由のトップに「人間関係(上司・経営者)への不満」があり、その解決策としてオンボーディングを活用する企業も増えています。

【参考】新規学卒就職者の離職状況(平成28年3月卒業者の状況)を公表します-厚生労働省
【参考】第2部 中小企業・小規模事業者のさらなる飛躍-中小企業省

オンボーディングの効果

オンボーディングには、新入社員・企業の双方に多くの効果(メリット)があり、主に4つに分けられます。

項目 具体的な効果
新入社員の
即戦力化
部署によって異なる教育やサポート体制を全体最適することで、約1年かかる教育時間を大幅に削減し、早期の即戦力化が期待できる。
モチベーションの向上 先輩や同僚との交流が深まることで、新入社員自身が期待されていると感じ、モチベーションが向上する。
社内での結束力の強化 組織内でのコミュニケーションが活発化し、結束力の強化につながる。
早期退職の防止 新入社員に積極的に関わることで、新入社員の悩みや不安を早期に取り除き、人材の定着につなげる。

オフィスステーションは入社手続きの簡略化に最適

新入社員の多くは、入社直後は社内での立ち回りがわからず、漠然とした不安を抱えています。入社に必要な書類の提出ひとつでも、新入社員本人が提出方法を調べ、書類を作成する作業にも時間がかかります。また、先輩社員を教育係として就いたとしても、入社時の手続きを失念する、手続き方法が変更になっているなどのトラブルが発生しやすく、双方のストレスが増えてしまう可能性があります。

オフィスステーションをはじめとしたクラウド型労務・人事管理システムを利用すれば、システムの操作を通じて新入社員とコミュニケーションが取れ、かつ直感的に操作ができるため、新入社員・先輩社員の双方のストレスを軽減したうえで、円滑なコミュニケーションの促進につながります。

また、オフィスステーションの利用により煩雑な業務が削減され、その時間をコア業務の教育に充てられます。そのため、新入社員の早期の戦力化が期待できます。


早期退職の防止は組織強化やエンゲージメント向上にもつながる

オンボーディングの実施は、新入社員の早期退職を防止できます。新入社員が早期に退職する理由に「仕事の内容に興味を持てなかった」、「職場の人間関係に悩んでいた」などが挙げられます。

オンボーディングによって、日々の交流や悩みごとの相談、ペンなどの備品が必要なときやプリンタ用紙が無いなど、新入社員特有の困りごとを解決する小さなコミュニケーションが生まれます。
配属されたまま放置すれば、新入社員は「自分はこの職場に不要なのではないか」「期待されていないのかもしれない」と組織に不信感を感じ、実力を発揮できないまま早期退職してしまいます。コミュニケーションをはじめ、小さな悩みごとを組織全体でサポート・フォローする体制を構築するオンボーディングは、組織強化やエンゲージメント向上にもつながります。

オンボーディングを支える支援

オンボーディングの導入は、長期的な時間と労力の投資が必要です。今回はオンボーディングによる新入社員のモチベーション向上や退職防止を目的にし、業務を円滑に進めるための方法をご紹介します。

人事による支援

オンボーディングを取り入れる際には、下記の手順での導入がおすすめです。人事と連携をしながら進めていきます。
オンボーディングの実施方法

  1. 目標設定

    新入社員をどんな人材に育てたいかを策定し、ゴールを決めましょう。新入社員が円滑に業務をできるように環境を整備し、同時に企業の課題を解決するための目標設定が必要です。

  2. プランを作成

    オンボーディングのプランを作成する際は、入社から1年間を目安にスケジューリングし、長期的な目標を定めます。新入社員ごとのスキルに合わせて、個別にプランを作成することが大切です。

  3. すり合わせ

    作成したプランをもとに、現場と人事ですり合わせをおこないます。双方の認識にズレが生じないためにも、作成したプランを共有、フィードバック、見直しという作業を繰り返します。

  4. 実施

    プランが完成したら、新入社員を受け入れて実施します。「組織全体で新入社員を育てる」という認識を全社員に共有したうえで、新入社員をフォローしていきます。

  5. 振り返り

    オンボーディングが終了したら、プランの振り返りを行います。人事と現場の両方の意見を聞き、次のオンボーディングのプラン作成に生かします。また、離職率やエンゲージメント率の推移など、定期的にオンボーディングの効果を測定することも必要です。

BPO・アウトソーシングの活用

煩雑な事務作業や単純作業を解決し、受け入れ側と新入社員双方のストレスを軽減することは、オンボーディングを円滑に進めるだけでなく、コア業務への注力やモチベーション向上、早期退職防止にもつながります。

オフィスステーションをはじめとするクラウド型労務・人事管理システムを導入することで、直感的な書類作成と提出が可能となり、これまで新入社員が対応していた事務作業や単純作業を軽減できます。慣れない作業によるストレスの軽減により、先輩社員から業務を教わりながら本来の業務に集中することができます。これにより早期戦力化につながり、良好な人間関係も構築されるため、仕事へのモチベーションや組織への信頼感が高まります。

メンター制度の導入

メンター制度とは、新入社員に年齢や社歴が近い先輩社員をつけて、助言やサポートを行う制度です。日常生活と業務の全てを相談できる存在であり、事務手続きを含む細かい作業から、業務の目標達成までの質問や悩み相談ができる優れた制度でもあります。新入社員が職場に早く慣れ、円滑に業務を進めることを目的に多くの企業が導入しています。

オンボーディングでは、新入社員の心理的サポートや入社後に困ることを先回りして解消する役割としてメンター制度の採用が最適です。メンターとの関わりを通じて、社内のメンバーとの理解が深まり、組織への帰属意識が高まります。
人事担当者は、社内での横断的なつながりを強化しながらも、現場とオンボーディングプランを共有します。定期的に現場からのフィードバックを受け取り、必要に応じて見直しをしながら、組織パフォーマンスの最大化に努めていきます。

交流や面談を目的とした人事制度

オンボーディングの鍵は、職場の社員から新入社員へのサポート体制の手厚さです。仕事面でのサポートはもちろん、仕事以外のコミュニケーションも効果的に活用して進めるのがおすすめです。

モチベーションの維持 同期会、社内SNS、社内部活などによるコミュニケーションの活性化
人間関係の構築 同じ部署や他部署とのランチ会、歓迎会、交換日記、横のつながりをつくる
業務遂行 オリエンテーション・研修の実施、メンター制度、質問窓口の設置、短期目標の設定
退職防止 入社後ギャップを和らげる、定期的な1対1ミーティング、外部研修の受講および補助

まとめ

  • オンボーディングとは、新入社員が早期に職場に馴染むよう、上司・同僚を含む社員全員で受け入れるアプローチをおこない、組織になじませ戦力化する手法である
  • オンボーディングが注目されるようになった理由は、新入社員の早期退職や中途採用の定着率の低さ、人材育成へのコスト増などが挙げられる
  • オンボーディングは、新入社員の即戦力化、モチベーションの向上、社内での結束力の強化、早期退職の防止を見込め、新入社員には安心感やエンゲージメントの向上が期待できる

Growthix Capital 株式会社 取締役 CSO|田坂 伸一(ホームページ:https://growthix.co.jp/

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