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【社労士監修】入社手続きは労務の基本! 社会保険(健康保険・厚生年金)や雇用保険の手続き、必要書類を解説

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社員を採用した際に必要となる入社手続きは人事・労務担当者の重要な業務です。

新入社員がすぐに活躍できるように、会社側は必要な書類の準備や各種手続き(健康保険や厚生年金などの社会保険や、雇用保険手続き)を速やかにおこなわなければなりません。

今回は入社前におこなう準備や必要書類、社会保険や雇用保険の手続きから注意したいポイントまでを解説します。

この記事でわかること

  • 入社前におこなう必要書類や手続きについて
  • 社会保険 雇用保険の電子申請義務化対象帳票
  • 社会保険 雇用保険の手続き方法と期限、提出漏れの対応方法

入社前におこなう準備と必要書類

入社前におこなう準備と必要書類

会社が新たに社員を採用する場合、入社前の準備として、必要書類を用意します。必要書類には、会社側で用意する書類と新入社員から提出してもらう書類が存在します。

会社が準備する必要書類・備品

入社する前に、会社は労働条件の確認や採用通知書、入社承諾書、誓約書などの書類を準備します。

採用通知書とは、会社から求職者に対して、採用することを通知する書類(法律上は労働契約の申込み)です。

入社承諾書や誓約書は内定後、会社が内定者に対して約束を遵守するよう要求するための書類となります。

一般的には内定者に返信用封筒を添えた上で郵送し、署名・捺印をしてもらった上で返送してもらいます。

上記の書類が返送され、入社意思の確認ができれば、雇用契約書(労働契約書)の作成に取り掛かります。雇用契約書には、以下の内容の記載が義務付けられています。

採用後のトラブルを避けるためにも、雇用契約書に記載した内容を双方で確認し、内定者の疑問・不安を解消しておきます。会社と内定者がそれぞれ控えを持つために2部作成しておきましょう。

入社日までに必要な備品
備品 社員証、(業種や業務内容に応じて)制服、名刺、机・椅子・電話・パソコンなど
インターネット環境 メールアドレス、社内イントラ用ID

入社手続きに必要な書類

入社手続きでは、内定者に準備してもらう書類が多数存在します。

入社手続きに必ず必要となる書類
必要書類 詳細 電子申請・保管可否
雇用保険被保険者証 雇用保険手続きに必要な重要な書類
年金手帳 本来は本人が保管すべき(紛失防止のため会社が保管している事例があります)
源泉徴収票 前職がある社員の場合、年末調整に必要
給与所得者の扶養控除等(異動)申告書 社会保険や各種手当の計算に必要
健康保険被扶養者(異動)届・国民年金第3号被保険者 資格取得等届 配偶者や子どもなど家族がいる社員の場合、必要
マイナンバー 現在、社会保険・雇用保険への加入手続きに必要
雇用契約書 2部それぞれに署名・捺印をおこなう
給与振込先届出書 給与振り込み用の銀行口座の申告に必要
各種手当支給届出書 通勤手当や住宅・家族手当など会社で定めている手当の支給に必要
健康診断書 事前に準備してもらうか、入社後3カ月以内に健康診断を受けてもらいます
必要に応じて、提出してもらう書類
住民票記載事項証明書 近年では、個人情報保護の観点から必ずしも必要ではありません
身元保証書 身元保証人に対して、社員の過失による損害賠償請求をおこなう場合に必要
資格免許証、合格証明書類 業種によっては、証明書が必要

雇用契約書や給与振込先届出書、各種手当支給届出書は会社側で雛形を準備しておけば、人事異動や新卒採用者の大量入社といった繁忙期にも迅速に対応できます。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿(法定三帳簿)の作成

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿(法定三帳簿)の作成

労働基準法により、会社には保管義務がある労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の法定三帳簿が存在します。

法定三帳簿の特徴
帳簿 記入項目 保管義務期間
労働者名簿 性別、住所、業務の種類、入社の年月日、退職の年月日とその理由、死亡の年月日日とその原因を記載 3年間
出勤簿 各労働者の出勤日、労働日数(出社・退社時刻含む)、日別の労働時間数、時間外労働をおこなった日付と時刻・時間数、休日労働をおこなった日付と時刻・時間数、22時から翌5時までの深夜労働をおこなった日付と時刻・時間数 3年間
賃金台帳 雇用形態に関係なく、正社員、契約社員、パート・アルバイト、日雇い労働者を含むすべての労働者を記載 5年間

法定三帳簿は、入社手続きの際に必ず作成しなければならない重要書類です。

社会保険(健康保険、厚生年金)の手続きと期限

社会保険(健康保険、厚生年金)の手続きと期限

社会保険(健康保険、厚生年金)の手続きは、健康保険組合・厚生年金基金または年金事務所に健康保険・厚生年金被保険者資格取得届を提出し、入社した社員を被保険者の対象として認められます。

提出期限は資格取得から5日以内です。配偶者や子どもの有無や年金受給の有無を確認します(例:週の所定労働時間が20時間→30時間超になった場合など)

配偶者や子どもがいる場合には健康保険被扶養者(異動)届を一緒に提出します。

社員の配偶者が国民年金の第3号被保険者の場合、国民年金第3号被保険者資格取得・種別変更・種別確認(3号該当)届を提出します。

また、特定の法人は社会保険関連の申請は電子申請が義務化されています。

さらに健康保険の電子申請はリニューアルされた新e-Gov(組合健保の場合、電子申請が可能なソフトウェアの利用が必須)のアカウントが必要です。

電子申請義務化対象の帳票(健康保険・厚生年金)

  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額変更届/厚生年金保険70歳以上被用者月額変更届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届/厚生年金保険70歳以上被用者賞与支払届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届

雇用保険の手続きと期限

雇用保険の手続きと期限

雇用保険の手続きは、雇用保険被保険者資格取得届をハローワークに提出します。

提出期限は社員を資格取得した日の翌月10日までです。
(例:週の所定労働時間が20時間以上になった場合など)

また、雇用保険の手続きでは賃金台帳、労働者名簿、出勤簿の法定三帳簿の添付が必要です。

前職がある中途採用者かつ雇用保険の被保険者の場合、雇用保険被保険者証の提出を依頼します。

また、社会保険と同様に特定の法人を対象に雇用保険の一部手続きは電子申請が義務となっています。

雇用保険の電子申請義務化対象帳票

  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格喪失届
  • 雇用保険被保険者転勤届
  • 育児休業給付受給資格確認票・ (初回) 育児休業給付金支給申請書
  • 育児休業給付金支給申請書
  • 高年齢雇用継続給付受給資格確認票・ (初回) 高年齢雇用継続給付支給申請書
  • 高年齢雇用継続給付支給申請書

源泉徴収票と住民税の手続きについて

源泉徴収票と住民税の手続きについて

源泉徴収票とは、給与や退職手当、所得税額などを記載した重要な書類です。

社員に前職があり、かつ12月31日よりも前に入社する場合、前職の収入を参照した上で所得税を算出し、年末調整をおこないます。年末調整は所得税法上、基本的には会社の義務とされているため、必ず提出してもらいましょう。

住民税の手続きでは、社員が普通徴収の場合、「普通徴収を継続する」あるいは「給与から特別徴収として控除する」かのどちらかを選択できますが、社員が「特別徴収への切り替え」を希望する場合、会社側に手続きが発生します。

社員が居住する自治体に普通徴収から特別徴収への変更依頼書を提出した場合、会社には納税通知書が送られてきます。記載されている住民税額を毎月控除し、納付しなければなりません。

社会保険・雇用保険の手続き漏れ/紛失の対応方法

社会保険・雇用保険の手続き漏れ/紛失の対応方法

社会保険や雇用保険の手続きが本来の届出日から60日以上遡る場合、それぞれ必要書類を提出し、報告が必要です。

社会保険・雇用保険の手続き漏れの対応
各保険 提出書類
社会保険 遡る全期間分の賃金台帳、出勤簿
雇用保険 遡る全期間分の賃金台帳と出勤簿、遅延理由書

社会保険・雇用保険の手続きが本来の届出日から60日以上遡る場合には、賃金台帳や出勤簿などの書類を提出しなければなりません。

雇用保険では、遡れる期間は原則過去2年間です。雇用保険料の控除が確認できる場合に限り、2年以上遡ることができます(聴取書の提出が必要)。

年金手帳や雇用保険被保険者証を紛失した場合、再交付の手続きが必要です。

年金手帳の再交付は、個人番号(マイナンバー)または基礎年金番号を記載した年金手帳再交付申請書を提出して、再交付をおこないます(再交付には手数料はかかりません)。

雇用保険被保険者証書が手元にない、雇用保険被保険者番号がわからない場合、入社する本人が前職の会社に問い合わせてもらうか、ハローワークに本人確認書類と前職の会社名や住所がわかるものを持参してもらい、雇用保険被保険者証再交付申請書を提出し、再交付します。

雇用保険被保険者資格取得届に履歴書等前職の会社名がわかる書類を添付すれば、雇用保険被保険者番号がなくても手続きが可能です

いずれの再発行も電子申請が可能です。

入社手続き:まとめ

採用した優秀な人材を即戦力にするためにも、迅速な入社手続きは不可欠です。

また、入社手続きは不定期に発生する可能性があります。

必要書類の準備や手続きの流れの把握は、業務負担の軽減や会社への信用にもつながり、社員が安心して働ける環境作りの第一歩です。

法律で定められた期限がある社会保険や雇用保険を優先し、いつまでに何をおこなうべきかをしっかりと理解しておきましょう。

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