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勤怠管理システムを導入するメリットは?労働時間の適正な把握のために


現在、働き方改革の一環として、長時間労働の抑制や企業に対して労働時間把握の義務化が検討されています。ここでは、平成29年1月20日に策定された「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」について解説するとともに、勤怠管理システムを導入した企業のメリット事例を解説していきます。

ガイドラインの主なポイントについて

「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者は労働者の労働時間を適正に把握する義務があることが明記されています。この労働時間は、必ずしも労働契約上の労働時間と一致するというわけではありません。

ここで定める労働時間とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間すべてのことをいい、使用者が明示していようとも黙示していようとも、労働者が業務に従事する時間はすべて労働時間として定義されています。

たとえば、就業時間外に業務上義務付けられている研修や教育訓練の受講も労働時間として換算されます。また、義務付けられていなかったとしても、使用者の指示で業務に必要な学習を行った時間も労働時間に該当するとされています。

使用者は、上記すべての労働時間について、労働者の労働日ごとに始業と終業時刻を適正に確認しなければなりません。また、そのうえで賃金台帳に、労働者ごとの労働日数、労働時間数、休日労働時間数、時間外労働、時間数、深夜労働時間数などを適正に記入しなければならないとされています。

労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置

それでは、始業・終業時刻の確認および記録には、具体的にどのような方法があるのでしょうか。原則として、次のいずれかの方法で行うとされています。

  • 使用者が自ら現認し、適正に記録する
  • タイムカードやICカード、パソコンの使用時間の記録等、客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録する

もし、使用者が現認する場合は、該当労働者も確認したうえで記録するのが望ましいとされています。また、客観的な記録を確認する場合で、自己申告制も併用している場合は、あいまいな労働時間管理となり労働者の不利益にならないよう講じなければなりません。

そして、この情報に基づいて賃金台帳へ労働日数や労働時間等を適正に記入しなければなりませんが、これだけを適切に保管しておいてもいけません。賃金台帳に記録する元となった、出勤簿やタイムカードなどの労働時間の記録に関する書類も3年間の保管義務の対象となります。

これらの措置により、労働時間を把握し、過重な長時間労働が行われないように対策を講じなければならないとされています。

中小企業に見る勤怠管理システム導入事例

中小企業の場合、現代においても、各拠点が紙の出勤簿からエクセルなどに入力を行い、管理部でチェックおよび一覧表を作成して、給与計算や給与台帳の作成を行うことが多くなっています。

これは非常に手間のかかる仕事となり、頭を悩ます労務担当者は多いようです。どれだけ効率的に行っても、スキームの完了までに14日程度の時間がかかることもあります。さらに、手作業となるため、ミスを引き起こす恐れもあります。

そのため、近年では勤怠管理システムを導入して、労働者の負担低減、そしてデータの正確性を高めることが必要とされています。昨今の勤怠管理システムは、クラウドシステム化が進んでおり、従業員や各拠点、人事部や管理部等の総務部門、そして社労士などが同じデータを確認することができるようになっています。

各労働者が、勤怠管理システムに直接入力することで、それを一覧化して総務部門は即時確認できるようになります。一覧表も自動作成となるため、概ね3日もあれば適切な労働時間管理ができるようになったのです。

労働時間削減に向けた取り組み事例

労働時間を削減するため、企業によりさまざまな取り組みが行われています。なかでも特に注目されるのは「テレワーク」です。

インターネットを介して自宅のパソコンと会社のサーバーをリモートにより操作をすることで、自宅に居ながら重要な仕事ができるようにする取り組みが進んでいます。作業の効率化だけではなく、通勤時間の削減により労働者の負担を軽くすることが目的となっています。

また、サービス残業の解消や不必要な残業を減らすために、終業時刻の30分前にパソコン上でアラートが表示され、その場で残業を申請するシステムが運用されている事例があります。さらに、一定の残業時間を超えるとネットワークを遮断するメッセージなどを併用することにより、残業を減らす効果を得られるようです。

そのほか、勤怠管理システムでの出退勤と事務所への入退室ログを突き合わせ、差異が生じないように監視、指導を行っているケースもあります。

まとめ

勤怠の管理方法として、使用者が現認して記録することも可能とされています。

しかし、客観的な記録が残らないため、近年では適切な方法ではないと見られやすいようです。勤怠管理システムを導入すれば、客観的な記録が残るだけではなく、労働時間把握のミスを減らし、業務短縮化を図ることができます。

また、管理が容易になることで、長時間労働の把握や是正措置などの検討を進めやすくなるでしょう。

岡 佳伸|社会保険労務士 岡 佳伸 事務所

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