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入社手続きのチェックリストを持っていますか?

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従業員の入社時には、必要になる手続きや書類がいくつかあります。企業によっては、法律で定められた物以外にも準備が必要な物があります。本記事では、入社手続きの際、必要となる書類や手続きについて、チェックリストと共に紹介します。業務担当者の方は紹介するチェックリストを参考に、漏れや遅れがないよう準備しましょう。

監修者
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入社手続き業務の全体チェックリスト

入社手続き業務の全体チェックリスト

入社が決まったら、以下のチェックリストに沿って、順番に入社手続きの準備を進めていきます。必要な書類や貸し出し品は企業によって異なりますので、漏れがないよう注意します。

  • 入社時に必要な書類の準備・発送
  • 貸し出し物や備品の準備
  • 法定三帳簿の作成
  • 社会保険の手続き
  • 雇用保険の手続き
  • 住民税の手続き

入社時に必要な書類の準備・発送

入社手続きをおこなう前の段階で、手配や発送をしておく書類を紹介します。多くの会社で、これら書類は事前に発送し、入社前か入社時に提出を求めます。法律で義務づけられた書類と、企業ごとに任意で提出を求める書類があります。自社のルールに沿って漏れなく準備します。

  • 採用通知書(内定通知書)
  • 入社承諾書・誓約書の送付
  • 入社手続きに関する案内通知
  • 労働条件通知書・雇用契約書の送付
  • 身元保証書

採用通知書(内定通知書)

採用通知書は法的な義務はないため、決まったフォーマットはありません。企業によってはメールや口頭で伝えることも多いです。採用を決定した旨を記載しますが、採用通知書とあわせて入社日や応募のお礼などが書かれていることが一般的です。

入社承諾書・誓約書の送付

内定者が正式に採用に応じることを証明(誓約)する書類です。法律上の義務ではありませんが、採用通知書に返信する形で、こちらの入社承諾書や誓約書の提出を求める企業もあります。

入社手続きに関する案内通知

入社時の手続きに必要な書類のなかで、内定者側で準備してもらう書類について明記されています。漏れなく記載することで、入社時のスムーズな手続きに繋がります。

労働条件通知書・雇用契約書の送付

労働条件通知書と雇用契約書は、どちらも法律で締結が義務づけられています。入社後に条件面の認識齟齬が起きないためにも、労働条件を正しく明記しておく必要があります。

身元保証書

身元保証書とは、入社する社員の身元保証人を設定するための書類です。故意または重度の過失によって従業員が企業に損害などを与えたとき、本人とともに責任を負うことを目的としています。

内定者に必ず提出してもらう書類

内定者に必ず提出してもらう書類

ここでは、内定者に基本的に提出してもらう書類について解説します。

  • 年金手帳
  • 雇用保険被保険者証
  • 前職の源泉徴収票
  • 扶養控除等申告書
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 給与振込口座の届書
  • マイナンバー
  • 健康診断書

年金手帳

年金手帳は厚生年金の加入手続きの際に必要です。年金手帳に書かれた「基礎年金番号」が必要になります。もし年金手帳を紛失してしまった場合は、年金事務所で再交付が可能です。

雇用保険被保険者証

雇用保険の加入にあたり、「雇用保険被保険者番号」が必要です。この番号を確認するために、雇用保険被保険者証が必要になります。雇用保険に以前加入していた中途入社の方は、この番号を引き続き使用して加入するため、雇用保険被保険者証を新しい職場に提出します。

前職の源泉徴収票

前職の源泉徴収票は、年末調整の際に必要になります。年をまたいで就職した方や(11月退職2月入社などの場合)、今回の入社が今年の就職において初めての場合、源泉徴収票を提出する必要はありません。

扶養控除等申告書

正式名称を「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」と呼びます。この書類をもとに、配偶者や扶養家族の有無を確認し、源泉徴収する所得税が算出されます。扶養家族がいない場合もこの書類は提出が義務づけられています。

健康保険被扶養者異動届

扶養家族がいる場合、「健康保険被扶養者異動届」の提出が必要になります。また、被扶養者の追加や削除があった場合も、この届書は随時提出する必要があります。

給与振込先の届書

給与振込先の届書は、給与を受け取る金融機関の口座情報を届け出るために必要です。場合によっては、通帳コピーの提出も必要になりますので、会社のルールを確認し、内定者に準備してもらいます。

マイナンバーが記載された公式文書

年末調整や雇用保険、社会保険の加入手続きの際にマイナンバーが必要となります。注意点として、マイナンバー情報を受け取る場合は、必ず使用目的を伝えてから受け取る必要があります。

内定者に必要に応じて提出してもらう書類

内定者によって提出を求める書類を紹介します。これ以外にも、企業によって独自に必要となる書類があるかもしれません。そちらと合わせて漏れがないよう手配します。

  • 免許や資格に関係する書類
  • 住民票記載事項証明書
  • 卒業証明書
  • 成績証明書
  • 退職証明書

免許や資格に関係する書類

企業によって、入社時に特定の資格や免許を保有していることを書類の提出により証明する必要があります。証明書類は資格ごとに異なりますので、適切な書類を案内します。

住民票記載事項証明書

履歴書に書かれた住所と居住が同一であるかを確認するために取得します。住民税の手続きの際にも必要になります。

卒業証明書

新卒や第二新卒採用の場合、卒業証明書の提出を求めるケースがあります。なお新卒採用は内定段階ではまだ卒業見込みのため、その場合「卒業見込証明書」を提出してもらいます。

成績証明書

新卒採用の際に求められるケースがある書類です。大学なら履修した講義名や単位数、評価などが記載された書類です。一般的には大学の学生課で取り寄せることができますが、発行方法は大学のホームページなどで確認します。

退職証明書

中途入社の社員が前職を間違いなく退職していることを証明する書類です。企業としての発行義務はありませんが、自社で提出を求めるようなら、内定者には前の職場から取り寄せてもらいます。

貸し出し物・備品のチェックリスト

貸し出し物・備品のチェックリスト

貸し出し物や備品については、企業ごとに必要な物が異なります。従業員がスムーズに業務を開始できるよう、業務に必要な物品やアカウントなどはリストにしておき、漏れのないよう準備をおこないます。
以下に代表的な貸し出し物や備品のリストを作成しました。これ以外に必要なものがあれば、追記し独自のチェックリストを作成し管理します。

  • 社員証
  • 名刺
  • 支給PC
  • メールアドレス
  • システムアカウント
  • 業務用スマートフォン・形態

入社時に必要になる手続き

入社のタイミングでおこなっていく手続きについて解説します。保険や税金に関わる手続きが主ですが、すべて法律で期限が定められていますので、遅れが発生しないよう注意します。

法定三帳簿

法定三帳簿と呼ばれる「労働者名簿」「賃金台帳」「出勤簿」の3つを作成します。
労働者名簿は従業員情報を記載したものです。賃金台帳は給与の支払い状況を記録したものです。出勤簿は出勤日や労働時間が記載されたもので、タイムカードでは代用ができません。
これら3つの書類は労働基準法で作成と保存が義務づけられています。新しい従業員が入社した際は速やかに作成します。

社会保険

企業は条件を満たした従業員に対して、健康保険と厚生年金保険の加入手続きをおこなう必要があります。従業員が用意した年金手帳とマイナンバーを使い、入社から5日以内に「被保険者資格取得届」を年金事務所へ提出します。

雇用保険

1週間あたり所定労働時間が20時間以上かつ、31日以上の雇用が見込まれる方は加入が義務となっています。入社月の翌月10日までに、所轄のハローワークへ「雇用保険被保険者資格取得届」を提出します。

所得税と住民税の手続き

所得税と住民税の手続き

会社勤めの場合、基本的に住民税は給与から特別徴収という方法で引かれます。住民税の手続きは、内定者が新卒か中途かで異なります。新卒者の場合は特別な手続きはりません。中途入社の場合、前職でも特別徴収をしていたのであれば、前の職場に「給与所得者異動届出書」を作成してもらい、新しい職場に書類を転送してもらいます。
新しい職場では必要事項を記載し、市区町村に提出をします。これによって、新しい職場でも特別徴収で住民税を天引きしてもらうことができます。

所得税の手続きには、「扶養控除等(異動)申告書」の提出が必要です。また同じ年に転職して入社した方の場合は、前職の源泉徴収票を提出してもらう必要があります。所得税の納付は給与が発生した翌月10日が期日です。間に合うように手続きを進めます。

入社手続きはオンラインを活用して効率的に

ここまで、入社手続きに関する各種チェックリストを紹介しました。入社前におこなうことと入社時におこなうこと、また内定者に準備してもらうことなど、準備は多岐に渡ります。
今回の記事を参考に、企業のルールに沿ったチェックリストをもち、スムーズな入社手続きをおこないましょう。

また入社手続きだけでなく、労務の手続き業務には、昇給・昇格、休職や退職など範囲は多岐にわたります。どういった手続きが必要なのか詳しく知りたい方は、「正しい労務管理がわかるガイド」を手元に1冊持っておけると安心です。
ぜひ以下問い合わせフォームからご連絡ください。

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