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勤怠管理、どうしてる?勤怠管理の内容や方法まとめ

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人事労務管理就業規則/勤怠管理

人事労務者が勤怠管理を理解していないと、従業員が働いた分だけの適正な給与を支払うことができません。従業員の勤怠を把握できていなければ、従業員の仕事に対するモチベーションを下げるだけでなく、ブラック企業と認定されてしまうこともあります。

会社は従業員の労働時間を適切に管理し、それに伴う給与を支払うために、勤怠管理を正確に行う必要があります。そこで今回は勤怠管理の必要性や、その方法などについてご紹介します。

勤怠管理とは

会社が従業員の出退勤や欠勤などの勤怠について就業状況を把握し、適正に管理することを勤怠管理といいます。規模の大きな会社ともなると、一人ひとりの勤怠情報を確認することは難しいため、勤怠管理システムなどを使用して勤怠状況を把握することを指します。

勤怠管理はタイムカードや出勤簿、ICカードなどを使用して、始業時間や終業時間、休憩時間などを記録します。適正な勤怠管理を行うことで、会社は従業員の過重労働抑止や人材配置、労働生産性の向上が可能になります。

勤怠管理で把握しなければならない情報は、以下のとおりです。

  • 出勤時間・退勤時間
  • 所定就業時間
  • 所定労働時間
  • 時間外労働時間
  • 出勤日数
  • 欠勤日数
  • 代休・振休
  • 年次有給休暇

これらを把握することで、従業員の労働時間を適正に管理することが可能になり、給与計算だけでなく査定や評価にも反映されます。

勤怠管理が必要な理由

従業員が仕事をする上で、一番重要になってくるのが給与です。勤怠管理は給与に直結するため、適切な管理が必要になってきます。勤怠管理を適切に行うことは、会社と従業員の信頼関係を築くことにもつながり、結果的には従業員の労働へのモチベーションアップにつながります。
また、勤怠管理を怠ると、労働基準法に反する恐れがあります。労働基準法違反となった場合、会社には大きなペナルティを課せられますので、遵守しなくてはなりません。

代表的な労働基準法を紹介しますので、勤怠管理の必要性について考えてみましょう。
勤怠管理で把握すべき内容についてはこちらの記事をご覧ください。

関連記事:▶人事担当者が知っておくべき『勤怠』のあれこれ

・36協定

サブロク協定といわれる労働基準法の第36条に基づく労使協定で、正式名は「時間外・休日労働に関する協定届」です。
原則、1日8時間・週40時間を超える労働や休日労働がある場合は、会社と従業員との間で書面による協定を締結する必要があります。書面は労働基準監督署への届け出が義務付けられています。
協定の締結や書面提出を行わずに時間外労働をさせた場合、労働基準法違反となります。

・ブラック企業対策

サービス残業や過労死問題に注目が集まる中、政府は新たにブラック企業対策に乗り出しました。
従業員を使い捨てすることを防止するため、1年の間に2か所の事業所で是正勧告を受けた場合、その事業所名が公表される場合があります。労働基準法違反に抵触しないためには、社内で徹底的にコンプライアンスを遵守し、勤怠管理を適正に行う必要があります。

勤怠管理を怠るとどうなるのか

もしも勤怠管理を怠ると、どのような弊害が生まれるのでしょうか。

・残業代などのトラブル

まず、勤怠管理は何のために行われているのでしょうか。勤怠の情報を集計し、出勤日数や労働時間、また、その労働時間に含まれる残業時間の合計を算出します。

その情報を元に給与計算を行っています。ということは、勤怠管理がいい加減だった場合、適正な給与計算ができないということになります。また、出退勤時刻の改ざんを行い、残業代の不正受給といったことをする社員もいるかもしれません。

もちろん問題は給料面だけではありません。企業はモノやサービスを販売しています。その価格を決めるのが原価です。その原価計算には給与の額も影響してきます。勤怠管理がおろそかになると、給与計算もいい加減になってしまい、さらには原価計算も正確なものではなくなってしまうのです。

・従業員の過重労働を見落としてしまうことも

いい加減な勤怠管理をしていると、従業員個々の労働時間を適正に把握することができません。従業員の怠りを見落としてしまうだけでなく、過重労働を見落としてしまうこともあります。
極端な過重労働は従業員の心身に異常をもたらすだけではなく、最悪の場合、過労死といったことにもつながりかねません。

・労働基準法に抵触する可能性が

働き方改革関連法案の施行により、労働基準法も大幅に改正されることになりました。有給休暇は年5日以上取得することや、賃金計算のための事項や金額を賃金台帳に記入することを義務化しています。

残業時間に関しても、これまで上限が設けられていなかった業種に上限が設けられることになります。その上限を超えてしまうと、労働基準法違反ということになってしまいます。
中小企業に関しては、当面は猶予期間が設定されているので問題となりませんが、急に残業を減らすということはできないので、徐々にその方向に持っていかなくてはなりません。

実際は上限を超えているのに上限で申告するといった問題も発生してしまうことも起こってしまいます。これは労働時間の改ざんであり、法的にも問題のある行為となります。

勤怠管理の対象となる事業所・企業

時刻による勤怠管理を行う必要があるのは、時給で賃金を支払う場合です。また、残業の計算をする場合にも必要になります。
日給・もしくは日給月給、月給といった場合で、残業がなく遅早控除もしない事業所や企業では詳細な勤怠管理は必要ないということになります。

個人事業主で従業員を抱えていない場合も勤怠管理は必要ありません。そのため、基本的には一部の個人事業主を除くすべての事業所・企業では勤怠管理は必要ということになります。

勤怠管理の対象者

勤怠管理はなぜ行う必要があるのでしょうか。基本としては、出勤の有無や働いた時間、残業の対象となる時間を把握するためです。勤怠の情報を見ることで、出勤、欠勤の状態、また、休日出勤の状態を確認することができます。さらに、その日の残業時間数、また、深夜残業の時間数を把握することができます。

こうしたことからも給与計算を行う場合、勤怠管理は必須となります。
給与と出勤時間が関係している方は勤怠管理の対象者です。

なお、管理職(管理監督者)は、勤怠管理の適用対象外にはなりますが、深夜労働時間の適用または健康確保を図る必要性があります。使用者は勤怠管理の責務があるため、タイムカードなどで勤怠管理をしておくことをお勧めします。

勤怠管理の方法4つ

勤怠管理の方法としては、以下の4つが主流です。

タイムカード

従来の方法で出社時・退社時にそれぞれの時刻を機械で打刻するものです。基本的には本人が打刻するのですが、直行や直帰といった場合、本人が打刻できないこともあります。また、誰でも打刻できるため、時刻の偽装ができてしまいます。

エクセル

エクセルのシートに入力していく方法で本人、または本人以外が入力するパターンがあります。
本人の場合も本人以外の場合も、その時刻が正確であるという担保はありません。
給与計算等に使用するための集計は、エクセルを使いこなせる従業員がいれば、簡単に集計することができます。

指紋認証・ICカード

打刻機を使用するため、打刻された時刻は正確であるということになります。また、本人確認のセキュリティレベルが高いので、他人による打刻というのが難しくなります。
ただし専用の器機を導入しなければなりませんし、設置場所も決まっているため、タイムカードと同様に直行や直帰の場合、後から処理をしなければなりません。

クラウドシステム

特定の機器を使用する必要がないため、社内ではなく社外からでもスマホなどのモバイル端末を使用して打刻が可能になります。
場所を選ばないというのが大きな特徴です。システムの管理を自社で行う必要がなく、管理者の労力は少なくなります。

まとめ

勤怠管理について紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。勤怠管理は従業員の出退勤や休暇などを把握し、適正な給与を支払うために役立つだけでなく、従業員の過重労働を防ぐためにも必要です。

従業員の仕事へのモチベーションアップにつながり、生産性を向上させることにもつながりますので、しっかりとした勤怠管理を行なっていきましょう。

ソビア社会保険労務士事務所 代表社労士/ホワイト財団 代表理事|五味田 匡功

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