この記事でわかること・結論
- 労働者名簿とは
- 労働者名簿の保管期間や起算日
- 労働者名簿の書き方
- 労働者名簿作成の際の注意点
この記事でわかること・結論
労働者名簿は、労働基準法によって設置が義務づけられた法定三帳簿のひとつ。他には、賃金台帳と出勤簿があります。労働者名簿を作成する際は、労働基準法で定められた記載項目を漏れなく記載するとともに、適切に保管・管理することが大切です。
今回は、労働者名簿の役割や作成方法、保存期間や様式などについて詳しく解説します。
目次
労働者の氏名や生年月日、社内における履歴などを記載した帳簿のことです。
労働基準法107条で、以下のように定められています。
使用者は、各事業場ごとに労働者名簿を、各労働者（日日雇い入れられる者を除く。）について調製し、労働者の氏名、生年月日、履歴その他厚生労働省令で定める事項を記入しなければならない。
日々の労務管理だけではなく、労働基準監督署や年金事務所などの調査時に提示を求められるため、内容に漏れがないように作成し、適切に保管しておくことが重要です。
出典：労働者を雇用したら帳簿などを整えましょう | 厚生労働省
労働者名簿は、会社の規模や事業内容、設立年月日などに関係なく、従業員を1人以上雇用しているすべての企業・個人に設置が義務づけられています。個人事業主でも、従業員を雇用している場合は労働者名簿の作成が必要です。
ただし、日雇労働者の労働者名簿は作成する必要がありません。雇用保険法において、日雇労働者は以下のいずれかに該当する人を指します。
労働者名簿は、保管方法や更新に規定が設けられています。個人情報漏えい対策や必要なときに参照できるように整備するために、保管方法や更新の規定を守ることが大切です。
労働者名簿の保管方法は、労働基準法で明確に定められていません。そのため、電子化が進んでいない企業では、紙媒体で保管していることが多いでしょう。しかしながら、ペーパーレス化やIT化は政府主導のもとで進められているため、労働者名簿はなるべく電子データで保管することが大切です。
電子データで保管することで、災害時に紛失したり社外へもち出されたりするリスクを軽減できます。また、保管場所が圧迫されないため、省スペース化につながります。電子データで保管する際は、以下のような条件を満たす必要があります。
電子データで保管する際の条件
出典：労務関係の書類をパソコンで作成して保存したいのですが、可能でしょうか。 | 厚生労働省
労働者の退職・解雇・死亡の日から起算して3年間の保存が義務づけられています。
保存期間の起算が開始した際に対象の労働者名簿に起算日を記入
労働者名簿は、労働者の退職・解雇・死亡の日から起算して3年間の保存が義務づけられています。保存期間の起算が開始した際に対象の労働者名簿に起算日を記入し、別の場所に保管することで現従業員の名簿と混同せずに済むでしょう。
労働者名簿の内容は、変更があった際に速やかに更新する必要があります。たとえば、結婚によって名字が変わった、住所が変わった、昇進したなどの場合が挙げられます。紙で保管する場合は、該当箇所に二重線を引いたうえで訂正印を押し、内容を更新しましょう。
電子データで保管する場合の更新方法について明確な規定はありません。紙の場合と同じ、取り消し線を引いて電子印鑑を押したうえで内容を更新するのが確実です。
厚生労働省は、上記のように労働者名簿のテンプレートを用意しています。必須事項が記載されていれば、縦書きや横書き、順序などに規定はありません。必須事項と記載内容は以下のとおりです。
履歴については、社内における人事異動や昇進などで問題ありません。高校や大学の卒業年月日まで記載しておくと安心でしょう。
出典：主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式） ｜ 厚生労働省
労働者名簿の用途は大きく分けて下記3つです。
労働者名簿は、企業が労務関係の処理をおこなうために利用するだけではなく、公的機関による調査の際に提出します。
労働者名簿には従業員の人事異動や出向などの履歴を記載するため、過去のデータを参照したいときに役立ちます。
雇用保険や社会保険関連の手続き、福利厚生の対象になるかどうかの判断などに必要な情報を速やかに取得できます。
労働基準監督署の調査時には、労働者名簿の提出を求められます。
労働者名簿の不備を理由に罰則を課せられる恐れもあるため、適切な保管および情報の速やかな更新に努めましょう。
労働基準監督署の調査は突然訪れるため、定期的に内容を見直すのではなく、常に適切な内容になっていることが重要です。
年金事務所の調査時にも、労働者名簿の提出が求められる場合があります。
これは、社会保険料の徴収において、労働者が本当に存在するのかを確認する必要があるためです。
不備が発覚した場合は罰則を課せられる恐れがあるため、必ず内容は更新しましょう。
労働者名簿は、個人情報漏えいの観点から適切な方法で保管するとともに、法令に従って作成する必要があります。
労働者名簿は個人情報および企業の機密情報に該当します。次の対策によって情報漏えいを防ぎましょう。
紙と電子データのいずれの場合にも、上記の対策を徹底することが大切です。人の目に触れる場所に放置しないこと、公言しないことなど、基本的なルールを守りましょう。
また、USBに入れて社外に持ち出すのを禁止することで、飲食店や出張先などで紛失するリスクを解消できます。電子データで保管する場合は、自己判断で労働者名簿へのアクセス件を他者に譲渡したり付与したりしてはいけません。
出典：対策のしおり | 情報セキュリティ | IPA 独立行政法人 情報処理推進機構
労働者名簿は、事業所単位で作成する必要があります。
本社の従業員の労働者名簿は本社に保管し、支社の従業員の労働者名簿は支社に保管します。
ただし、支社があったとしても、事業をおこなう場がひとつの場合は、労働者名簿はひとつにまとめましょう。
事業所に労働者名簿の管理・運用ルールを通達し、一貫した対応を取ることが重要です。
労働者名簿は、全従業員分を作成したうえで適切に保管する必要があります。情報に変更があった際は速やかに更新することが大切です。労働者名簿を不備なく作成し、適切に保管することで、日々の労務関係の処理に役立てられることに加え、公的機関による調査によって不備を指摘される心配がありません。
労働者名簿の作成方法や保管期間、更新などの規定を守り、適切に管理・運用しましょう。
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