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【オフィスステーション導入事例】株式会社ツクイスタッフ様による課題と導入効果

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特別記事企業インタビュー

労務SEARCHを運営する株式会社エフアンドエムは、クラウド型労務・人事管理システム「オフィスステーション」を提供しています。今回は数あるクラウド労務管理システムの中からオフィスステーションを選んでいただいた株式会社ツクイスタッフ業務部長の久保田様、人事給与担当の山中様と佐々木様、情報システム担当の横松様にお話を伺いました。
株式会社ツクイスタッフ業務部長の久保田様、人事給与担当の山中様と佐々木様

株式会社ツクイスタッフ様について

東証一部上場企業である株式会社ツクイ様の一事業から分社化した株式会社ツクイスタッフ様(2016年1月に分社化)は、全国各地の介護事業所に展開している介護特化型人材派遣会社です。

「福祉に・ずっと・まっすぐ」のスローガンの下、派遣スタッフ一人ひとりのキャリア支援を行うことで、お客様に喜んでいただける派遣スタッフの質の向上に努め、介護業界全体の人材不足解消に貢献されています。

人材派遣業という特性から、月間の入退社の手続きは400名を超え、多い時には3日間で100人分の離職票を作成されているとのことです。

株式会社ツクイスタッフ様の課題

【株式会社ツクイスタッフ様】
創業47年、デイサービスや訪問介護の民間介護サービス事業者である株式会社ツクイから分社化。約15年前から手掛けていた介護スタッフの人材派遣事業を引き継ぐ。

株式会社ツクイスタッフ様の労務関連情報
項目 規模
社員数 200名
派遣スタッフ 2,400~2,500名
支店数 34支店
労務管理対象者 派遣スタッフを含む約2,700名
業務内容 入退社の手続き(社会保険・雇用保険等)、給与計算
担当者数 2名
現在の申請方法 雇用保険・社会保険の喪失だけ電子申請で行っている

※2017年4月時点


株式会社ツクイスタッフ様にヒアリングを実施したところ、以下の課題が見えてきました。

【株式会社ツクイスタッフ様の課題】

  • 約2,700名分の労務関連業務を2名で対応(月間400人の入社手続きを担当)
  • 親会社で行われていた分業体制が構築されていない
  • 法律改正、制度変更の対応に多大な労力が必要
  • 34支店ごとにハローワークに書類を提出していた
  • 入社時期である4月や月初、年度更新・算定基礎の時期に業務負担が大きくなる
  • 離職票(紙面)を1回で100人分を作成する必要があった
  • 社内のシステム部門にはメンテナンスできる人員もおらず、ノウハウもなかった(様式変更といった要望に柔軟な対応ができなかった)

ツクイスタッフ様が抱えていた労務関連の課題は主に2つの要因が担当者様の負荷を高めていたことがわかりました。

労務管理の負荷が高まる要因とは

頻繁に起こる法改正や煩雑な書類による申請で負荷が高まりやすい労務管理業務は、紙面による手続きやe-Govをはじめとした既存システムとの兼ね合いが原因になりやすいといえます。

ツクイスタッフ様は派遣事業の特性上、インタビューでは派遣事業における労務管理のさまざまな問題がみえてきます。

労務管理の負荷が高まる要因とは

この度は弊社のオフィスステーションを導入していただき、誠にありがとうございます。2,700名近くの方々の労務管理をされていたとのことですが、派遣会社は業務の特性上、入退社の手続きが頻繁に発生します。社会保険・雇用保険などの手続きはどのような体制で対応されているのですか?

山中様
全ての社会保険、雇用保険の手続きを佐々木と2名で対応しており、私は給与計算も担当しています。労務管理は年度更新・算定基礎といった季節業務も大変です。

佐々木様
月初や4月など人員の入れ替わりが多い時期は特に忙しく、法律改正や制度変更の対応も大変です。

山中様
オフィスステーションの導入前は雇用保険・社会保険の喪失だけ電子申請で行い、離職票はすべて書面での申請を行っていました。
退職届を受け取ってから3日以内に提出しなければならず、多いときは1回で100人分以上、100人分を2~3日で作成する必要がありました。

社内のシステム部門ではどんな支援されていましたか?

横松様
分社化前から親会社のメンバーが社会保険手続きの管理や帳票の出力機能は社内で作っていました。しかし、ツクイスタッフにはメンテナンスをできる人員もおらず、
ノウハウもありませんでした。そのため、法改正への対応や現場の要望に応える体制が不十分でした。

山中様
雇用保険の喪失届にマイナンバーを記載する様式に変わったとき、社内システムも帳票印刷用に様式を変更したかったのですが、影響範囲が労務担当者2人のためそのときはシステム対応はされず、雇用保険の喪失手続は全て手書きになっていました。

久保田部長
本社ではe-Govを使用していたので、ツクイスタッフでもe-Govを使おうということにもなりましたが、思わぬ落とし穴にはまってしまいました。

山中様
分社化したときに会社のインターネット環境の認証方式が変わって、やり方も変わってしまったのです。結果的に書面での申請手続きが増えてしまいました。

どういった負担が増えてしまったのでしょうか。

山中様
書面での申請だと、役所によって受け取りのタイミングや役所ごとで様式が微妙に異なることもあり、何回も印刷のやり直しが発生していました。全国の支店でのやりとりも頻繁になり、書類の「送った」「送らない」といったやりとりのほか、束の中から過去の書面を探し出す、紙の保管場所が必要など物理的な負担も大きかったです。

e-Govの導入は労務管理の軽減につながりましたか?

山中様
社会保険は改善できましたが、雇用保険は従業員ごとにe-Govの画面にひとつずつ打ち込む必要があり、いずれにせよ大変でした。特に離職票の画面入力はひとつずつ打ち込むため、時間がとてもかかりますし、途中で作業内容を見失ってしまい、本当に大変でした。

久保田部長
紙が画面に変わっただけで、テキストボックスにひたすら入力するため、紙の方が早いですね(笑)

オフィスステーションを選んだ決め手とは

オフィスステーションは「初めてシステムを開いた方でも操作できる」というコンセプトで開発しているため、「使いやすさ」と「わかりやすさ」には絶対の自信があります。ツクイスタッフ様はどのような理由でオフィスステーションの導入を決めたかをお聞きしました。

数あるシステムの中からオフィスステーションを選んでいただいたポイントはなんでしょうか

山中様
候補リストを上から電話していきましたが、「システムを見たい」とお伝えしても対応してくれない、私たちが求める仕様に対応できないという会社さんが多かったと思います。ツクイスタッフにとって、クラウドのシステムでないと実現が難しかったこともあると思います。

横松様
利用人数が限られていたため、導入費用やメンテナンスを考えるとクラウドのシステムが最適だと思っていました。法改正や様式変更が頻繁に起こりやすい労務管理では、オンプレミス型だとバージョンアップが大変ですが、オフィスステーションはメンテナンスが不要なため、助かっています。また、実際に使う人が使いやすいやつということも決め手でした。

山中様
オフィスステーションはやりたいこと別にアイコンで分かれていて、「見やすさ」と「わかりやすさ」を徹底的に意識していると感じました。パッと見たときにわかりやすいです。

久保田部長
弊社はe-Govとの接続機能を重視していました。弊社では社員向け、派遣スタッフ向けに別々のシステムを使用していて、社会保険・雇用保険の手続きのために基幹システムを入れ替えることは難しい状況でした。
しかし、多くの社会保険・雇用保険手続きのシステムは「人事給与システムとセット」というように、その他の機能が一緒になっていたんです。確かにすべての機能を導入して載せ替える方が使いやすいかもしれませんが、弊社は既存システムを使いながら、電子申請の使い勝手を良くしたかった。その点ではオフィスステーションが一番でした。

久保田部長
弊社はe-Govとの接続機能を重視していました。弊社では社員向け、派遣スタッフ向けに別々のシステムを使用していて、社会保険・雇用保険の手続きのために基幹システムを入れ替えることは難しい状況でした。
しかし、多くの社会保険・雇用保険手続きのシステムは「人事給与システムとセット」というように、その他の機能が一緒になっていたんです。確かにすべての機能を導入して載せ替える方が使いやすいかもしれませんが、弊社は既存システムを使いながら、電子申請の使い勝手を良くしたかった。その点ではオフィスステーションが一番でした。

オフィスステーションの使い勝手はいかがですか?

山中様
離職票の作成は、思った以上に使いやすく、実際に申請もできました。データ連動で登録しているデータも引き出せ、手直しが必要な場合も簡単に手直しできたので、今後の業務は大幅に改善しそうです。一番効果を期待している離職票です。各支店からハローワークに書類提出しに行くことが大変だったため、私たちがやり取りを代行できれば、
現場に負荷がかからなくなると思います。取得喪失の申請は書類の数も多いので、できるだけ電子申請で行うようにしたいですね。

今後オフィスステーションに期待することを教えて下さい。

佐々木様
外国人の手続きもお願いしたいです。

山中様
帳票の様式変更も早ければ、5営業日で対応していただけるとのことで、とても助かります。

山中様
いろいろ要望を出させていただいているのを、柔軟に対応していただけることも心強いです。

株式会社ツクイスタッフ様の課題発生と解決のプロセス

バックオフィス業務のムダをなくし、自動化することがオフィスステーションの目指す姿です。今回、導入を決定していただいた株式会社ツクイスタッフ様は、分社化をきっかけに既存システムとの兼ね合いから労務管理業務の負荷が発生していました。オフィスステーションはお客様が既に導入しているシステムとの併用を可能とするため、大幅な業務改善を実現できました。

株式会社ツクイスタッフ様の課題発生と解決のプロセス
【分社化によるシステム上の都合が発生】

  • インターネット環境の認証方式の変更
  • 親会社の仕組みをそのまま導入できない(人員・ノウハウの不足)
  • 費用対効果によるシステム入れ替えの難しさ

【e-Gov、紙面申請のデメリットが最大化】

  • 役所ごとの頻繁な様式変更や物理的コストの増大(役所への移動や支店とのやりとりの増加)
  • 書面記入と工数の変わらないe-Govの仕様への対応
  • オンプレミス型システムでの運用の困難

【オフィスステーションによる解決方法】

  • メンテナンスフリーによる維持コストの削減
  • 直感的なユーザービリティによる業務改善
  • 既存システムとの連携・併用

株式会社ツクイスタッフ様の課題発生と解決のプロセス

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