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賃金台帳とは？書き方や記載事項、給与明細との違いを解説！
賃金台帳とは「労働者名簿」「出勤簿」にならび、労働基準法にて各事業場（企業）に作成・保存を義務づけられている法定帳簿のひとつです。
主に従業員に関する給与情報などを記載して保存しておきます。労務担当者であれば、作り方や書き方、給与明細との違いもおさえておきたいところです。
そこでこの記事では、賃金台帳についての基本や給与明細との違い、対象となる従業員の特長や記載項目を解説していきます。
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賃金台帳とは
賃金台帳とは、従業員に関する情報（労働日数・給与支払い情報・計算した期間など）を保存しておく書類のことを指します。
主に労務部門や総務部門などが賃金台帳の作成を担当している、という会社が多いでしょう。
労働基準法（第108条・第109条）にて、会社などの事業場ごとに作成と保存が義務づけられています。賃金台帳は法定三帳簿と呼ばれるうちのひとつであり、ほかには「労働者名簿」と「出勤簿」が該当します。
いずれも会社単位ではなく、事業場単位での用意が必要です。いつ労働基準監督署や年金事務所から提出を求められても、対応できるようにしておきましょう。
賃金台帳に記載する対象
賃金台帳に記載する情報は、その事業場で働いている方全員が対象になります。正社員はもちろん、パートタイム・アルバイトなどの雇用形態であっても記載が必要です。
しかし、派遣社員に関しては雇用主が異なるため対象外になります。その場合は、派遣元の企業が賃金台帳を作成します。
賃金台帳の役割
この賃金台帳を作成・保存する役割について、主に「雇用している労働者を保護する」というものがあります。
働いている方のあらゆる情報（給与・控除・労働状況など）を正確に残しておくことで、なにかあった際には引き出しとなります。会社の方針決めにも応用されるというケースもあるため、企業にとっては貴重なデータとも言えるでしょう。
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賃金台帳と給与明細の違い
賃金台帳に記載する従業員情報には、給与に関する項目もあります。では給与明細とどんな違いがあるのでしょうか。いまいちど区別して覚えておきましょう。
まず給与明細とは、以下のようなものです。
給与詳細や保険料など控除額などの通知であり、会社が従業員似対して作成するもの
なにか詳細な決まりなどがある訳ではなく、あくまで従業員が確認するための書類という役割があります。対して賃金台帳は、
労働基準法という法律で作成・保存が義務づけられており、会社が管理しておく書類
であるため、記載されている内容も少々異なります。「給与明細が賃金台帳の代わりになるのではないか」という意見もあるそうですが、記載項目が給与明細では足りないため難しいところです。
基本的には目的・役割の違いがあるということが分かりました。ほかにも法的根拠や記載項目など、それぞれの特長を簡易的にまとめました。
賃金台帳や給与明細書を扱う部門の方は、この違いや意味合いをしっかりと覚えておきましょう。
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賃金台帳の記載項目と書き方
賃金台帳に実際なにを記載すれば良いのか、記載項目について解説します。
賃金台帳の記載項目
- 従業員の氏名、性別、社員番号
- 賃金計算期間
- 労働日数/時間数
- 時間外勤務/休日勤務/深夜勤務
- 基本給/手当
- 控除金
上記のなかでも、重要な賃金台帳の記載項目を補足します。
賃金計算期間
賃金計算期間とは、給与を実際に計算する期間のことです。会社によって定めている「締め日」を参考に賃金台帳に記載します。
「月末締め」や「15日締め」の場合の記入例を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。
見出し書き方の例
- 1月1日から1月31日（月末締め）
- 1月16日から2月15日（15日締め）
- 1月26日から2月25日（25日締め）
また、この記載項目は「継続勤務が1カ月を超えない日雇い従業員」の場合は対象外となり記載が不要です。
労働日数/時間数
賃金計算期間のあいだに、従業員が動労した日数と時間をこの項目に記載します。通常の出勤日・勤務時間に加えて以下の内容も記載が必要です。
- 残業時間数
- 有給休暇分の日数/時間数
日頃から従業員の残業状況や、有給休暇申請の有無などが管理できる体制が整っていると賃金台帳への記載もラクになるでしょう。
時間外労働/休日勤務/深夜勤務
労働日数/時間数は残業など含むトータルの数値を記載するのに対し、時間外労働/休日勤務/深夜勤務は実際にどの時間帯に残業したのかなどの詳細な情報を記載します。
この記載項目をもとに企業が従業員へ無理な残業をさせていないか、法定時間内にとどまっているかなどを確認する場合があります。やむを得ず法定労働時間を超えさせてしまう場合は、労働基準法第36条への届出をしているかしっかりと確認しておきましょう。
法定労働時間は「1日8時間・週40時間までの勤務時間」となっているため、毎月しっかりと確認が必要です。
基本給/手当
毎月従業員へ支払っている給与を記載します。そのほか、以下のような各種手当があれば記載が必要です。
記載する手当の例
- 通勤手当
- 役員手当
- 割増賃金（残業手当）
- 住宅手当
- 臨時手当
- ボーナス など
基本的には従業員へ支払われるものはすべて記載するという認識で良いでしょう。また、基本給に関しては都道府県の最低賃金を下回っていないかなども確認が必要です。
控除額
この記載項目には各種税金や保険料、控除額などを記載します。
控除額へ記載するもの例
- 所得税
- 住民税
- 健康保険料
- 厚生年金保険料
- 雇用保険料
- その他控除
- 減給した賃金 など
【参考】労働者名簿及び賃金台帳の調整と記録の保存（第107条～第109条） | 愛媛労働局
賃金台帳の作り方
賃金台帳はどのような作り方があるのでしょうか。ここでは複数パターンの作り方を紹介します。
賃金台帳の作り方例
- 厚生労働省のフォーマットを使う
- Excelなどを使う
- 会計のシステム/ソフトを使う
まず、賃金台帳には決められた書式フォーマットはありません。記載項目が正確に記入さえしてあればどんなフォーマットでも可能です。
一から作成するのは面倒という方は、厚生労働省のWebサイトから賃金台帳用のフォーマットをダウンロードしましょう。そこからExcelファイルに転用しても良さそうです。
【参考】主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）｜厚生労働省
会計ソフトを導入するのもおすすめ！
厚生労働省がフォーマットを用意してくれるため、あとは数字を記載していけば賃金台帳は進められます。
ですが、賃金台帳の担当者様におすすめしたいのが「会計システム/ソフトの利用」です。
会計システムは、会社での重要な書類作成を自動化して効率的にサポートしくれる製品です。労務管理や給与計算など豊富なシステムがあり、それぞれを連携させることで賃金台帳の作成もラクに、より正確に済ませられるでしょう。
勤怠管理や税金計算、役所への申告書など日頃の業務もソフトで自動化ができます。この際、そういったITソリューションを導入してみてはいかがでしょうか。
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賃金台帳の保存期間は5年
賃金台帳はその保存期間について、労働基準法第109条にて以下のように定められています。
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
ですが、同じく労働基準法143条にて以下のようにも記載があります。
第百九条の規定の適用については、当分の間、同条中「五年間」とあるのは、「三年間」とする。
つまり、賃金台帳の保存期間は経過措置期間中であれば「最終記載日より3年」と規定されていることになります。注意点として、最終記入よりもあとに賃金支払いが発生した場合はその日より3年となるため気をつけましょう。
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まとめ
賃金台帳は会社の従業員に関する書類です。労働基準法で事業場ごとに作成と保存が義務づけられているため、特に正確な対応が求められます。
記載項目のなかには、36協定や労働基準監督署がいつでも確認できるような情報などもあるため丁寧に数字を追わなければなりません。
手入力していた数値を自動化できる仕様があり、より正確性アップそして業務効率化が図れるでしょう。気になる担当者の方はぜひ参考にしてみてください。
監修者涌井社会保険労務士事務所涌井 好文
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。
退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。
また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。
