通勤手当申請書テンプレート

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通勤手当申請書とは

通勤手当申請書とは、従業員が自宅から勤務先までの通勤経路・交通手段・通勤費などを会社へ申請するための書類です。

「通勤交通費申請書」「通勤届」「通勤経路申請書」などの名称が使われることもありますが、法律で統一された名称や様式が決められているわけではありません。

会社は申請内容をもとに、通勤手当の支給対象となるか、通勤経路が自社の規程に沿っているか、いくら支給するかなどを確認します。

通勤手当申請書を提出する目的

通勤手当申請書を利用する主な目的は、会社が従業員の通勤実態を把握し、正しい通勤手当を算定することです。

特に、従業員が引っ越したにもかかわらず申請内容が更新されていないと、実際の通勤費と異なる金額を支給し続ける可能性があります。

入社時だけでなく、住所や通勤方法が変更された際にも再申請する仕組みを設けておくことが重要です。

通勤手当と交通費の違い

「通勤手当」と「交通費」は同じ意味で使われることもありますが、労務・経理実務では区別して扱われるケースがあります。

項目	通勤手当	業務上の交通費
主な目的	自宅と通常の勤務先との往復にかかる費用を補助する	営業・出張・取引先訪問など業務上の移動費を精算する
支給方法	月額・定期券代など会社規程に基づいて支給	実費精算など
主な申請書類	通勤手当申請書・通勤届	交通費精算書・旅費精算書など
所得税上の取扱い	一定の限度額まで非課税	業務遂行上通常必要な実費は原則として給与とは扱わない

通勤手当申請書は、出張などの一時的な移動費ではなく、通常の通勤にかかる費用を申請するための書類と考えるとわかりやすいでしょう。

通勤手当の支給は会社の義務？

通勤手当について、すべての企業に対して一律に支給を義務づける法律はありません。支給の有無や金額、上限などは、基本的に企業が制度として定めます。

ただし、就業規則や賃金規程、労働契約で「通勤手当を支給する」と定めている場合は、その規定に沿った運用が必要です。

また、常時10人以上の労働者を使用する事業所では就業規則の作成・届出が必要であり、賃金の決定・計算・支払方法などは就業規則の絶対的必要記載事項です。通勤手当を賃金制度の一部として設ける場合は、関連する規程との整合性も確認しておきましょう。

通勤手当申請書の無料テンプレート

通勤手当申請書には法律で定められた統一様式がないため、自社で一から作成することもできます。

しかし、氏名や住所、通勤経路、交通手段、定期券代などの項目を整理したうえで、申請金額を計算できるフォーマットを作成するには手間がかかります。

労務SEARCHでは、基本的な申請項目を備えたExcel形式の「通勤手当申請書」テンプレートを無料で公開しています。申請合計金額も自動計算できるため、ダウンロード後すぐに実務で利用できます。

通勤手当申請書の無料テンプレートはこちら

通勤手当申請書に記載する主な項目

通勤手当申請書には法定の記載項目はありませんが、通勤手当を正確に算定・管理できるよう、必要な情報を過不足なく記載できる様式にしておくことが重要です。

一般的には、次のような項目を設けます。

申請者の氏名・所属・住所

まず、申請者を特定するために氏名や所属部署、住所を記載します。

住所は通勤経路や通勤距離を確認する基礎となるため、転居した場合には新しい住所を届け出てもらうことが重要です。

従業員数の多い会社では、社員番号などを追加すると、人事・給与システムとの照合もしやすくなります。

通勤経路・利用する交通機関

自宅から勤務先までの具体的な通勤経路を記載します。

たとえば電車通勤の場合は、

といった形で、利用する駅や路線が把握できるようにします。

複数の交通機関を利用する場合は、電車・バスなどそれぞれの区間を分けて記載してもらうと確認しやすくなります。

定期券代・運賃・申請金額

公共交通機関を利用する場合は、1か月・3か月・6か月定期券など、会社が採用している支給方法に合わせて金額を記載します。

会社によっては「6か月定期券の金額を6で割って毎月支給する」「実際の出勤日数に応じて交通費を支給する」など、計算方法が異なります。

申請書の様式と賃金規程・通勤手当規程の算定方法を統一しておくと、給与計算時の確認作業を減らせます。

マイカー・バイク・自転車通勤では通勤距離を記載する

自動車・バイク・自転車などの交通用具で通勤する場合は、自宅から勤務先までの片道の通勤距離を確認できる項目を設けておくと便利です。

所得税上の非課税限度額は片道の通勤距離によって区分されているため、正しい距離を把握しておく必要があります。

2026年4月からは片道65km以上について区分が細分化され、最高で片道95km以上の月6万6,400円まで非課税となりました。電車・バスなどとマイカー・自転車等を併用する場合は、公共交通機関の利用区間と、マイカー・自転車等を使用する区間を分けて記載しましょう。交通用具についての非課税限度額は、その交通用具を使用する区間の片道距離に応じて判定します。

また、一定の駐車場等を利用している場合には、その料金も確認できるようにしておきましょう。

通勤手当申請書の書き方・記入例

通勤手当申請書は、次の流れで記入するとスムーズです。

1. 氏名・所属などの基本情報を記入する

氏名、所属部署、住所、申請日などを記入します。

新規申請と変更申請の両方で同じ様式を使う場合は、「新規」「住所変更」「経路変更」などの申請区分を選択できる欄を設けておくと便利です。

また、いつから新しい通勤手当を適用するのか判断できるよう、「変更日」「適用開始日」などの項目を用意すると給与計算担当者が処理しやすくなります。

2. 自宅から勤務先までの通勤経路を記入する

次に、自宅から勤務先までの経路を記入します。

鉄道を複数利用する場合は、乗換駅も記載しておくと経路を確認しやすくなります。

なお、所得税上、電車やバスなどを利用する通勤手当が非課税となるのは、運賃・時間・距離などの事情に照らして「最も経済的かつ合理的な経路および方法」による金額です。単純に最安値だけで判断するものではありません。

3. 利用する交通手段を記入する

電車、バス、自動車、バイク、自転車、徒歩など、実際に利用する交通手段を記載します。

たとえば、

のように複数の交通手段を組み合わせるケースもあります。

会社がマイカー通勤について許可制を採用している場合は、通勤手当申請書とは別に、自動車通勤許可申請書や運転免許証・任意保険の確認などをおこなう運用も検討しましょう。

4. 定期券代・運賃・通勤距離を記入する

公共交通機関の場合は利用区間ごとの運賃や定期券代、自動車・バイク・自転車の場合は片道の通勤距離などを記載します。

たとえば、

項目	記入例
利用交通機関	JR○○線
利用区間	○○駅～△△駅
1か月定期券代	12,480円
片道距離	18.5km
駐車場料金	月4,000円

といった形です。

なお、実際に申請書へどの項目を設けるかは、自社の通勤手当規程や支給方法に合わせて調整してください。

5. 申請金額を確認して提出する

最後に、通勤経路・運賃・距離・申請金額などに誤りがないか確認して会社へ提出します。

人事・労務担当者側では、特に次の点を確認しましょう。

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通勤手当申請書はいつ提出する？

通勤手当申請書には、法律で全国一律の提出期限が設けられているわけではありません。

そのため、会社が就業規則や賃金規程、通勤手当規程などで提出時期を定めて運用します。

主な提出タイミングは次のとおりです。

入社するとき

新入社員の通勤手当を給与へ反映するため、入社手続きの一環として申請書を提出してもらう方法が一般的です。

給与締日までに処理できるよう、入社書類と一緒に提出期限を案内するとスムーズです。

転居して通勤経路が変わったとき

引っ越しによって住所が変わると、通勤経路や交通費も変わる可能性があります。

転居届とあわせて通勤手当の変更申請をおこなうルールにしておけば、住所は変更したのに通勤手当だけ旧住所のままになっているといったミスを防ぎやすくなります。

交通機関・通勤方法を変更したとき

電車から自動車へ変更した場合や、利用する鉄道路線を変更した場合なども再申請の対象としておくとよいでしょう。

申請せずに異なる交通手段を利用していると、会社が把握している通勤実態と実際の通勤方法が食い違います。

定期券代や運賃が変更されたとき

鉄道会社やバス会社の運賃改定によって通勤費が変わった場合も、通勤手当の見直しが必要になることがあります。

会社側で一括して改定額を確認するのか、従業員から変更申請を受け付けるのかをあらかじめ決めておきましょう。

通勤経路が変わった場合は通勤手当の変更申請をおこなう

通勤手当の申請内容は、入社時に一度登録したら終わりではありません。

住所や利用交通機関などが変わった場合は、最新の通勤状況に更新する必要があります。

引っ越しをした場合

引っ越し後は、自宅から勤務先までの距離や最寄り駅、利用路線などが変わります。

新住所の適用日を確認したうえで、旧経路に対する通勤手当をいつまで支給し、新経路へいつ切り替えるのかを明確にしましょう。

定期券を事前に購入している場合は、払い戻し金の取扱いについても社内ルールを設けておくとトラブルを防げます。

電車・バスなどの通勤経路を変更した場合

同じ住所から通勤していても、乗換路線や利用駅を変更するケースがあります。

会社が「最も合理的・経済的な経路」など一定の支給基準を設けている場合、従業員の判断だけで高額な経路へ変更すると通勤手当の全額が認められないこともあります。

申請・承認後に新しい経路を適用する運用にしておくとよいでしょう。

マイカー通勤へ変更した場合

公共交通機関からマイカー通勤へ変更する場合は、通勤距離だけでなく、会社のマイカー通勤規程に応じて運転免許証や自動車保険、駐車場所なども確認します。

また、所得税上の非課税額は片道距離によって異なるため、実際の通勤距離を正確に把握しておく必要があります。

通勤手当はいくらまで非課税？【2026年最新】

給与に加算して支給される通勤手当は、所得税上、一定の条件・金額まで非課税となります。

非課税限度額は通勤方法によって異なるため、給与計算担当者は申請内容に応じて適切に判定する必要があります。

電車・バスなど公共交通機関を利用する場合

電車やバスなどの公共交通機関を利用して通勤する場合、「最も経済的かつ合理的な経路および方法」による1か月当たりの運賃等の額が非課税となり、最高限度額は月15万円です。

15万円を超えて通勤手当を支給する場合、超えた部分は給与として所得税等の課税対象となります。

なお、合理的な経路であれば新幹線や特急列車の運賃等も対象となる場合がありますが、グリーン料金は非課税となる合理的な運賃等には含まれません。

マイカー・バイク・自転車を利用する場合

自動車や自転車などの交通用具を利用して通勤する場合は、片道の通勤距離に応じて非課税限度額が決まります。

2026年4月1日以後に支払われるべき通勤手当については、次の金額が適用されます。ただし、同日前に支払われるべき通勤手当の差額として追加支給するものは除かれます。

片道の通勤距離	1か月当たりの非課税限度額
2km未満	全額課税
2km以上10km未満	4,200円
10km以上15km未満	7,300円
15km以上25km未満	13,500円
25km以上35km未満	19,700円
35km以上45km未満	25,900円
45km以上55km未満	32,300円
55km以上65km未満	38,700円
65km以上75km未満	45,700円
75km以上85km未満	52,700円
85km以上95km未満	59,600円
95km以上	66,400円

2026年4月の改正では、片道65km以上について新しい距離区分が設けられました。

【参考】国税庁「通勤手当の非課税限度額の改正について」

2026年4月から一定の駐車場料金も非課税限度額に加算できる

2026年4月1日以後に支払われるべき通勤手当については、マイカー等で通勤し、一定の要件を満たす駐車場等の料金を負担することを常例とする人は、通勤距離に応じた非課税限度額に、1か月当たりの駐車場等の料金相当額を加算できます。加算できる金額の上限は月5,000円です。

対象となるのは、勤務先や通勤に利用する駅・停留所などの周辺にある駐車場等で、自転車やバイクの駐輪場も含まれます。一方、自宅付近で車両を保管するための駐車場等は対象になりません。複数の対象駐車場等を利用している場合も、加算できるのは料金の合計額について月5,000円までです。

たとえば、片道18kmを自動車で通勤し、対象となる駐車場に月4,000円を負担している場合、

となります。

なお、従業員から駐車場の契約書や領収書を提出させること自体に法令上の一律の義務はありませんが、非課税限度額を算定するためには実際の駐車場料金を確認する必要があります。国税庁は、必要な金額が確認できる書類の提示等を受けるなどして確認するよう案内しています。

非課税限度額を超えて通勤手当を支給することもできる

所得税の非課税限度額は、会社が従業員へ支給できる通勤手当の上限ではありません。

たとえば公共交通機関の通勤手当を月17万円支給する社内制度を設けることもできます。

ただし、非課税限度額が15万円であれば、超過する2万円については給与として課税されます。

所得税で非課税でも社会保険料の計算には含まれる

通勤手当で特に間違えやすいのが、所得税と社会保険で取扱いが異なる点です。

所得税では一定額まで非課税ですが、健康保険・厚生年金保険の標準報酬月額を算定する際には、原則として通勤手当も報酬に含まれます。

日本年金機構も、標準報酬月額の基礎となる給与には基本給や残業手当だけでなく通勤手当も含むとしています。

通勤手当申請書を運用する際の注意点

通勤手当申請書を作成しても、申請内容をそのまま給与へ反映するだけでは適切な運用とはいえません。

会社側でも申請内容を確認し、自社の規程や税務上の取扱いに沿って処理することが重要です。

合理的な通勤経路か確認する

通勤経路については、会社がどの経路まで通勤手当の対象とするのか基準を設けておきましょう。

「最安ルートのみ」「最短時間のルート」「乗換回数も考慮する」など、基準が曖昧だと従業員ごとに判断が異なる可能性があります。

なお、所得税の非課税判定における公共交通機関の経路については、運賃だけでなく時間や距離なども踏まえた「最も経済的かつ合理的な経路および方法」で判断します。

通勤手当の支給基準を就業規則・賃金規程と統一する

通勤手当申請書の記載内容と、社内規程の支給基準が食い違わないようにしましょう。

たとえば、次の事項を決めておくと運用しやすくなります。

申請経路と実際の通勤経路が異なる場合に注意する

会社へ申請した高額な経路とは別の安価な経路で実際には通勤しているなど、申請内容と実態が異なるケースも考えられます。

通勤手当を実費補助として支給する会社では、不正受給につながる可能性もあるため、届出内容に変更があった場合の再申請を義務づけておくことが重要です。

ただし、経路変更があったからといって直ちに「不正」と判断せず、まず本人へ事情を確認し、自社規程に沿って対応しましょう。

マイカー通勤では距離や駐車場料金を確認する

2026年4月以降、マイカー等の通勤手当については距離区分が細分化され、さらに一定の駐車場等の料金について月5,000円を上限とする加算制度が設けられています。

自動車等を利用する従業員については、片道距離や駐車場の利用状況を確認できる申請書にしておくと、非課税限度額を判定しやすくなります。

パート・アルバイトの取扱いにも注意する

通勤手当の支給自体に一律の法的義務はありませんが、正社員とパート・有期雇用労働者の待遇差については、パートタイム・有期雇用労働法上の不合理な待遇差の禁止に注意が必要です。

2026年10月1日から改正同一労働同一賃金ガイドラインが適用されます。厚生労働省のガイドラインでは、通勤手当について、通常の労働者と短時間・有期雇用労働者との間で不合理な待遇差を設けない考え方が示されています。

「正社員だから全額支給、パートだから一切支給しない」など雇用形態だけで機械的に扱わず、支給目的や勤務実態などを踏まえて制度を設計しましょう。

通勤手当申請書に関するよくある質問

まとめ

通勤手当申請書は、従業員が自宅から勤務先までの通勤経路や交通手段、運賃、通勤距離などを会社へ申告するための書類です。法律で統一された様式はないため、自社の通勤手当規程に合わせたフォーマットを作成できます。

入社時だけでなく、転居や通勤経路・交通手段の変更時にも申請してもらう仕組みを設けることで、通勤手当の過払い・不足払いを防ぎやすくなります。

また、2026年4月からはマイカー等の通勤手当の非課税限度額が見直され、片道65km以上の区分が細分化されました。一定の要件を満たす駐車場等についても、月5,000円を上限として非課税限度額へ加算できるようになっています。

申請項目を一から作成する手間を省きたい場合は、申請合計金額を自動計算できる労務SEARCHのExcelテンプレートをご活用ください。

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