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人事考課の目標管理制度におけるポイントとは


人事考課を行ううえで目標管理制度を導入すると、従業員の能力開発の促進や組織の活性化が期待されます。しかし、その制度を上手に機能させるには運用方法を統一し、十分な周知を行うことが必要となります。

また、制度自体の客観性、透明性を高めたうえで従業員が納得できるようなものにしなければいけません。今回は目標管理制度を上手に運用していくためのポイントをご説明します。

生産性向上につながる?目標管理とは

目標管理制度は、仕事に対する目標を従業員自身が設定し、その仕事の進め方や管理方法までも任されながら仕事に取り組んでいく、というものです。上司の命令で仕事を行うよりも仕事の成果が高まるとされています。目標管理を導入することで従業員に対するいくつかの効果も期待することができます。

その1つが「組織の活性化」です。従業員は目標を設定するにあたり、自分の仕事は会社のなかで、どういった役割を持つ仕事なのか、会社全体の目標に対してどのように貢献することができるのか、といったことを確認することができ、仕事に対するモチベーションを高めることができます。

また、各従業員の目標をうまく関連付けて設定していくことで、共同作業体制を整えることができ、密なコミュニケーションへとつながる可能性が高まります。また「職員の能力開発の促進」という点においても目標管理は非常に役に立ちます。

目標を設定するのは上司ではなく、従業員自身であるため、自主性や創造性さらには会社としての目標を考慮しながら、考えていくことになります。その過程を通して視野を広げて物事を考えることができるようになっていくことが期待できます。

また、上司にとっても、目標に向かって努力する部下の管理を行うことになるため、リーダーシップなどの能力向上にもつながるかもしれません。

目標管理の4つのステップを確認

目標管理は、目標の設定から評価まで以下のステップによって構成されています。

目標管理のステップ

  • 目標の設定

    目標の設定は、従業員がこれから取り組んでいく目標を定めたうえで、最終的に上司との面談を通して決定します。

  • 業務の遂行

    業務の遂行は、設定した目標に向けて業務に取り組んでいく段階です。実施段階ではありますが、常にPDCAサイクルを回し、振り返りをしながら取り組んでいくことが重要です。また、中間フォロー面談として進捗状況などの話し合いを行います。

  • 評価の実施

    評価の実施は、まず従業員自身が目標に対する自身の取り組みを自己申告し、その後、上司との面談のなかで上司の評価内容とのすり合わせを行っていきます。

  • 結果の通知

    結果の通知では、目標に対する取り組みの最終的な評価を開示します。評価を踏まえたうえで、上司から今後の業務に対する期待や要望などを伝えます。

以上が目標管理のおおまかな流れとなります。ここで注意したいのが評価に関してです。従業員は自ら設定した目標に対して全力で取り組んでいくため、評価基準を明確にし、本人にも通知する必要があります。

「なんでこの評価なのかわからない」と評価に対して納得できない状況が生まれるとその後の業務にも影響する可能性があるため、しっかりと評価基準を示し、評価結果をフィードバックするようにしてください。

考課者が面接時に注意すべきこと

従業員が目標を設定し、業務に取り組む際には考課者による面接が欠かせません。ここでは、考課者が面接時に注意して欲しいことを目標設定時と評価開示時にわけて紹介します。

目標設定時の面接では、従業員が立てた目標がその人の職位にあった内容であるか、会社としての目標と合致したものになっているか確認しなければいけません。従業員によっては複数の目標を設定する場合もあります。その場合、各目標の困難度および重要度を設定するようにしてください。

これは、のちに評価をする際のことを考慮してのものです。いくらたくさんの簡単な目標を達成したとしても、重要なものでなければ会社にとってはあまり意味のないものとなります。従業員の取り組みを正確に評価するためにも、困難度、重要度の設定を忘れないでください。

次に評価時の面接における注意点です。この面接は評価を開示するものなので、評価内容についての話し合いが中心となります。先述のとおり従業員は目標に対する取り組みの評価を自己申告しているので、まずは考課者と従業員との評価が一致しているものから話し合い、その後一致していないものに言及するようにしましょう。

また、一致していない部分に関してはどういった点で認識の違いが生まれたのか話し合う必要があります。従業員は結果を気にしてしまうかもしれませんが、結果に至ったプロセスについて話し合うことで次の業務に活かしていくことができます。

次の業務につなげていくための考課者の心構え

最後に、評価をする考課者の心構えについて触れたいと思います。考課者は、従業員に対する評価を下す重要な役割を担っています。一方で、人事評価以外にも自身の業務を抱えているのも事実です。考課者によっては人事評価に割く時間がなかったり、面倒だと感じたりする人もいるかもしれませんが、部下の管理をすることも考課者の仕事としてしっかりと取り組むことが大切です。

評価にあたっては考課者の主観で判断しないようにしなければいけません。評価基準を設定し客観的に、従業員も納得できるような評価を下すようにしましょう。また、評価の内容はあくまでも仕事における行動や結果に関するものであり、従業員の性格や人柄を評価するわけではないので、注意してください。

当然ですが、常日頃から評価対象となる従業員がどのような仕事をしているのか把握している必要があります。評価するときになって急に評価材料を集めることはできないので、日頃から従業員の行動を把握し、必要に応じてメモなどで記録を残すようにしましょう。

まとめ

今回は、目標管理制度についてその基本情報から、制度の流れ、さらには面接時や考課者の留意点などについて紹介しました。目標管理制度は上手に活用することで、従業員個人のモチベーションアップにつなげることができ、結果として会社の生産性向上につながる可能性があります。

一方で、考課者が適切な評価を下すことができなければ、従業員は会社に対して不満を感じるようになるかもしれません。労務担当者としては目標管理制度の内容をしっかりと把握し、関係各所に周知徹底することが大切です。

萩原 修|萩原労務管理事務所

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