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【人事向け】内定承諾書とは?内定者に送るタイミングや内容・注意点を解説

内定承諾書とは?内定者に送るタイミングや内容・注意点を解説

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入社希望者に内定を出した後は、内定承諾書を送ることが重要です。内定承諾書は必須な書類ではないものの、内定を誓約する書類のため、他の企業に入社されてしまうリスクを軽減できます。本記事では、内定承諾書の書き方や送るタイミング、内容、注意点などについて詳しく解説します。

この記事でわかること・結論

  • 内定承諾書は、内定を通知された内定者が企業への入社の誓約をする際に企業へ送付する書類
  • A4サイズの内定承諾書を折らずに「角型2号」入れて送ることが一般的
  • 内定承諾書の添え状の同封方法は企業が内定者に送付したときと同じ形式にする
監修者労務SEARCH 編集部

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内定承諾書とは

内定承諾書とは

内定承諾書とは

内定承諾書は、内定を通知された内定者が企業への入社の誓約をする際に企業へ送付する書類です。内定誓約書とも呼ばれます。

似た名称の書類に「内定通知書」があります。内定通知書は、内定したことを企業が内定者に通知する書類です。どちらの書類も企業が内定者に対して発行し、内定承諾書については内定者が必要事項を記入して返送します。

内定承諾書の記載内容

内定承諾書の記載内容は、企業によって異なります。主な記載内容は次のとおりです。

内定承諾書の記載内容

  • 作成年月日(内定者が記入するため空欄)
  • 企業名と代表者名
  • 内定承諾書のタイトル
  • 内定通知を受領した旨と受領日
  • 内定を承諾することを示す文言
  • 内定承諾書の提出後に無断で入社拒否しないことを誓約する旨
  • 入社の必要書類を遅滞なく送付する旨
  • 住居変更時には遅滞なく連絡する旨
  • 内定者の氏名の記入および捺印の欄
  • 保証人の氏名の記入および捺印の欄

記載項目が多すぎると見落としのリスクが高まるため、上記を中心に必要最小限の項目を定めましょう。

内定承諾書の送り方の基本

内定承諾書の送り方の基本

内定承諾書のサイズに規定はありません。一般的には、A4サイズの内定承諾書を折らずに「角型2号」の封筒に入れて送ります。もしくは、三つ折りにして「長形3号」に入れて送りましょう。

また、返信用封筒を同封することがマナーです。

内定承諾書を送るときのポイント

  • A4サイズの内定承諾書を折らずに「角型2号」入れて送ることが一般的
  • 必須ではないものの返信用封筒を同封することがマナー

内定承諾書に期待できる効果

内定承諾書を内定者に送ることは、法的に定められてものではありません。送らなくとも、電話やメールで入社するかどうかを確認するだけで事足ります。内定承諾書をあえて送るメリットについて解説します。

内定承諾書に期待できる効果

  • 内定辞退のリスクを軽減できる
  • 認識の相違が起こりにくくなる
  • 36協定を電子申請する際の注意点、テキストが長い場合のイメージです。テキストが長い場合のイメージです。

内定承諾書に期待できる効果について詳しく見ていきましょう。

内定辞退のリスクを軽減できる

内定承諾書の送付・返送を求めることで、内定辞退のリスクを軽減できます。電話やメールよりも正式な文書でのやり取りの方が責任感が生まれ、心理的に内定辞退が難しくなります。

内定承諾書に法的拘束力はない

内定承諾書は法的拘束力をもたない書類であり、内定者が企業に入社する意思を示す形式的な文書です。法的には雇用契約を成立させるものではなく、双方が自由に撤回できる性質をもちます。そのため、内定承諾書の返送があったからといって、内定辞退に対する警戒を解くことはできません。

認識の相違が起こりにくくなる

内定者と企業の間で認識の相違があると、入社手続きがスムーズに進みません。内定承諾書には入社手続きに関わる情報も記載し、認識の相違を防ぐことが大切です。入社手続きには、人事担当者以外に複数人が関わるため、部署間の連携を円滑にするためにも内定承諾書の必要性は高いと言えます。

内定承諾書を送るタイミング

内定承諾書を送るタイミング

内定承諾書を内定者へ送るタイミングは、内定の通知後1週間~10日程度です。提出期限は1週間程度に定めることが一般的です。提出期限を定めない場合、企業は内定者の入社手続きを進めることができないため、時間的な損失が生じます。

内定承諾書がいつ届くのか質問があったときの対応

内定承諾書の存在を知っている内定者に、書類が届く時期を質問される可能性があります。入社に対する意識が高いとも捉えられるため、なるべく速やかに送付することが大切です。内定承諾書に法的拘束力はないものの、他の企業へ優秀な人材が流れてしまうリスクを軽減できます。

内定承諾はメールでも可能な企業もある

通常、内定承諾書を内定者に送り、必要事項を記入して返送されたものを受け取ることで、内定を承諾したとみなします。企業によっては内定承諾書ではなく、電話で内定承諾を確認する場合があります。

また、内定者が電話に出ない場合は折り返しかかってくるものですが、担当者が不在の場合はメールで内定承諾の旨が送られてくることもあるでしょう。この場合、電話をさらにかけ直すか、内定承諾のメールをもって内定承諾の完了とみなすかは企業によって異なります。厳密なルールはないため、社内の規定に沿って対応しましょう。

内定承諾メールの書き方に注目

内定承諾書は、内定者が一般的なビジネスマナーを習得しているかどうかを確認する手段の一つです。同様に、内定承諾メールの書き方から、ビジネスマナーを測ることができます。単なる内定承諾のメールと捉えず、言葉づかいや書式も確認しましょう。

内定承諾書の添え状の書き方

内定承諾書の添え状の書き方

企業が内定承諾書を送る際は、添え状は必要ありません。しかし、内定者が内定承諾書を企業へ返送する際は、ビジネスマナーとしては添え状が必要です。内定者のビジネスマナーを確認する一環として、添え状の書き方について確認しておきましょう。

内定承諾書の添え状の書式

内定承諾書の書式は、PCか手書きのいずれかです。多くの内定者はPCで作成するでしょう。手書きの方が丁寧な印象があるかもしれませんが、重要なのは記載内容です。

書式でPCスキルは判断できない

PCで作成したからといって、PCスキルが高いとは限りません。フォントの種類やサイズ、フォントカラーの設定、基本的な文章作成能力があれば内定承諾書の添え状を作成できます。そのため、書式でPCスキルは判断できません。

内定承諾書の添え状の記載項目

内定承諾書の添え状の記載項目は以下のとおりです。

内定承諾書の添え状の記載項目

  • 作成年月日
  • 宛名
  • 差出人の名前
  • タイトル
  • 時候の挨拶
  • 内定に対するお礼と入社後の抱負
  • 同封書類一覧

上記からは、内定者のビジネスマナーや不明点を自ら調べて解決できる能力を測ることが可能です。

内定承諾書の添え状の同封方法

内定承諾書の添え状は、内定承諾書と同じ封筒に入れます。A4サイズの内定承諾書を折らずに封筒に入れて内定者に送付した場合は、返送のときも折らずに入れられる「角型2号」を使用することがマナーです。郵送中に書面が折れないように、クリアファイルに入れてあるとなお良しとされています。

内定承諾書の添え状封筒の色は白がベストなものの、茶封筒でも問題ありません。

内定承諾書の添え状の同封方法

  • 企業が内定者に送付したときと同じ形式にする
  • 茶封筒でも可能だが白の封筒がベスト
  • クリアファイルに入れて折れ目がつかないようにしてあるとなお良し

内定承諾書についてよくある質問

内定承諾書についてよくある質問

内定承諾書の提出後に就活を続けていることが発覚したらどうする?
内定承諾書には法的拘束力がないため、内定者の就職活動を制限することはできません。内定承諾書は内定通知から1週間~10日程度で内定者に送付するため、時期によっては就職活動を継続する場合もあります。しかし、内定辞退となれば採用スケジュールに大きな支障をきたすため、就職活動を続けていることが発覚した場合は、改めて入社希望の意思について確認した方がよいでしょう。
内定承諾書を送らないと企業の印象は悪くなる?
内定承諾書を送付しない場合、電話やメールで内定者に入社の意思を確認します。内定通知から入社日まで必要な連絡を怠ると企業の印象が悪くなるかもしれませんが、内定承諾書を送付しないからといって印象が悪くなるとは限りません。より丁寧で厳格なイメージを与えたい場合は、内定承諾書はなるべく送りましょう。
内定承諾書は保管が必要?
内定承諾書は、入社することを誓約するための文書のため、社内で保管が必要です。デジタル・アナログのどちらでも問題ありません。紙で保管すると、社外への持ち出しによる情報漏えいや災害時の紛失のリスクがあるため、なるべくデジタルで保管しましょう。

まとめ

内定承諾書は、内定者に対して入社する意思を誓約させる書類です。電話やメールよりも書面の方が印象に残りやすいため、内定辞退のリスクを軽減できます。ただし、法的拘束力はないため、入社当日までは内定辞退のリスクを考慮する必要があります。今回、解説した内容を参考に内定承諾書を適切に作成しましょう。

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