2026/10/14 投稿

人事・労務の相談室をご利用くださりありがとうございます。

結論から申し上げますと、定時経過後の連絡帳やケース記録の作成時間は使用者の指揮命令下で行われる業務であり労働時間に該当するため、定時を超過した分については残業代（時間割増賃金）の支払いが必要です。また、未払いとなっている時間外手当については過去にさかのぼって支払う義務が生じます。

■介護記録作成時間における労働時間性の判断
労働基準法における労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間を指します。これはタイムカードの打刻時点や労働者の任意という形式的な分類ではなく、客観的な実態に基づいて判断されますが、デイサービス事業における連絡帳やケース記録の作成は、業務に直接付随する不可欠な業務です。

たとえ「自分のペースで書くもの」として処理されていたとしても、業務上作成が義務付けられており、かつ所定労働時間内に終わらない業務量であるならば、使用者の「黙示の指示」があったと解されるのが判例・通達の確立した立場です。したがって、送迎終了後に記録を作成している時間は一連の労働時間として取り扱う必要があります。

■賃金請求権の消滅時効と過去の遡及支払
未払いとなっている時間外労働に対する割増賃金の請求権は、労働基準法上の消滅時効が適用されます。現在は賃金請求権の消滅時効期間は3年間（厳密には原則5年間、当分の間は3年）と定められています。

従業員から過去の残業代の請求があった場合、貴事業所は過去3年間にさかのぼって、労働時間の不適正な把握により発生した未払い割増賃金を算定し、精算して支払う法的な責任を負うことになりますが、もし意図的にタイムカードの早期打刻を行わせていた実態がある場合、記録の乖離あるいは勤怠記録の改ざんが当局から指摘されるリスクがあります。

したがって過去の勤怠に遡及して職員からヒアリングを行い、未払い残業と思しき部分について早急に清算し、また本件処理にかかる同意書を取得しておくことを推奨します。

以上雑駁な回答ですがご参考になれば幸いです。
どうぞ宜しくお願い申し上げます。