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2019年4月法改正で労働時間の把握が義務化|管理ポイントは?

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人事労務管理就業規則/勤怠管理

働き方改革で労働安全衛生法が改正され、2019年4月より「労働時間の客観的な把握」が義務化されました。労働時間の管理は、給与計算だけでなく健康管理という側面からも重要視されてきており、ついに今回の法改正に至ったのです。
法改正を受け、企業にどういった対応が必要なのか、労働時間を把握・管理するポイントなどについて解説していきます。

労働時間の把握の必要性

労働時間の把握は、従業員の長時間労働を防ぎ、残業代を正しく計算するために必要です。
従業員の労働時間を把握していないということは、出社の有無や残業代の計算などの証拠がないということになります。これは、さまざまなトラブルを起こす原因になりかねません。

従業員の労働時間は、「客観的な方法」によって把握・記録し、3年間保存する必要があります。管理職や裁量労働制を含むすべての従業員が労働時間把握の対象となります。

労働時間の適正かつ客観的な把握のための管理方法や適用範囲については「正しい労働時間を適正に把握する方法とは?」をご覧ください。

働き方改革による労働安全衛生法の改正内容

今回の法改正により、企業側は従業員の労働時間を客観的に把握し、長時間労働などの問題が発覚した場合は医師との面談を行わせる必要があります。従業員の健康面の環境を良くする施策がメインです。

法改正内容は以下のとおりです。

【面接指導などの強化】

  • 面接指導の義務化
  • 労働者の申し出による面接指導の拡大
  • 労働時間の状況の把握

【産業医・産業保健機能の強化】

  • 産業医の活動環境の整備
  • 労働者の心身の状態に関する情報の取り扱い

これらについては、会社で働くすべての労働者が対象で、管理職も含まれます。
具体的な内容を説明していきます。

法改正前の労働時間把握における問題点

これまでも労働基準法では下記内容が定められていました。

使用者は、各事業場ごとに賃金台帳を調製し、賃金計算の基礎となる事項及び賃金の額その他厚生労働省令で定める事項を賃金支払の都度遅滞なく記入しなければならない。(「労働基準法 第108条(賃金台帳)」より)

使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を三年間保存しなければならない。(「労働基準法 第109条(記録の保存)」より)

しかしこれらは労働時間の客観的把握を義務づけるものではなく、勤怠把握の基準などの根拠が曖昧でした。
そのため、企業側からの指示あるいは従業員側の判断により不正に就業時間の申告がなされる問題が懸念されていました。
残業代未払いや長時間労働による精神疾患や過労死などの問題が発生したとしても、証拠が不十分なため、企業と従業員間でトラブルになってしまうことも多々ありました。

労働時間の“客観的な把握義務”とは

労働安全衛生法により、下記内容が定められました。

事業者は、第66条の8第一項又は前条第一項の規定による面接指導を実施するため、厚生労働省令で定める方法により、労働者(次条第一項に規定する者を除く。)の労働時間の状況を把握しなければならない。(「労働安全衛生法 第66条の8の3」より)

この「厚生労働省令で定める方法」というのが客観的な把握を行うためのポイントになります。厚生労働省令として、下記方法が定められています。

  • タイムカードによる記録
  • パーソナルコンピューター等の電子計算機の使用時間の記録
  • その他の適切な方法

(「労働安全衛生規則 第52条の7の3」より)

労働時間の管理において企業側が気をつけるポイント

労働時間把握のため、企業では社内制度の整備や管理ツール導入などの対応をしていく必要があります。労働時間の把握が義務化された今、適切な管理ができていなければ罰則対象にもなります。
これらの対応をしていく上で、企業側が気をつけるべきポイントを解説していきます。

社内制度の見直し・整備

客観的な労働時間把握のため、以下の従業員に対し就労時間の管理方法を見直し・整備することが必要です。

  • 出社・退社時間の記録方法の見直し
  • 時間外労働の申請方法の見直し
  • 就業状況の基準を整備

項目ごとに詳しく解説していきます。

【出社・退社時間の記録方法の見直し】

従業員の出社・退社時間を正確に記録できる方法を決めましょう。
たとえば、ICタイムカードを使って就労時間を打刻する方法が有効です。
勤怠管理システムを導入し連動させると、出社・退社時間をPC操作履歴や入退室時間と照らし合わせて確認できるため、より労働時間の管理がしやすくなります。

【時間外労働の申請方法の見直し】

定められている労働時間外に従業員が仕事をする場合の申請方法を決めます
たとえば、仕事が終わらずに残業をする場合には、上司に残業の申請・承認を得るなどのルールを作ります。
これにより、従業員の作業の負担や時間外労働時間の把握がしやすくなります。
法改正前でも、「管理職だから」という理由で、労働時間をまったく把握しないことは許されませんが、「義務化」によって、さらに徹底して準備しておく必要があります。

【就業状況の基準を整備】

労働基準法上の労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間をいいます。つまり、労働契約、就業規則、労働協約などの定めにより決定されるべきものではないという原則があります。
たとえば、会社に早く来て朝食を食べている時間は指揮命令下とはいえず、逆に就業後、上司が把握している下で、QC活動を実施するなどの場合、「黙示の承認があった」として労働時間であると認められる場合もあります。
そのため、労働時間管理をするにあたり、就業しているとみなす範囲を明確にする必要があります。
労働時間の判断基準を職場への出社・退社とするのか、パソコンのオン・オフとするのか、タイムカードやシステムの打刻時間とするのか定めましょう。

管理ツールの導入

従業員の勤怠管理をすることは、賃金管理はもちろん健康管理のためにも重要です。しかし、従業員が多い企業では、勤怠の管理に多大な時間を取られてしまいます。
より短い時間で効率よく勤怠の管理を行うため、勤怠管理ツールの導入を検討しましょう。
ここでは、2つの管理ツールを紹介していきます。

  • ICタイムカード
  • クラウド型勤怠管理システム

【ICタイムカード】

ICタイムカードとは、ICカードで出退勤時間などの打刻を行うものです。
印字式のタイムカードもありますが、勤怠管理システムとの連動が困難なため、ICタイムカードの導入が現在は主流です。ICカードで読み取ったデータは簡単にパソコンへ移動させることができるため、管理の手間が省けます。
また、社員証兼タイムカードを発行している企業もあり、入退室管理も兼ねることができます。

【クラウド型勤怠管理システム】

パソコン上で勤怠を管理する方法としてはExcelやアプリ、クラウド型システム等数多く存在しています。
Excelによる勤怠管理は入力ミスなどがあるため、クラウド型の勤怠管理システム人気が高まっています。
クラウド型はPCへのインストールや専用機器の購入も不要な場合もあるため、初期費用を抑えることができます。
ICタイムカードなどと連動させることや、パソコン上で休暇・残業時間などの申請や承認もできるため、非常に効率が良いです。

労働時間把握の義務化においての罰則

「労働時間把握の義務化」自体についての罰則はありません。
しかし、関連する事項として、時間外労働時間の上限規制が挙げられます。
時間外労働時間の上限は原則「月45時間、年360時間」となっています。

特別条項つきの労使協定を結んだとしても、年6回の回数制限に加え月100時間、年720 時間を上限とし違反の場合には罰則が適用されることになります。
これらを超過した企業は、罰則として「半年以内の懲役もしくは30万円以下の罰金」が科せられます。これについて詳しくは「働き方改革で残業はどうなる?時間外労働の上限規制を解説します!」をご覧ください。

管理職の労働時間把握も必要

法改正前では、一定の条件を満たす管理監督者の場合の時間外労働などは管理外でした。
そのため従業員の時間外労働を抑えるため管理監督者に仕事が集中し、管理監督者の過労問題が発生していました。
この問題を受けて、改正労働安全衛生法では、管理監督者を含むすべての労働者を労働時間把握の対象としています。
もちろん管理監督者にも条件次第で残業代や深夜残業代を支払う義務があります。
管理監督者においても、長時間労働は避けるべきであり、健康への配慮はしていかなければなりません。

まとめ

労働時間把握の義務化について、管理するポイントも含め解説してきました。
企業は、管理職を含めた従業員の労働時間を把握することで、長時間労働を防ぎ健康への配慮をしていくことが必要になっています。義務化されたことにより、違反すれば罰則が科せられることもあります。

勤怠管理をする上で、業務負担が増えてしまうことが懸念されますので、効率よく労働時間把握をするため、今回紹介した社内制度の見直し・整備や勤怠管理システムの導入などを参考にしていただければ幸いです。

適切に労働時間把握を行い、従業員が働きやすい環境を作っていきましょう。

ソビア社会保険労務士事務所 代表社労士/ホワイト財団 代表理事|五味田 匡功

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