相談内容
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入社のときの手続き
11月に介護職員が2名入ってくれることになりました。うれしいのですが、入社の手続きを一人でやるのは初めてで、何から手をつければいいのか分かっていません。会社はデイサービスを静岡で2拠点やっていて、職員は28名です。これまでは前任者がやってくれていたので、引き継ぎのメモには「年金手帳、雇用保険の番号、マイナンバー」とだけ書いてありました。1人は前の職場を先月辞めた方で、もう1人は扶養に入っている主婦の方でパート勤務です。本人に何を出してもらって、会社はどこに何をいつまでに出せばいいのか、ざっくりした順番だけでも知りたいです。前の職場の源泉徴収票もいるのでしょうか。年末調整の時期とも重なるので、ここで漏れがあると後が大変そうで不安です。
ひだまりさんの相談
静岡県/メディカル
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専門家からの回答
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ご質問いただきまして、ありがとうございます。
次の通り、ご回答申し上げます。
初めて入社手続きを担当されるとのことですが、手続きの順番を整理しておけば、それほど難しくありません。
今回は、正社員とパート社員が入社されるとのことですので、次の順番で進めることをお勧めします。
1. 入社前に本人から提出してもらう書類
主な書類は次のとおりです。
・マイナンバー
・基礎年金番号が確認できる書類
・雇用保険被保険者番号が確認できる書類
・給与振込口座の情報
・扶養控除等申告書
・前職の源泉徴収票（該当者）
・通勤経路、通勤方法の届出書
なお、年金手帳は現在、新規発行されていませんので、基礎年金番号通知書等で確認すれば問題ありません。
また、介護職員については、介護福祉士等の資格証の写しも必要に応じて提出してもらいます。
2. 労働条件の明示
入社時には、賃金、労働時間、休日、勤務場所、業務内容、契約期間等を記載した労働条件通知書を交付してください。
特にパート社員については、勤務日数、勤務時間、契約更新の有無、社会保険の加入条件を明確にしておくことが重要です。
3. 社会保険の加入手続き
健康保険・厚生年金保険の加入対象者については、入社日から5日以内に、年金事務所へ被保険者資格取得届を提出します。
正社員は通常加入対象となりますが、パート社員については、週の所定労働時間や月額賃金等により判断します。
御社は従業員28名とのことですので、原則として通常の労働者の所定労働時間及び所定労働日数の4分の3以上であるかが重要な判断基準となります。
4. 雇用保険の加入手続き
週の所定労働時間が20時間以上で、31日以上の雇用見込みがある場合には、原則として雇用保険の加入対象となります。
加入対象者については、入社月の翌月10日までに、ハローワークへ雇用保険被保険者資格取得届を提出します。
なお、労災保険はパート社員を含め、原則としてすべての労働者が対象となります。
5. 前職の源泉徴収票と年末調整
前職を退職した方については、令和8年分の源泉徴収票を提出してもらってください。
前職で扶養控除等申告書を提出していた場合には、原則として前職と御社の給与を合算して年末調整を行います。
源泉徴収票がなく、前職の給与等を確認できない場合には、年末調整ができず、本人による確定申告が必要となります。
6. 最後に
実務上は、入社前に必要書類を集め、入社後5日以内に社会保険、翌月10日までに雇用保険の手続きを進めると整理しやすいと思います。
また、扶養に入っているパート社員についても、勤務条件によって社会保険や雇用保険の加入対象となりますので、必ず確認してください。
以上です。よろしくお願いいたします。
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