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年末調整を正しく行うために担当者が注意すべきポイントを確認しよう

年末になると行われる年末調整ですが、扶養控除や保険料控除などを受けられる従業員のために滞りない手続きをしたいですね。

年末調整は本来、従業員本人からの自己申告に基づいて行うものですが、認識の誤りや書類の不備、計算の誤りなどがあった場合、そのまま処理を進めてしまうと正しい年末調整ができません。

そのため、年末調整を行う担当者がくまなくチェックしたうえで、修正すべき点はしっかり修正する必要があります。そこで、今回は年末調整担当者として細心の注意を払うべき大事なポイントについて確認していきましょう。

年末調整の目的とは

年末調整は1年間(1月~12月)に支払われた給与から差し引かれた所得税を精算する手続きです。従業員は毎月の給与から差し引かれていますが(源泉徴収)、1年間の所得に対して税額(所得税)が決まるため、年末で調整する必要があります。

源泉徴収額は概算であるため多く払っていた場合は差額を返金し、不足している場合は徴収しなければなりません。

年末調整と確定申告の違い

年末調整と確定申告は両方共1年間の所得を計算し所得税を収めます。

では何が違うのか?

違いは「誰」が申告・納税するかと言うことです。年末調整は雇用している会社が申告・納税をします。確定申告は個人が直接税務署に申告・納税をします。

昨今の「副業(ダブルワーク)」認定企業の場合

従業員に対し、副業を認定している会社の場合副業をしている従業員の年末調整必要な場合があります。

年末調整は1箇所の勤務先でしか行うことが出来ません。複数の勤務先で年末調整をしてしまうと適正な課税ができなくなるためです。ほとんどの場合は収入の多い勤務先年末調整をすることが多いです。従業員どちらの勤務先で年末調整が必要か、もしくは従業員自身が確定申告を行うのか確認しましょう。確定申告を選択した場合は年末調整なしの源泉徴収票を作成し従業員に渡しましょう

年末調整は「年末」だけではありません。年末調整は特定の理由により「年末」以外にも行うことがあります。

次の理由の場合に年末調整を行いますので覚えておきましょう。

  • 海外転勤で出国し非居住者となる場合
  • 死亡により退職した場合
  • 心身障害のため退職し、かつ復職が出来ない場合
  • 12月に支給されるべき給与などを既に支払っている場合
  • パートタイマーなどの退職者でその年中に給与総額が103万円以下で

12月までに他社から給与をもらう見込みがない場合

上記に該当する従業員はその年中の給与を受け取らなタイミングで税額の調整を行い過不足分の精算をします

年末調整をしなかった場合

年末調整は基本的に雇用主側の義務となります。

行わなかった場合2つのペナルティが科せられます。

  1. 年末調整を行わず、従業員から適切な金額を徴収しなかった

    1年以下の懲役、または50万円以下の罰金

  2. 年末調整を行ったが、その徴収額を納付しなかった

    10年以下の懲役、または200万円以下の罰金、またはその両方

年末調整を行って納税したが納付金額が少なかった場合は、雇用主に「過少申告加算税」や「延滞税」がかかってきます。

雇用主に対して年末調整が義務づけられない場合

年末調整が雇用主に対して義務づけられないケースがあります。

それは従業員が用意すべき「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書)提出されなかった場合です。

この場合、その従業員に年末調整前の源泉徴収票を渡し、確定申告することを話しましょう。

扶養控除等(異動)申告書について

年末調整は従業員から提出された「扶養控除等(異動)申告書」に記載された内容をもとに行います。提出された申告書は、以下の点に注意して確認しましょう。

  1. 控除対象者の年齢

    ・本年12月31日現在の年齢
    ・死亡または出国して非居住者となったときの年齢

  2. 控除対象者の要件

    ・従業員本人
    ・所得税法の障害者
    ・寡婦(夫)
    ・勤労学生

  3. 配偶者や親族等

    ・扶養配偶者
    生計を同じくする配偶者(内縁関係除く)で年間の合計所得金額が38万円以下の青色事業専従者として給与を支払われている人や白色申告者の事業専従者でないこと。
    ・扶養親族
    生計を同じくする6親等内の血族および3親等内の姻族で、年間の合計所得金額が38万円以下の青色事業専従者として給与を支払われている人や白色事業専従者でないこと。

  4. 障害者

    ・所得税法の障害者である扶養親族で16歳未満も含む

  5. 本人と控除対象者のマイナンバー確認

    本人はマイナンバー+身元確認)

また、申告書の確認後はその内容が源泉徴収簿の「扶養控除の申告欄」に、正しく記載されているかどうかを確認してください。

保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書について(1)

年末調整では、各種保険料の控除を「給与所得者の保険料控除申告書」のもとに行います。担当者は事前に各人に申告書の用紙を配布し、必ず年末調整を行う前に提出してもらいましょう。控除対象となる保険料は、生命保険料、地震保険料、社会保険料、小規模企業共済等掛金です。

控除額チェックの注意点

  1. 本年中に本人が支払った金額が正確に記載されているか
    給与支払者負担の保険料で給与として課税される分も含む)
  2. 保険料支払い証明書が添付されているか
  3. 剰余金や割戻金で保険料を払った分が差し引かれているか
  4. 生命保険料の区分を混同して計算していないか
  5. 地震保険料は本人や生計をひとつにする親族が所有、居住する家や必要な家財への保険料であるか
  6. 毎月の給与から差し引かれた社会保険料等の総額を集計したか

以上の注意点をもとに申告書を確認した後、その記載に基づき源泉徴収簿に各保険料の控除額や必要事項を正確に記入します。

保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書について(2)

配偶者特別控除の申告についても、前述した保険料控除申告書兼、配偶者特別控除申告書に記載されています。

その場合に注意すべき点として、配偶者特別控除は所得者が生計を同じくする、年間合計所得金額が38万円以上76万円未満の配偶者(内縁関係除く)に適用されますが、公的年金のみ受給している場合は公的年金等を控除した残額で、適用の可否が決まります。

ただし次の場合は適用外となります。

  1. 青色事業専従者として給与を支払われている人や白色事業専従者
  2. 夫婦双方の所得金額が配偶者特別控除の範囲内である場合の一方の配偶者
  3. 配偶者特別控除を受けようとする従業員の合計所得金額が1,000万円を超えている場合

また、配偶者が「非居住者」である場合は、親族関係書類と送金関係書類の添付等が必要です。

申告書の内容を確認したら、その記載に基づき源泉徴収簿の「配偶者特別控除額」欄に控除の金額を記入しましょう。

年末調整後に従業員から問合せがあった場合について

最後に、年末調整後に従業員が結婚や出産などで、控除対象配偶者や扶養親族が増減するなどの変動があった場合は、年末調整のやり直しなどの再調整を行います。この再調整は、次のようなケースに該当します。

  1. 年末調整後に給与の追加払いがあった場合
  2. 年末調整後に扶養親族の数が増加または減少した場合
  3. 年末調整後に配偶者特別控除の適用を受けた配偶者所得の見積額に差額が生じた場合
  4. 年末調整後、その年中に生命保険料や地震保険料等を支払った場合
  5. 年末調整後に住宅借入金等特別控除申告書の提出があった場合

ただし、再調整は「給与所得の源泉徴収票」を控除の受給者に交付する、翌年1月末日までに行わなければなりません。そのため、従業員から問い合わせを受けて再調整の必要がある場合は、速やかに対応してください。

また、変動があったにもかかわらず、相談がない場合は担当者の方から声をかけて、必要な手続きを取るようにしましょう。

まとめ

年末調整の申告書はチェックすべき項目が多いため、どこからチェックすればいいか迷う方も多いでしょう。しかし、重要なポイントを押さえ丁寧にチェックを進めていけば、書類等の不備が原因となる年末調整のやり直しも減るのではないでしょうか。

担当者は年末調整を始める前に、それらのポイントを確認しながら頭に入れていきしょう。また、ポイントを自分がわかるように箇条書きにし、手元に置いておくことで、よりスムーズに年末調整の作業が行うことができます。

山本 務|やまもと社会保険労務士事務所

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