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電子申請活用により、社会保険の手続きがますます便利に!


税金や雇用保険の分野ではひと足先にマイナンバー(個人番号)の記入が必要となりましたが、社会保険の分野においても平成30年3月からマイナンバーによる届出・申請が始まりました。

マイナンバー利用により、住所変更届や氏名変更届など、従来必要であった届出が省略できるようになり、手続きの簡素化が進んでいます。特に手続きの頻度が多い社会保険の分野では、電子申請を利用することによりますます便利になっていきます。

行政手続簡素化の3原則とその背景

インターネットの普及により、社会保険等の手続きにおける電子申請の利用率は着実に伸びています。そこで、政府は「行政手続部会取りまとめ行政手続簡素化の3原則」を掲げ、2020年までに行政手続きコストを20%以上削減させることを目指しています。

行政手続簡素化の3原則

  1. デジタルファースト(行政手続きの電子化の徹底)

    添付書類も含めて紙の書類で行われてきた各種手続きを、インターネットを利用した電子手続きに転換することにより、可能な限り手続きの電子化を徹底させます。

  2. ワンスオンリー(同じ情報は一度だけの原則)

    事業者が提出した情報と同じ情報の再提出を求めません。

  3. ワンストップ(書式・様式の統一)

    同じ目的、同じ内容の申請や届出を、可能な限り同じ様式で提出できるようにします。

上記の取り組みにより行政手続きが簡素化され、行政側、事業者側双方が事務手続きの効率化やコストダウンを実現できることが期待されます。

社会保険の届出・申請の様式変更について

平成30年3月5日から、社会保険の届出様式が変更されました。

変更内容

  • マイナンバー欄の追加

    マイナンバー欄の追加により、従来の基礎年金番号にかわりマイナンバーを記入することになります。

  • A4縦型への統一

    主要な届出においてさまざまな型が混在していた様式を統一し、A4 縦型に統一します。

  • 被扶養者届と3号届の統一

    被扶養者(異動)届と3号届の届書を統一して1つの届書にします。

  • 厚生年金の一部届出様式統一

    厚生年金の資格取得や算定届等の届出において、被保険者と70歳以上被用者に関する届出様式を統一します。

  • 日本年金機構向け国民年金関連届出の様式統一

    国民年金について、市区町村から日本年金機構に提出する様式を統一します。

マイナンバー対応などの様式変更で、本人確認をはじめとする行政手続きが簡素化できます。それにより、迅速かつ効率的に手続きができるようになります。

マイナンバー対応に伴う電子申請の仕様変更と注意点

マイナンバー対応に伴う様式変更に伴い、電子申請の仕様も変更されます。それにより届出作成プログラムを更新しなければなりません。それにあたっては、更新方法を確認して再度ダウンロードすることも必要となります。

その際の注意点は次のとおりです。

注意点

  • 届出作成プログラム使用の場合

    新バージョン(Ver.17.00)をダウンロード後、届書を作成します。

  • 自社開発のプログラム等使用の場合

    日本年金機構ホームページより「電子媒体届書作成仕様書(Ver.10.00)」、「仕様チェックプログラム(Ver.11.00)」をダウンロード後、届出を作成します。

  • 賞与支払届等作成分のCD(以下:ターンアラウンドCD)利用の場合

    平成30年2月送付分以降のターンアラウンドCDを利用して届出作成を行う場合、届出作成プログラム(Ver.17.00)で届出を作成します。また、平成30年3月4日以前に年金事務所等に作成を依頼したターンアラウンドCDを利用する場合、旧バージョンの届出作成プログラム(Ver.16.00)により読み込み後、届出書を作成します。
    旧バージョンの届出作成プログラム(Ver.16.00)から新バージョンへデータを移行する「データコンバートツール」の使用方法など、詳細は日本年金機構のホームページで必ず確認するよう注意してください。

以上のように、それぞれ更新の方法が違うため、まずは自社が使用しているのが上記のどれにあたるかを確認のうえ、正しいやり方で更新を行ってください。

労務管理ソフトのメリットと使用における注意点

行政手続きの電子申請においては、外部連携API対応労務管理ソフト(以下:APIソフト)の活用促進も推奨されています。APIソフトの活用には以下のメリットがあります。

APIソフト活用のメリット

  • 人事・労務管理データが申請に利用できる

    社内で利用している人事・労務管理のデータを用いた申請が可能になります。

  • 書類作成を簡素化できる

    APIソフトが人事・労務管理データをもとに申請に必要な添付書類を自動作成するため、申請ごとに添付書類を作ることなくオンライン申請ができます。しかし、届出・申請の電子化やマイナンバーの取り扱い開始により、個人情報となるマイナンバーの管理保管、セキュリティ対策を講じる必要性がますます高まっています。

便利なAPIソフトを有効かつ安全に利用するため、従業員のマイナンバーはくれぐれも慎重に扱いましょう。

まとめ

マイナンバー制導入により行政手続の電子化が進み、一部の届出などでこれまで必要だった手続きが簡素化され、行政手続きの効率化が進んでいます。また、労務管理ソフトの導入により、届出時に必要な添付書類の作成も省略されるなど、事業者の負担も軽くなりつつあります。

しかし、オンライン上でマイナンバーを使って届出の手続きを行う場合、個人情報の流出などのリスクは避けられません。その点に留意しつつ、労務管理ソフトを有効活用しながら社会保険の電子申請を行いましょう。

加治 直樹 |  かじ社会保険労務士事務所

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