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労務管理の業務内容とは?基本の業務内容やスキルアップのために必要な知識

労務管理とは?基本の仕事内容やスキルアップのために必要な知識

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労務管理の仕事は、企業運営に欠かせない役割です。人事と合わせて従業員を管理するだけでなく、従業員が働きやすい環境を作っていくのも労務管理担当者の仕事です。この記事では、労務管理の具体的な業務内容や求められるスキルについて、また今後対応していくべき社会的な課題についても紹介します。

労務管理担当者になったばかりの人や、現在すでに実務に対応している人のステップアップのヒントとしても、参考にしてください。

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労務管理とは?

労務管理とは?

労務管理とは、企業で働く従業員の職場環境や健康を管理する仕事です。具体的には、就労条件や勤怠状況の確認、相談窓口の設置や福利厚生の充実といった業務があります。また、こうした管理や手続き業務だけでなく、制度の運用や考案も業務のひとつです。

労務管理をおこなう目的・役割

労務管理をおこなう目的は主に、

  • 従業員の生産性向上
  • リスクマネジメント

があげられます。たとえば、近年では健康経営が注目されており、従業員が健康的に働くための福利厚生制度の充実や職場環境の改善に取り組む企業も増加しています。これらの制度拡充や環境改善は従業員の生産性向上につながり、労務管理によって考案・運用するものです。

また労務管理は、雇用契約や社会保険の手続きや勤怠管理などもおこないます。企業と従業員との関係を明らかにし、適切な給与を支払うことで、認識の違いによって発生するトラブルを未然に防ぐことが可能です。

労務管理は企業の生産性向上やリスクマネジメントなど、企業の成長に影響を与える重要な業務といえるでしょう。

人事と労務の違いについて

労務と似た役割に「人事管理」といった職種があります。どちらも人を扱うことに変わりはなく、同列に語られることも多いですが、厳密には両者の業務内容は異なります。

人事管理は「従業員」に関する業務全般であり、一方の労務管理は、従業員の「労働」に関する業務を指します。

労務管理と人事管理の違い
労務管理 人事管理
  • 給与計算
  • 勤怠管理
  • 社会保険・雇用保険手続き
  • 福利厚生業務
  • 安全衛生管理
  • 採用業務
  • 入退社手続き
  • 人事考課
  • 人員配置
  • 教育・育成

労務管理のおもな業務内容

労務管理の仕事は、従業員の職場環境や健康を管理することです。基本業務は年間スケジュールに従って進めていきます。

労務管理の基本業務年間スケジュール

ここでは、上記の年間スケジュールのなかでも最も重要な業務について、具体的な仕事内容を詳しく解説していきます。

雇用契約に関連する業務

新たな社員を雇い入れる場合、労働条件を双方で取り決め、労働(雇用)契約書を締結する必要があります。また労働条件通知書の交付も必要です。こうした労働契約を作成し、締結を進めるのは労務管理の仕事です。

雇用契約書とは

企業と従業員が労働条件について合意した内容を記載した書面です。原則、労働条件は労働基準法によって労働契約締結時に書面(またはファクシミリ、メール等)で明示しなければならないと定められています。

雇用契約書の作成は、新卒新入社および契約社員の雇用時と契約社員の労働契約更改時期におこないます。新入社員の雇用は4月が一般的ですが、企業によっては3月や9月におこなう場合もあります。

また、近年では転職市場の活況や転職志向が高い労働者が増えているため、中途採用を積極的に推進している企業は年間スケジュールに関係なく、入社が発生するタイミングでの雇用契約書の作成を行わなければなりません。

雇用契約書に記載すべき主な事項は、次のとおりです。

雇用契約書の主な記載事項

  • 労働契約の期間
  • 有期労働契約の更新の基準
  • 就業場所・従事すべき業務
  • 始業・就業時刻、所定労働時間超えの労働の有無、休憩時間、休日、休暇、2交代制等に関する事項
  • 賃金の決定、計算、締め切り、支払方法、支払時期、昇給に関する事項
  • 退職(解雇の事由を含む)に関する事項

各種社会保険の手続き

従業員を採用したら、労働条件次第で健康保険や厚生年金の加入手続きが必要です。社会保険厚生年金保険・健康保険)は所轄の年金事務所および企業が加入している健康保険組合、雇用保険は所轄のハローワークで資格取得手続きを行います。

どちらも加入期限があるため、入社後すぐにおこないましょう。また加入に際して必要な書類を手配したり、不足や不明点があれば従業員をサポートするのも労務管理のひとつです。
同様に中途入社が発生した場合も、その都度、加入手続きが必要です。

内容 提出時期 提出先 提出書類
厚生年金保険 事実発生から5日以内 所轄の
年金事務所
厚生年金保険被保険者資格取得届
添付書類は原則必要なし
健康保険 事実発生から5日以内 企業が加入する健康保険組合 健康保険被保険者資格取得届
添付書類は原則必要なし
雇用保険 被保険者となった日の属する月の翌月10日まで 所轄の
ハローワーク
雇用保険被保険者資格取得届

【参考】厚生労働省 手続き一覧票
【参考】日本年金機構 シーン別手続き案内

退職・休職・異動の手続き

従業員の退職・休職・異動の手続きも労務管理の業務です。それぞれの手続きでおこなう具体的な業務内容として以下の例があげられます。

退職 社会保険や雇用保険の資格喪失の届出、退職金の支給、労働者名簿の更新など
休職 育児や介護、傷病に該当する保険給付の申請・請求、福利厚生制度の確認など
異動 社会保険被保険者住所変更届の提出、海外派遣時の諸外国における社会保険の加入要否の確認など

労務管理では入退社・異動の際にもおこなうべき業務が多く、国の法律に沿って手続きを進めなければなりません。また従業員が海外派遣によって国外に長期滞在する場合も複雑な業務が伴います。

退職手続き

労務管理における退職手続きは、

  • 社会保険・雇用保険の脱退手続き
  • 労働者名簿の更新
  • 退職手当の支給

などが対象となります。社会保険は退職日から5日以内、雇用保険は退職日の翌日から10日以内に、加入手続きと同様に所轄の年金事務所および健康保険組合、ハローワークへ資格喪失届を提出します。

ハローワークから発行される「離職票」は、退職した従業員へ送付しなければなりません。資格喪失手続きが遅れると離職票の発行も遅くなってしまうため、届出漏れがないように気を付けておきたいポイントです。

退職手当の規定がある企業は、就業規則で定められている方法で退職した従業員へ退職金を支給します。従業員の退職後も書類のやり取りで連絡を取り合うことがあるため、連絡先の確認は忘れずにしておきましょう。

休職・異動手続き

休職手続きには、

  • 育児のための育児休業
  • ケガや病気などの傷病休職
  • 介護を理由とした介護休職

などがあります。休職に伴い、社会保険・雇用保険の保険料手続き育児休業給付金・介護休業給付金といった保険給付の申請、傷病手当金の請求などが必要になります。
休業期間中は給与が支給されないため、社会保険料が免除されます。

異動手続きについては、転居を伴う転勤の場合は住所変更、給与支給額が大幅に変更になる場合には社会保険料の報酬月額変更届を提出する必要があります。

勤怠管理

始業や終業、遅刻や早退、有給休暇や時間外労働といった日々の勤怠状況を記録し管理するのも重要な業務です。こうした記録は後述する出勤簿で管理することが義務づけられています。また勤怠管理を適切におこなうことで、従業員の長時間労働の防止や健康管理にもつながります。

労務管理と勤怠管理の違い

労務管理は、従業員の給与計算や福利厚生など、適切に働ける環境を作る業務です。勤怠管理は日々の勤怠状況を把握し、正確な給与などを計算します。そのため勤怠管理は労務管理に含まれており、なかでも毎日をおこなうべき業務のひとつといえます。

給与の計算

労働条件と勤怠データをもとに、従業員の毎月の給与や各種手当、社会保険料や雇用保険料を計算します。会社によってはこうした業務を外部に委託していることもあります。その場合、計算されたデータを社内で管理し、給与明細の配付のみをおこなう場合もあります。

就業規則の作成

常時10人以上の従業員を雇い入れている企業は、就業規則の作成と所轄の労働基準監督署長への届出が義務づけられています。またこうした規則は、作って告知したら終わりではなく、随時おこなわれる法改正や企業内での制度変更を踏まえ、作り変えや都度周知することも大切です。

就業規則を変更する場合も届出が必要

就業規則の変更は法改正が行われることの多い4月に実施する場合が多く、変更した場合も、同様に届け出なければなりません。常時10人以上の労働者を使用するに至った場合は、遅滞なく届け出る必要があります(労働基準法施行規則49条)。

就業規則に記載すべき内容には「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」があります。絶対的必要記載事項は必ず記載しなければならない事項で、相対的必要記載事項は、会社で定めている事項があれば記載しなければなりません。

それぞれ記載漏れのないように、しっかりと確認しておきましょう。

安全衛生管理

従業員が安全に働ける職場環境や制度を整えるのは、労務管理にとって重要な仕事です。

安全衛生管理とは

労働安全衛生法に沿って、年に一回の定期健康診断やメンタルヘルスチェック・ストレスチェックの実施や、産業医や産業保健師の選任をおこなったりすることも含まれます。

また、常時50人以上の従業員を雇用している企業に対しては、所轄の労働基準監督署長への定期健康診断結果の届出、安全衛生管理体制(産業医の選任、衛生管理者の選任など)の整備が義務となっています。

福利厚生の考案・運用

従業員満足度を高める要素の1つに、福利厚生の充実があります。法律で定められていない部分でのサービスやサポートが福利厚生です。

こうした制度は従業員や時代のニーズを踏まえ、常にアップデートしていくことが重要です。新たな制度考案から運用を適切におこなうことで、満足度の高い福利厚生は達成できます。

職場環境の改善

時代によって、職場が抱える課題は多様に変化します。現在であれば、ハラスメントや女性活躍といった課題は見過ごすことはできません。こうした組織が抱える課題を解消し、一人ひとりがより良く働ける環境へ働きかけをおこなうことは、労務管理担当者にとって重要な仕事です。

労働施策総合推進法の改正により、2020年4月から「パワーハラスメント対策」が法制化され、必要な措置を講じることが事業主の義務となっています。

ハラスメント防止措置をしなければ是正指導の対象に

このパワーハラスメント対策の法制化に伴い、セクシュアルハラスメントなどの防止対策も強化され、職場におけるハラスメント防止のために、必要な措置を講じなければ是正指導の対象となるため注意が必要です。

是正指導を受けないように、十分な対応を検討しておきましょう。

労務管理に欠かせない法定三帳簿について

労務管理に欠かせない法定三帳簿について

労務管理の業務には、管理すべき帳簿が3つあります。法律で義務づけられている法定三帳簿について、順番に解説します。

法定三帳簿とは

法定三帳簿とは、

  1. 労働者名簿
  2. 賃金台帳
  3. 出勤簿

を合わせたものの総称です。この三帳簿は労働基準法で作成が義務づけられており、記載する項目や保存期間がそれぞれ決まっています。具体的な記載内容について、順番に解説していきます。

労働者名簿

労働者名簿は、労働基準法第53条に記載すべき事項が定められています。

賃金台帳

賃金台帳は、おもに労働者の氏名や労働日数賃金計算期間などを記載します。賃金計算の基礎となる事項を記載することで、賃金の支払いが滞りなくおこなわれる必要があります。

出勤簿

出勤簿に記載する項目は、

  • 出退勤の時刻
  • 出勤日
  • 出勤日数

です。従業員の正確な労働管理を目的に記録します。保存期間は3年で、形式に決まりはありません。

タイムカードで代用する場合、作業日報や残業許可証を補足資料として用意し、タイムカードの時刻と実際の業務時間にずれがないか検証が必要になります。

労務管理に求められるスキルや知識とは

労務管理には正確で細やかな業務遂行力が求められます。ここでは具体的に必要なスキルや知識にはどういったものがあるか説明します。

法令理解と法改正にともなう知識のアップデート

労務管理の仕事は、労働基準法や労働安全衛生法といった法律に即しておこなわれます。業務を遂行していくうえでは、これらの法律理解は必須です。また各種法律は適時改正がおこなわれるため、適切な知識のアップデートをおこなっていく必要もあります。

労働環境を改善していく意欲

労務管理は法律に即した業務が必要ですが、その根底にある目的は従業員の労働管理の改善や、従業員満足度の向上です。企業で働く人達の労働環境を改善していきたいという意欲は、労務管理において大切な要素となります。

DXやペーパレスなど業務改善を進める力

近年、労務管理を始めとするバックオフィス業務にも、ペーパレスやDXなど、IT技術を使って業務改善をしていくことが重要といわれています。こうした新たな取り組みへの意欲も、今後仕事を進めていくうえでは取り組む必要があります。

労務管理に活かせる資格・検定

労務管理に活かせる資格・検定は以下の4つがあります。

労務管理士

労務管理士とは、労働基準法や労務管理などの専門的な知識を有し、適正に職場環境を築ける人材であることを証明する民間資格です。

労務管理士を取得すれば、法令を順守しつつ従業員の入社から退社まで一連の業務を適切におこなうための知識が身につきます。

資格取得の方法は、公開認定講座やWeb資格認定講座、通信講座の受講と経歴や議題論文による書類審査などです。

社会保険労務士

社会保険労務士とは、社会保険や労働保険などに関連する業務をおこなうための国家資格です。企業における社会保険や労働保険の手続きや相談以外にも、給与計算や年末調整などの人事・給与関連の業務も実施できます。

社会保険労務士になるためには、1年に1回実施される「社会保険労務士試験」に合格し、一定の実務経験を得たのちに社会保険労務士名簿に登録が必要です。

ビジネス・キャリア検定

ビジネス・キャリア検定とは、特定の業務を遂行するために必要となる知識やスキルについて評価するための試験です。

8つの試験分野と4つの等級・試験区分が設けられており、労務管理は1~3級まで受験できます。受験申込の方法は個人と法人によって分けられ、インターネットから申し込むことが可能です。

中小企業診断士

中小企業診断士は、中小企業の経営課題を解決するための診断・助言をおこなうための国家資格です。

中小企業診断士を有していれば、労務管理の観点からも企業の成長戦略の策定に専門的な知識を持ってアドバイスを提供できます。また企業と行政・金融機関とのパイプ役としても活動できるでしょう。

中小企業診断士の資格を取得するためには、第一次試験に合格後、第二次試験合格・実務補習などの実施もしくは中小企業庁の要請課程を終えることが必要です。

今後対応すべき労務の課題

今後対応していくべき労務の課題

労務管理担当者が、今後対応すべき社会的な課題について紹介します。業種によって、問題の大きさや対応できる範囲は異なるため、自社の課題や働き方と照らし合わせながら、サポートしていくことが大事です。

労働生産性の向上

労働生産性とは、労働者一人あたりが生み出した成果や付加価値を示す指標のことです。

将来的には少子高齢化による人材不足が予想されています。そのため労務担当者は労働生産性を高めるための環境づくりが求められるでしょう。

近年ではバックオフィスなど部門ごとに、業務効率化ツールが開発されています。AIやクラウドシステムなどのデジタル技術の活用により業務効率化を図るなどの対策を講じ、自社の従業員における労働生産性の向上を目指すことが重要です。

多様な働き方への対応

労務管理は、従業員の多様な働き方へ対応できる環境づくりも求められるでしょう。近年の政府は、就業機会を拡大するための施策を打ち出している状況です。

実際に令和5年6月5日には女性登用の加速や女性起業家の育成・支援、地方中小企業における女性活躍の促進のため、「女性版骨太の方針 2023」を発表しています。

ほかにも女性活躍を含めた高齢者や身体にハンディキャップがある者に対して、就業機会を拡充することを目指す施策も増加しつつあります。

労務管理では「新しい勤務形態の取り入れ」や「就業規則の見直し」など、多様な働き方に対応した職場環境づくりをおこなうことで、人材確保だけでなく、社会課題へ貢献する企業としての活動にもつながるでしょう。

副業・兼業の可否

政府は2017年度に副業・兼業のガイドラインを策定しており、大企業をはじめとしてあらゆる企業が副業を解禁しています。

従業員の副業・兼業を認めることのメリットは、自分の興味や能力に合った仕事で経験を積めることや、ほかの分野でスキル獲得や成長することができることです。また、企業側も従業員が副業・兼業によって得られた知見やネットワークを活用するチャンスもあるかもしれません。

労務管理では、従業員がおこなう副業をどのくらいの範囲で認めるのかについて考える必要があります。

テレワークの導入

テレワークを導入すれば、時間や場所に制約されない柔軟な働き方ができることや、通勤にかかる時間と費用を削減できるなど従業員と企業の双方にメリットがあります。

しかし、実際に働いている姿を把握できないために管理や評価が難しい場合もあります。そのようなときには、システムによる労務管理や、オンライン会議システムなどによるコミュニケーション促進を検討しましょう。

労務管理ではテレワークを導入する際の環境整備についても検討することが求められます。

各種ハラスメント対策

各種ハラスメントに対する訴えは年々増加傾向にあります。こうした状況を受け、2022年4月1日からは中小企業でもパワハラ防止法が義務化されました。パワハラに限らず、セクハラやマタハラといった各種ハラスメント対策は、今後も確実に講じていく必要があります。

多様な働き方の対応

リモートワークや副業、地域限定正社員など、従業員の働き方の多様化は進んでいます。また働く側も、こうした制度が働く決め手であると話す人は増えているといい、適切な制度構築を進めていくことはいい人材確保にも繋がります。

情報管理体制の構築

DXやリモートワークといったIT技術を活用した働き方では、セキュリティ対策や情報管理のルールが重要になります。情報流出や漏洩、紛失といったことになると、企業としての社会的な責任問題にも発展しかねません。確実な管理体制の構築のためにも、セキュリティやIT知識のアップデートは大切です。

コンプライアンスの順守

労務管理の多くは、法令が密接に関連する業務となります。そのため、手続きに不備や漏れがあれば法令違反となってしまうことがあります。法令違反にならないためにも、ひとつひとつの業務に対してミスが無いように細心の注意を払うことが必要です。また、関係法令の改正や新たな制度には、常に情報収集をすることを心がけましょう。

労務管理の注意点

労務管理をおこなう際は就業規則や職場環境を定期的に見直し、改善することが求められます。ここでは労務管理の注意点を解説します。

定期的に就業規則を見直す

就業規則は、労働者と使用者の権利や義務を定めたルールです。時代とともに法律や社会環境が変化するため、就業規則も定期的に見直す必要があります。

たとえば2019年4月には、働き方改革の一環として「時間外労働の上限規制」が変更され、残業などの労働時間は月45時間・年360時間が上限となりました。

法改正に対応しなければ、コンプライアンスを守り続けることが難しい可能性があります。そのため労務管理の担当者は法改正の内容について把握し、定期的に就業規則を見直して対応させる必要があるでしょう。

時代に合わせて職場環境を改善する

近年では、働き方や価値観の多様化が進んでいます。人材確保や企業イメージを維持するためには、時代の流れに合わせて職場環境を改善することが求められます。

たとえばコミュニケーションや管理の方法を見直して、職場環境を改善するなどです。従業員の能力や、適性を考慮した配置や評価をおこなう取り組みもあげられるでしょう。

労務管理による改善は、企業イメージを守るだけでなく従業員のモチベーションや生産性を高める効果も見込めます。

労務管理システムの導入メリット

労務管理システムとは、従業員の雇用保険・社会保険の加入手続きや、福利厚生制度の管理などの関連業務を効率化するためのシステムです。労務管理システムの導入には、業務の効率化などさまざまなメリットがあります。

今回は、システムの導入によって見込める具体的なメリットを解説するため、導入検討時の参考にしてください。労務管理システムを導入し、労務管理業務の改善を進めましょう。

手続きの効率化が見込める

労務管理システム導入により、従業員の基本情報から契約書の作成、マイナンバーまで労務管理に必要なさまざまなデータを一元管理できます。システムの機能を活用すれば、従業員の入退社や異動などの際に必要な手続きをスムーズにおこなえるでしょう。

システムによっては雇用保険や社会保険の加入・変更・退職届などの書類も自動作成する機能もあるため、手続きの手間や時間を削減できます。

法改正に対応している

労務管理システムによっては、労働基準法律などの法律に変更があった場合でも自動的に反映してくれる機能があります。

法改正の内容を目視で確認し、手続きのワークフローや情報を作業で変更する必要はありません。労務管理システムの導入によって、コンプライアンス遵守と業務効率化の両方を実現できるでしょう。

外部システムと連携できる

労務管理システムは、ほかの外部システムと連携することもできます。

たとえば勤怠管理アプリや給与計算ソフトなどと連携すれば、労務管理システムに入力した従業員のデータをそのまま移行することが可能です。

従業員情報の入力を省略できるため、作業効率が大幅に向上します。

まとめ

この記事では労務管理の仕事内容について、具体的な内容や知識、今後の課題について紹介しました。現在業務担当者の方も、これから業務を担当していく方も、全体像を適切に把握し取り組めるとより安心です。

また、ここでは紹介していませんが、従業員の日々の手続き業務はさらに細分化されています。入退社や産休・休業など、従業員の働き方や家族状況に変化があれば、その都度対応しなくてはならないからです。どういった手続きが必要なのか詳しく知りたい方は、「正しい労務管理がわかるガイド」を手元に1冊持っておけると安心です。

労務SEARCH編集部
労務・人事・総務管理者の課題を解決するメディア「労務SEARCH(サーチ)」編集部です。労働保険(労災保険/雇用保険)、社会保険、人事労務管理、マイナンバーなど皆様へ価値ある情報を発信続けてまいります。
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