勤怠管理とは?よりミスなく簡単に行う方法や目的、注意点を解説!

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人事・労務者が勤怠管理を理解していないと、従業員が働いた分だけの適正な給与を支払うことができません。従業員の勤怠を把握できていなければ、従業員の仕事に対するモチベーションを下げるだけでなく、ブラック企業と認定されてしまうこともあります。

会社は従業員の労働時間を適切に管理し、それに伴う給与を支払うために、勤怠管理を正確におこなう必要があります。そこで今回は勤怠管理の必要性や、その方法などについてご紹介します。

この記事でわかること

  • 勤怠管理をおこなう目的と勤怠管理の方法
  • 勤怠管理を怠った場合のトラブル・勤怠管理と就業管理の違い

勤怠管理とは

勤怠管理とは

勤怠管理とは、会社が従業員の出退勤や欠勤などの勤怠について就業状況を把握し、適正に管理することです。大規模な会社では、一人ひとりの勤怠情報を確認することは難しいため、勤怠管理システムを導入し、勤怠状況を把握しています。

勤怠管理はタイムカードや出勤簿、ICカードを使用して、始業時間や終業時間、休憩時間などを記録します。従業員の過重労働抑止や最適な人材配置、労働生産性の向上のためにも適切に管理しなければなりません。

勤怠管理での把握項目

  • 出勤時間・退勤時間
  • 所定就業時間
  • 所定労働時間
  • 時間外労働時間
  • 出勤日数
  • 欠勤日数
  • 代休・振休
  • 年次有給休暇

勤怠管理項目は給与計算や人事考課にも反映できます。

就業管理との違い

就業管理とは、企業が定めた従業員の出社時刻・退勤時刻、休憩時間を統一することです。
法律に則って、労働時間や休暇、休日などに関するルールに定める必要があります。

※また、就業管理は出社時刻や退勤時刻を統一することで、従業員が働きやすい労働環境を作ることが目的となっています。

勤怠管理の目的とは

勤怠管理の目的は複数存在します。

勤怠管理の目的

  • 給与計算
  • 労働時間と休憩時間の把握
  • 過重労働の早期防止
  • 時間外労働の上限規制や、「労働時間の把握」などの法令遵守
  • 有給休暇取得
  • 適切な人事評価

勤怠管理の目的のひとつに、従業員の給与計算が挙げられます。勤怠管理は給与計算の基準となるため、適切な管理が必要です。
勤怠管理は会社と従業員の信頼関係を築くことにもつながります。

労働基準法では、「使用者は従業員の労働時間を適切に管理する義務がある」と定められており、「原則として1日8時間、1週間に40時間を超えて労働させてはいけない」とされています。
また、時間外労働に関しては上限規制が設けられており、年次有給休暇に関しても、年5日の取得をさせなければならないなど、コンプライアンス(法令遵守)を健全化する目的としても、勤怠管理は必要不可欠なものです。

そのほか、2019年4月より「労働時間の客観的な把握」が義務化されるなど、定期的に働き方改革にともなう法改正がなされています。
勤怠管理を怠った場合、労働基準法違反となり、企業は罰則や企業イメージの低下を招くため、勤怠管理は徹底しなくてはなりません。

代表的な労働基準法もご確認ください。

不適切な勤怠管理による代表的なトラブルとは

不適切な勤怠管理による代表的なトラブルとは

勤怠管理を怠ると、さまざまな弊害が発生します。

勤怠管理の代表的なトラブル

  • 時間外労働に関する不正や法令違反
  • 従業員への安全配慮義務を欠く

時間外労働に関する不正や法令違反

勤怠管理は勤怠の情報を集計し、出勤日数や労働時間、また、時間外労働を把握します。

また、勤怠情報をもとに給与計算をおこなうため、適切に勤怠管理がおこなわれていない場合、正確な給与計算ができなくなります。そのほか、出退勤時刻の改ざんや時間外手当の不正受給などのリスクも高まります。

現在では、(中小企業含む)時間外労働の上限規制が設定されており、法令を遵守しない場合、罰則が発生します。

従業員への安全配慮義務を欠く

不適切な勤怠管理は、メンタルヘルス不調の従業員の発見を見逃し、企業の労働災害における安全配慮義務を果たさないことにもつながります。

極端な過重労働は従業員の心身に異常をもたらし、過労死といった重大な労働災害を招く可能性があります。企業には産業医の機能強化が求められており、従業員の健康を維持・管理する上で適切な勤怠管理が必要となります。

労働基準法の抵触

働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制や有給休暇の年5日以上取得の義務化、賃金台帳への賃金計算事項や金額の記入義務化など勤怠管理を基準とした企業の義務が増えています。
いずれも抵触すると、罰則があり、企業イメージの低下にもつながりかねません。

勤怠管理の対象となる事業所・従業員

勤怠管理の対象となる事業所・従業員

勤怠管理は労働基準法に則り、対象となる事業所・従業員が決まっています。

対象となる事業所

  • 労働基準法の労働時間の規定が適用される事業所(時間外手当の計算をする場合も含む)
    ※個人事業主で従業員を抱えていない場合、勤怠管理は必要ありません。

対象となる従業員

  • 管理監督者(管理職)以外の従業員
    ※工場長、部長級、労務管理責任者、秘書(経営者の業務と一体となった従業員)が管理監督者と定義できます

管理監督者は、勤怠管理の適用対象外ですが、深夜労働時間の適用または健康確保を図る必要があります。事業主は勤怠管理の責務があるため、タイムカードなどで必ず管理監督者の勤怠管理をしましょう。

勤怠管理の方法

勤怠管理の方法には、使用者自らが確認・記録する、または機器などを活用して、客観的に確認・記録すること、自己申告の3つが認められています。
詳しくは厚生労働省が公表している労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドラインをご確認ください。

タイムカードによる勤怠管理

タイムカードで出社時・退社時にそれぞれの時刻を機械で打刻し、勤怠管理する方法です。基本的には従業員本人が打刻しますが、直行や直帰などで、本人が打刻できないこともあります。しかし、誰でも打刻が可能なため、不正を防止する仕組みが必要です。

指紋認証・ICカードによる勤怠管理

タイムカードと同様に打刻機を使用するため、打刻された時刻が正確である、本人確認のセキュリティレベルが高いため、不正が発生にしにくいというメリットがあります。
ただし、指紋認証やICカード専用の打刻機を導入しなければならず、設置場所も決まっています。タイムカードと同様に直行や直帰の場合、後から処理をしなければなりません。

自己申告制による勤怠管理(エクセル)

エクセルに入力していく方法で本人、または本人以外が入力する勤怠管理方法です。
本人が入力したかの確認が困難であり、入力した就業時刻も正確でない可能性が考えられます。

また、自己申告制の勤怠管理を導入する場合、従業員に適正に記録することを周知し、定期的に実態調査もおこなわなければなりません。

勤怠管理クラウドシステムの活用

スマホやPCを使った打刻や既存のICカードによる認証にも対応しており、社内・社外からの打刻も可能です。また、GPS打刻などの最新機能もあり、不正防止にも効果的です。また、打刻漏れがあった場合、使用者・従業員へアラートを発信し、申請ミスも防ぐことができます。

勤怠管理における注意点

勤怠管理における注意点

働き方の多様化にともない、勤怠管理においてもいくつか注意すべき点や課題が増えています。

テレワーク勤務における勤怠管理

近年、コロナ渦の影響もあり、在宅勤務をはじめ、テレワークによる勤務形態を採用する企業が増えています。

テレワーク勤務の場合、社員証(ICチップ)やタイムカードなどによる出退勤の記録ができないため、勤怠管理が難しくなります。
そのため、勤怠管理は、管理者による確認が取れない状況においての、従業員による自己申告制が一般的となるため、不正が発生しやすくなるリスクが発生します。
不正を防ぐためには、テレワーク時ルールを明確にして徹底させるほか、定期的に実態調査をおこなうなど、状況に応じた対策を講じる必要があります。

アルバイトやパートタイムの勤怠管理

働き方の多様性に合わせ、正社員以外にも、派遣社員やアルバイト・パートタイムなど、さまざまな雇用形態による従業員を雇う企業が増えています。
そのなかでも、勤怠管理において特に注意が必要とさるのが、アルバイトやパートタイムの勤怠管理です。
正社員などの固定月給者とは異なり、アルバイトやパートタイムの給与は、シフト勤務制や時間給により毎月変動します。
そのため、勤怠管理および給与計算が複雑で、入力ミスや漏れがないように管理する必要があります。
また、アルバイトやパートタイムの中には、扶養内勤務を希望する従業員もいます。
そのため、扶養内従業員の勤怠管理をおこなう際には、所得上限を超えないように注意して管理する必要があります。

勤怠管理について:まとめ

勤怠管理は従業員の出退勤や休暇を把握し、適正な給与計算だけでなく、コンプライアンス(法令遵守)の健全化にも重要な役割を持ちます。

勤怠管理のポイント

  • 勤怠管理の目的は給与計算やコンプライアンスの健全化、さらには従業員の健康維持にもつながる
  • 勤怠管理の対象は、労働基準法の労働時間の規定が適用される事業所であり、管理監督者(管理職)以外の従業員である
  • 管理監督者も勤怠管理による労働時間の把握が必要
  • 勤怠管理の方法にはタイムカード、指紋認証・ICカードによる打刻のほか、勤怠管理クラウドシステムがある