解雇予告通知書とは

解雇予告通知書とは、会社が従業員に対して、将来の特定の日をもって解雇することを事前に通知するための書類です。

一般的には、解雇する従業員の氏名、通知日、解雇予定日、解雇理由、会社名・代表者名などを記載します。

労働基準法第20条では、使用者が労働者を解雇する場合、原則として少なくとも30日前に予告することが定められています。予告をせず即日解雇する場合は、原則として30日分以上の平均賃金を解雇予告手当として支払う必要があります。また、予告期間が30日に満たない場合は、不足する日数分以上の平均賃金を支払うことで、予告期間を短縮できます。

解雇予告通知書を作成する目的

解雇予告通知書を作成する主な目的は、会社が「誰に・いつ・いつ付けで解雇すると通知したのか」を明確にすることです。

口頭だけで解雇を予告すると、後になって「解雇とは聞いていない」「通知された日はもっと後だった」など、会社と従業員の認識が食い違う可能性があります。

解雇予告通知書を交付して写しを保管しておけば、通知内容を後から確認しやすくなります。

解雇予告通知書の発行は義務？

労働基準法では、「解雇予告通知書」という名称の書面を交付しなければならないとは規定されていません。

そのため、解雇予告通知書を作成していないという理由だけで、直ちに労働基準法第20条違反になるわけではありません。

ただし、解雇は従業員の生活に大きな影響を与え、労使間のトラブルにもつながりやすい手続きです。通知した日や解雇予定日を後から確認できるよう、実務上は書面で通知することが望ましいでしょう。

また、解雇予告の手続きを適切におこなっても、解雇そのものが必ず有効になるわけではありません。労働契約法第16条では、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当と認められない解雇は無効とされています。

解雇予告は何日前までにすればいい？

従業員を解雇する場合は、原則として解雇日の少なくとも30日前までに予告します。

30日前までに予告できない場合でも、解雇予告手当を支払うことで予告期間を短縮できます。

原則は解雇日の30日前まで

労働基準法第20条では、少なくとも30日前の解雇予告が必要です。

解雇予告をした当日は予告日数に含めないため、解雇予告日の翌日から解雇日までに必要な日数を確保します。

たとえば、8月31日付で解雇する場合、解雇予告手当を支払わず30日間の予告期間を確保するのであれば、8月1日までに解雇を予告する必要があります。

30日に足りない場合は解雇予告手当を支払う

解雇予告から解雇日までの日数が30日に満たない場合は、不足する日数分以上の平均賃金を解雇予告手当として支払います。

たとえば、解雇日の10日前に予告した場合、不足する20日分以上の平均賃金を支払う必要があります。

解雇予告手当の基礎となる平均賃金は、原則として、解雇を予告した日を基準に、それ以前3か月間の賃金総額を、その期間の総日数（暦日数）で割って算定します。予告せず即日解雇する場合は、解雇を通告した日が基準となります。

算定に当たっては、基準となる当日は含めず、賃金締切日がある場合は、その直前の賃金締切日からさかのぼって計算します。また、業務上の傷病による休業、産前産後休業、育児・介護休業など、法令上の除外期間がある場合は、その期間の日数と賃金を算定対象から除きます。日給制・時給制などでは最低保障額の確認も必要です。

なお、予告期間を設けず即日解雇する場合の解雇予告手当は、解雇の申渡しと同時に支払う必要があります。通常の給与支払日まで支払いを先送りしないよう注意しましょう。

解雇予告期間と解雇予告手当は併用できる

解雇時の対応は、「30日前に予告する」か「30日分の解雇予告手当を支払う」かの二者択一ではありません。

労働基準法第20条第2項では、1日分の平均賃金を支払うごとに、その日数分だけ予告期間を短縮できると定められています。

そのため、20日前に解雇を予告して10日分以上の平均賃金を支払う、といった対応も可能です。

解雇予告通知書の無料テンプレート

解雇予告通知書には法律で定められた統一様式がないため、自社で作成することも可能です。

しかし、解雇予定日や解雇理由などの重要な内容を記載する書類であり、一から作成すると記載漏れや表現に迷うことがあります。

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解雇予告通知書の書き方・記載事項

解雇予告通知書には法定の統一様式はありません。

ただし、解雇予告の内容を明確にするため、誰をいつ解雇するのかが分かるように作成する必要があります。

実務上は、次の項目を記載しておくとよいでしょう。

解雇される従業員の氏名

まず、誰に対する通知書なのかを明確にするため、解雇する従業員の氏名を記載します。

同姓同名の従業員がいる場合などは、必要に応じて部署名や社員番号を併記すると識別しやすくなります。

解雇予告通知書の通知日

解雇予告通知書には、解雇予告をおこなった年月日を記載します。

解雇予告では30日の予告期間を確保しているかどうかが重要になるため、通知日の記録は特に重要です。

書類の作成日と実際に従業員へ通知した日が異なる場合は、実際の通知日を別途記録しておきましょう。

解雇予定日

「2026年10月31日をもって解雇する」など、労働契約を終了する年月日を明確に記載します。

「来月末」「○月ごろ」といった曖昧な表現ではなく、具体的な日付を示すことで認識違いを防げます。

解雇理由

解雇理由を通知書へ記載する場合は、就業規則や実際の事実関係と照らし合わせ、正確に記載しましょう。

「勤務態度が悪い」「能力が不足している」といった抽象的な表現だけでは、解雇理由が不明確になる場合があります。

特に懲戒や勤務成績などを理由とする解雇では、これまでの注意・指導、改善機会の付与、就業規則上の根拠なども確認したうえで判断することが重要です。

なお、解雇予告を受けた労働者から解雇理由の証明を求められた場合、会社は遅滞なく証明書を交付しなければなりません。

会社名・代表者名

解雇を通知する主体が分かるように、会社名や所在地、代表者名などを記載します。

人事部長など代表者以外の名義で通知する場合は、自社の決裁権限や社内規程に従って対応しましょう。

解雇予告通知書の書き方例・例文

解雇予告通知書では、対象者と解雇予定日、解雇する旨を明確に記載します。

一般的な記載例は次のとおりです。

実際に使用する場合は、そのまま流用せず、自社の就業規則や解雇に至った事実関係に合わせて内容を調整してください。

会社都合で解雇する場合の例文

経営上の事情によって解雇する場合でも、単に「会社都合により解雇する」とだけ記載するのではなく、実際の事情に即した内容を検討します。

たとえば、事業の縮小や事業所の閉鎖などが背景にあるのであれば、その事実関係に沿って記載します。

ただし、経営上の理由による整理解雇では、解雇予告通知書を作成しただけで当然に解雇が有効になるわけではありません。人員整理の必要性、解雇を回避するための努力、対象者の選定基準の合理性、労働者への説明・協議などの手続きの妥当性を踏まえ、慎重に判断する必要があります。

勤務態度・能力不足を理由とする場合の注意点

遅刻や欠勤、業務命令違反、勤務態度、能力不足などを理由として解雇を検討する場合は、特に慎重な対応が求められます。

一度の軽微なミスや期待した成果が出ていないことだけで、直ちに解雇が有効になるとは限りません。

注意・指導をおこなっていたか、改善の機会を与えたか、配置転換など他の方法を検討したか、解雇という措置が問題の程度に比べて重すぎないかなどを確認しましょう。

解雇予告通知書の渡し方

解雇予告通知書を作成したら、従業員へ確実に通知します。

特に重要なのは、いつ、どのような方法で解雇予告をおこなったのかを後から確認できるようにしておくことです。

従業員へ直接手渡しする

従業員が出勤している場合は、面談の場を設け、解雇予告通知書を直接手渡す方法があります。

解雇は従業員の生活に大きな影響を与えるため、書類だけを渡すのではなく、解雇予定日や理由、今後必要になる手続きなどを説明するとよいでしょう。

会社側では、面談日時や対応した担当者、説明内容なども記録しておくことをおすすめします。

郵送で送る

長期欠勤などにより直接渡すことが難しい場合は、郵送による通知も検討します。従業員に予告が到達した日＝解雇予告をおこなった日となります。

普通郵便では、いつ届いたのかを確認できない場合があります。解雇予告をおこなった日について争いが生じる可能性を考え、配達状況を確認できる方法や配達証明付き内容証明郵便などを状況に応じて検討しましょう。

受領した記録を残す

解雇予告をおこなったことを後から確認できるよう、社内でも記録を残しておきます。

解雇理由などの重要な個人情報を含むため、保管する場合は閲覧できる担当者を限定するなど適切に管理しましょう。

従業員が解雇予告通知書を受け取らない場合の対応

従業員が解雇予告通知書の受け取りを拒否するケースも考えられます。

その場合、無理に書類を受け取らせるのではなく、「いつ、誰が、どのように通知しようとしたのか」を記録しておきましょう。

受領拒否があった場合の通知時期は、通知方法や拒否の経緯など具体的事情によって判断が異なるため、専門家へ確認することをおすすめします。

解雇予告が不要になるケース

すべての解雇に30日前の予告または解雇予告手当が必要になるわけではありません。

労働基準法第20条・第21条には、一定の例外や適用除外が定められています。

天災事変などで事業継続が不可能となった場合

天災事変その他やむを得ない事由により、事業の継続が不可能となった場合は、解雇予告や解雇予告手当が不要となることがあります。

ただし、会社が「事業継続は困難だ」と判断するだけで適用できるわけではありません。

原則として、事由について労働基準監督署長の認定を受ける必要があります。

労働者の責に帰すべき事由による解雇

労働者の責に帰すべき事由に基づいて解雇する場合も、解雇予告等が不要となる場合があります。

ただし、懲戒解雇に該当すれば自動的に解雇予告手当が不要になるわけではありません。

解雇予告や解雇予告手当を省略する場合には、原則として労働基準監督署長による「解雇予告除外認定」が必要です。

一定の短期労働者・試用期間中の労働者

労働基準法第21条では、次の労働者について、一定の範囲で解雇予告制度の適用除外としています。

特に注意したいのが試用期間です。

「試用期間中ならいつでも即日解雇できる」と思われがちですが、試用開始から14日を超えて引き続き使用した従業員には、原則として通常どおり解雇予告制度が適用されます。

解雇予告通知書を作成する際の注意点

解雇予告通知書を正しく作成しただけでは、解雇手続きがすべて適法になるとは限りません。

通知前に、解雇そのものの有効性や対象者に適用されるルールも確認する必要があります。

解雇予告通知書を渡せば解雇が有効になるわけではない

解雇には、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性が必要です。

労働契約法第16条では、これらを欠く解雇について、権利を濫用したものとして無効になると規定されています。

そのため、「30日前に通知書を渡したので問題ない」と判断するのではなく、解雇理由やこれまでの経緯も確認してください。

解雇制限に該当しないか確認する

労働基準法では、一定期間における解雇そのものを制限しています。

たとえば、業務上の負傷や疾病によって療養のため休業している期間とその後30日間、産前産後休業の期間とその後30日間は、原則として解雇できません。

30日前に予告すれば必ず解雇できるというわけではないため、対象従業員が解雇制限に該当していないか確認しましょう。

有期契約社員の契約途中の解雇は慎重に判断する

契約期間が決まっている有期労働契約では、さらに厳しいルールがあります。

労働契約法第17条では、やむを得ない事由がある場合でなければ、契約期間が満了する前に使用者から労働者を解雇できないと定めています。

「30日前に解雇予告すれば、有期契約の途中でも解雇できる」という意味ではありません。

解雇理由証明書を請求されたら別途対応する

解雇予告を受けた労働者は、解雇予告の日から退職日までの間に、解雇理由について証明書を請求できます。

請求を受けた場合、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。

解雇予告通知書をすでに渡している場合でも、労働者から解雇理由の証明を請求された場合には、労働基準法第22条に基づいて適切に対応しましょう。

解雇予告通知書と解雇通知書・解雇理由証明書の違い

解雇に関連する書類には、「解雇予告通知書」のほか、「解雇通知書」「解雇理由証明書」などがあります。

名称が似ていますが、それぞれ目的が異なります。

「解雇通知書」は法律上統一された名称・様式がある書類ではありません。

一方、「解雇理由証明書」については、労働基準法第22条に基づき、対象となる労働者から請求を受けた場合に交付義務があります。

解雇予告通知書に解雇理由を記載している場合でも、労働者から労働基準法第22条に基づく証明書の交付を請求されたときは、請求内容に応じた証明書を遅滞なく交付しなければなりません。解雇理由は具体的な事実関係に即して記載し、労働者が請求していない事項は記載しないようにしましょう。

なお、解雇による退職後も、同条第1項に基づいて解雇理由を含む退職事由の証明書を請求できます。

解雇予告通知書に関するよくある質問

まとめ

解雇予告通知書とは、会社が従業員に対して、将来の特定の日に解雇することを事前に通知するための書類です。

労働基準法では、従業員を解雇する場合、原則として少なくとも30日前に予告する必要があります。30日前までに予告できない場合には、不足する日数分以上の平均賃金を解雇予告手当として支払います。

一方、30日前に通知して解雇予告通知書を作成したとしても、解雇そのものが当然に有効になるわけではありません。解雇理由の合理性・相当性や解雇制限、有期労働契約などのルールも確認することが重要です。

解雇予告通知書には統一された法定様式がないため、自社で作成できますが、記載項目を一から整理するには手間がかかります。労務SEARCHではWord形式の解雇予告通知書テンプレートを無料で公開しています。実際に書類を作成する際は、ぜひご活用ください。

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