この記事でわかること
- 勤怠管理が必要な理由
- 勤怠管理における企業が抱える問題点と解決方法
この記事でわかること
従業員の勤怠管理は、企業において必要不可欠な業務ですが、「入力ミス」や「時間外労働の計算が複雑」など、勤怠管理における問題や課題は多くあります。
勤怠管理の課題・問題と、解決方法について解説します。
目次
勤怠管理は、従業員の勤務状況を把握する業務であり、勤怠管理が必要な理由は、主に「働き方改革に伴う法律の遵守」と「従業員の健康管理」のために必要です。
近年、働き方改革の推進にともない、定期的に労働基準法をはじめとする労働関連法の改正がおこなわれています。
企業が従業員の勤怠管理をおこなうことは、法令で義務とされているほか、働き方改革にともなう法改正によって、「労働時間の把握」が義務化されるなど、適切な勤怠管理は、ますます重要なものとなっています。
「労働時間の把握」や、「時間外労働の上限」は、労働関連法によって定められており、従業員の労働時間の管理は法令を守るためにも重要ですが、従業員の健康状態を管理するためにも必要な情報のひとつとなります。
過度な時間外労働や休日出勤は、従業員の健康状態に影響を与えるため、勤怠管理を通し、勤務状況を把握したうえで、必要に応じて労働時間（時間外労働）を調整したり、業務内容を変更したりするなど、大事になる前に、過重労働の抑止策を講ずることができます。
勤怠管理は従業員を雇う企業にとって、必要不可欠な業務ですが、いくつか問題や課題も生じます。
勤怠管理の課題について解説します。
働き方の多様化にともない、正社員だけでなく、契約社員や派遣社員、アルバイトやパートタイムなど、さまざまな雇用形態による従業員を雇う企業が増えています。
そのため、勤怠管理においては、雇用形態別の集計作業が複雑化しており、特に、アルバイトやパートタイムなど、毎月の給与計算に変動がある従業員についての集計作業が大変という課題があります。
正社員の場合、固定給のため、時間外労働以外は基本的に変動がありませんが、アルバイトやパートタイムは、シフト勤務制による労働時間、かつ時間給であるため、ひとりひとりの集計作業が大変です。
また、すべての雇用形態においては、「時間外労働」の管理および集計が最も大変で、ミスも発生しやすい項目といえるでしょう。
労働基準法をはじめ、労働関連法は定期的に改正されています。
そのため、時間外労働や有給休暇に関する法令など、勤怠管理に関わる法令の改正があった場合、随時、勤怠管理に必要な対策や確認をおこなう必要があります。
ずさんな勤怠管理のままや、法令に即した勤怠管理がおこなえていない場合、知らない間に法令違反を犯していることもあります。
法改正に合わせ、定期的に勤怠管理体制を見直しましょう。
勤怠管理は、従業員の給与に関わる重大な業務です。
勤怠入力ミスや有給休暇取得の管理ミスなどによる給与計算ミスは、従業員とのトラブルになりかねません。また、給与計算のミス（未払い）は、「適切な賃金が支払われていない」ことに値するため、労働基準法で定められている「賃金支払いの5原則」に違反していることとなります。
トラブルや法令違反とならないためにも、正確に勤怠管理および給与計算をおこなう必要があります。
勤務時間や時間外労働に関する管理方法は、企業によってさまざまですが、管理方法によっては、従業員による不正トラブルが発生することもあります。
特に、自己申告制による時間外労働の記録や、タイムカードなどによる勤務時間の記録は、不正が発生しやすい傾向があります。
管理者不在の場合や、管理者による承認がおこなわれていないような勤怠管理では、不正が発生しやすいため注意が必要です。
近年、在宅勤務やテレワークによる勤務が普及していますが、同時にテレワークによる勤務における、勤怠管理が複雑化しています。
在宅勤務やテレワークは、管理者不在の状況の中、勤怠管理は従業員個人の裁量に委ねられるため、正確な勤務状況の把握は難しいことが課題のひとつとなっています。
働き方の多様化が進むに連れ、勤怠管理における課題はますます増えていますが、そのような勤怠管理の課題を解決するためには、「勤怠管理システムの導入」が有効的です。
勤怠管理システムを導入することで、従業員の出退勤や時間外労働時間の記録、有給休暇の取得状況やアルバイトのシフト作成・管理まで、従業員の勤怠管理に必要な事項を一元化して管理することができます。
勤怠管理システムは、自動で給与計算が可能なため、ミスも発生しにくくなり、作業時間の削減にもつながります。
アナログによる管理方法で、勤怠管理における課題を多く抱えている企業は、「勤怠管理システム」の導入を検討するとよいでしょう。
働き方の多様化にともない、企業における勤怠管理も複雑化し、多くの企業では、勤怠管理における課題を抱えています。
勤怠管理を適切におこなわないと、従業員とのトラブルが発生するだけでなく、場合によっては法令違反となることもあります。
企業の信頼を守るためにも、適切に勤怠管理をおこないましょう。
1984年生まれ。社会保険労務士。
都内医療機関において、約13年間人事労務部門において労働問題の相談（病院側・労働者側双方）や社会保険に関する相談を担ってきた。対応した医療従事者の数は1,000名以上。独立後は年金・医療保険に関する問題や労働法・働き方改革に関する実務相談を多く取り扱い、書籍や雑誌への寄稿を通して、多方面で講演・執筆活動中。
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