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入退社の多いコールセンターの年末調整、前職の源泉徴収票が届かない場合は？
年末調整の準備を始める時期になり、例年つまずいている点についてお尋ねします。福岡市内と近郊に拠点を持つコールセンター（従業員約250名）で人事労務を担当しています。オペレーターはパート・契約社員が中心で年間を通じて入退社が多く、今年も中途入社が数十名、年の途中での退職者も同程度おります。中途入社の方に前職の源泉徴収票の提出をお願いしても「まだもらっていない」「なくした」という返答が多く、毎年12月の締め切り間際まで回収に追われている状況です。期限までに揃わない方の年末調整は、どのように扱えばよいのでしょうか。あわせて、扶養控除等申告書を出していただけない方や、他社と掛け持ちで当社が乙欄になる方の判断についても、実務上の考え方を教えてください。
ななめさんの相談
福岡県/流通・小売・サービス
他の専門家からの回答
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ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
中途入社者の年末調整では、まず、その年中に前職から給与の支払いを受けているかを確認することが重要です。
前職で扶養控除等申告書を提出していた場合、前職の給与、源泉徴収税額、社会保険料等を含めて現在の勤務先で年末調整を行います。その金額等は原則として前職の源泉徴収票で確認します。
したがって、「まだもらっていない」「紛失した」等の理由で源泉徴収票が提出されず、前職の給与等を確認できない場合には、現在の会社だけの給与で年末調整を行うことはできません。この場合は年末調整を行わず、本人に確定申告で精算してもらうことになります。
実務上は、中途入社時に前職の有無を確認し、前職がある場合には源泉徴収票を早めに提出してもらう仕組みにしておくことをお勧めします。紛失した場合には前勤務先に再発行を依頼してもらいます。給与明細等だけで安易に前職分を年末調整へ取り込むことは避けた方がよいでしょう。
次に、扶養控除等申告書を年末調整を行う日までに提出していない人は、原則として年末調整の対象になりません。
また、複数の会社から給与を受けている人については、扶養控除等申告書は原則として主たる給与の勤務先に提出します。他社を主たる勤務先として同申告書を提出し、御社が従たる給与の勤務先となる場合、御社では原則として乙欄で源泉徴収し、年末調整は行いません。本人が確定申告等により年間の税額を精算することになります。
したがって、入退社や掛け持ち勤務の多い職場では、年末になって一斉に確認するより、入社時に「今年の前職の有無」「前職の源泉徴収票」「当社が主たる勤務先か」「扶養控除等申告書の提出」の4点を確認する運用が有効です。
さらに10月頃から未提出者一覧を作成して提出期限を周知し、期限までに必要書類がそろわない場合には「会社では年末調整できず、本人による確定申告が必要になる場合がある」ことをあらかじめ説明しておくと、年末の事務負担をかなり軽減できると考えます。
以上です。よろしくお願いいたします。