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会社が退職予定者に提出を求めるべき書類とは

従業員が退職の意思を会社に示した際に、その旨を記載した書類を提出させることになります。しかし、ここで注意してほしいのが、このような書類には「退職届」「退職願」「辞表」というように似たようなものがある点です。

これらの書類ごとの違いとは何か、また、退職予定者に提出させるべきなのはどの書類なのでしょうか。労働法に規定されているものではありませんが、いわゆるビジネス習慣として説明します。

退職届・退職願・辞表の違いとは、会社として提出を求めるべきは?

退職と一口にいっても労働者の雇用形態によってその手続きも異なります。働く期間が決まっている労働者が期間満了に伴って退職する場合や働く期間を定めていない労働者が、任意で退職をする場合、さらには定年退職など、さまざまなパターンがあります。

ここでは、そのなかでも働く期間を定めていない労働者の任意退職を想定して退職に必要な書類について説明します。
以下に「退職願」「退職届」「辞表」の概要についてまとめました。

各書類の概要

【退職願】
・雇用契約の解除を願い出るための書類
・提出してもすぐに退職できるわけではなく、会社から退職を承諾されなければならない
・提出後でも会社の承諾があれば撤回可能。任意退職の際に使用することが多い

【退職届】
・退職の意思を会社に明確に示すための書類
・書類が受理(提出)された時点で退職となるため撤回はできない
・会社都合の退職の際に使用することが多い

【辞表】
・会社の運営にかかわっている役員がその役を辞するときに提出する書類
・公務員がその職を辞める時にも提出される
・一般社員が使用する書類ではない

退職願と退職届との使い分けは自己都合退職の場合、どちらを使っても問題ありませんが、会社としての意見を反映させたいのであれば、退職願を提出させることをお勧めします。各書類の作成にあたっては会社でフォーマットが用意されている場合もありますが、そうでない場合は白無地の封筒と、A4の便せんを使用しても構いません。

記入内容は、退職願はお願いする形の文章で、退職届は退職することを断定的に書くことがポイントとなります。労務担当者は各書類の持つ意味を把握し社員に周知徹底しておくようにしましょう。

退職に係る法的事項とは

従業員が会社に対して退職の意思を示すのは退職のどのくらい前までに行った方が良いのでしょうか。これに関しては、一般的には会社ごとの就業規則に定められています。しかし、実際の法律に則っていない場合もあるため、あらためて退職に関する法律を確認しておきましょう。

仕事に関する法律というと「労働基準法」を思い浮かべる人もいるかと思いますが、この労働基準法では従業員を解雇する場合の規定は定められているものの、従業員からの退職に関しては何も定められていません。

では、退職に関してはルールがないのかというとそうではなく、民法及び労働契約法に細かいルールが定められています。民法によると任意退職の場合は給与形態によって退職願提出のタイミングが異なります。

まず、日給・日給月給・時給の場合はいつでも退職の申し入れを行うことができます。企業側が退職を承諾するか、申し入れから2週間が経過した段階で退職することが可能です。一方で月の給与額が固定されている完全月給制の場合はその月の前半に退職を申し入れればその月末で、後半に申し入れた場合は翌月末に退職が成立すると決められています。

さらに、年俸制の場合だと退職予定日の3カ月前までに退職の申し入れを行う必要があります。退職に係る情報サイトなどでは、退職日前2週間とひとくくりにしているものも散見されますが、もし、引継ぎ業務などをしっかりと希望される際に上記の条件に当てはまる場合は説得の材料になると思われます。

このように働く期間を定めていない労働者の任意退職であっても給与形態によって申し入れのタイミングが異なるため注意が必要です。

労働基準法で退職に係る規定とは

労働基準法には、労働者の退職申し入れ時期に関しては記載がありませんが、退職にあたっての重要なことが定められています。それは、22条(退職時等の証明)と23条(金品の返還)です。

22条の退職等の証明とは、労働者が退職する際、労働者からの求めがあれば、使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職の事由について証明書を交付しなければならないというものです。これは、退職する労働者が次に働く企業に提出する場合などに利用されるもので本人が希望していない内容については記載してはいけない決まりになっています。

一方の23条の金品の返還とは、その名のとおり、退職する労働者のものである金品を、求めがあれば求めから7日以内に返還しなければならないというものです。金品とは、賃金、積立金、保証金、貯蓄金など、労働者の所有となるものです。これらの内容からも労働基準法が労働者を守るための役割を持っていることがうかがえます。

退職にあたっては、企業と労働者の間で何かしらの軋轢が生まれるケースも少なくありません。円満に退職してもらうためにも上記のような法令をしっかりと遵守することが求められます。労務担当者は22条と23条に関して退職希望者が現れたときに行わなければならないものとして覚えておくようにしましょう。

まとめ

今回は労働者が会社を退職する際に提出する書類に関して説明してきました。
退職願、退職届、辞表の違いをおさえることはもちろん、労働基準法に定められている会社が行うべき規定についてもしっかりと対応しなければなりません。

転職が当たり前の世の中になっているということもあって、退職は労務担当者がほぼ間違いなく直面するものだといえます。従業員が気持ちよく次のステージに移れるように今回説明した内容を覚えておいてください。

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