チェック項目
- 従業員の配偶者や扶養親族の有無
- 従業員の配偶者の収入
- 扶養家族や扶養親族の年齢
- 子供の就職の有無
- 寡婦、寡夫であるかどうか
- 算出結果が間違っていないか
企業に勤める会社員は、個々の所得税を企業が代わりに納税しており、社会保険料や住民税などとともに毎月の給与・賞与から天引きされているため、所得税の納付手続きは必要ありません。
しかし、毎月徴収する所得税はあくまでも概算のため、年末調整によって年間の収入額をもとに本来徴収すべき所得税を再計算し、その過不足分を従業員に還付したり、追加徴収したり、調整をおこなう必要があります。
今回は人事・労務担当者や企業がおこなうべき年末調整の基礎知識や全体の流れ、手順から注意事項、効率化までを解説します。
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目次
年末調整とは、企業から従業員に対して、1年間（1月～12月）に支払った報酬の総額を再計算し、実際に支払われた報酬から本来徴収すべき所得税の過不足分を調整する手続きです。
所得税は、1年間の報酬によって徴収税額が変わります。企業に勤める会社員は、報酬（給与・賞与）から所得税が徴収されます。報酬から自動的に天引きされますが、あくまでも概算であり、給与の変更や転職、家族構成の変化により、徴収する税金に過不足が生じます。そのため、正確な所得税額を再計算する必要があります。
年末調整は税金の過不足を補うための手続きであり、企業に勤める会社員に対しておこなう必要があります。個人事業主に業務を依頼して報酬を支払う場合は、個人事業主本人による確定申告が必要となるため、企業として年末調整の手続きをおこなう必要はありません。
年末調整は1年間の給与総額をもとに所得税の再計算をするため、年末に実施することが一般的です。
しかし、以下のような場合でも年末調整を実施します。
退職、転職や定年退職後、別の会社から給与が支払われないことがわかっている場合、年末を待たずに年末調整をおこないます。
年末調整は、以下の流れで実施します。
年末調整は企業と従業員双方で記入しなければならない書類があるため、11月頃には従業員から必要な書類を回収し、記入をおこないます。
書類の回収・記入後、12月に年末調整に必要な徴収額の再計算をおこないます。再計算の結果、所得税の納付に過不足が発生していた場合、12月あるいは1月の給与で過不足分を調整します。
また、年末調整での過不足に関係なく、年明けの1月10日までに、税務署に所得税（源泉徴収額）を納付しなければなりません。年末は繁忙期になることが多く、従業員が書類提出に遅れることもあるため、スケジュールには余裕を持っておきましょう。
年末調整の手順については、以下の記事で詳しく解説しています。こちらも参考にしてみてください。
年末調整で年間の報酬などを再計算をした結果、所得税を源泉徴収しすぎていた場合には還付金として返還されます。
会社側は源泉徴収税額表をもとに年末調整をしますが、年の途中で給与変更があった場合や保険料控除などを利用する場合など、源泉徴収税額表では想定されていない事項がある際に、実際の源泉徴収額と納税すべき額が異なります。
還付金がある場合は、12月か1月末までには従業員への返還対応が必要です。年末調整の担当者は毎年必ず確認しておきましょう。
年末調整は、給与支払者である組織に対して「扶養控除等（異動）申告書」を提出している人全員におこないます。給与をもらっている人がほぼ該当するため、パートタイム・アルバイトで働いている方も年末調整の対象者となります。
しかし、例外として年末調整の対象外になる方もいます。年末調整の対象者や非対象者について国税庁の資料を参考に確認しておきましょう。
上記のいずれかに該当する場合は、年末年始の対象者となります。対象にならない人は以下に該当する方です。
年末調整と聞くと正社員が受ける印象がありますが、パートタイム・アルバイトの方も年末調整で還付金を受ける可能性があります。自身の税金に関することであるため、気になる方は働き先に確認すると良いでしょう。
年末調整で所得税の再計算をおこなうときに、所得控除で適用できるものがあれば考慮して計算します。基本的には、年末調整時に担当者が控除申請などを済ませてくれますが、適用したい所得控除によっては自身で確定申告をする必要があるためそれぞれ紹介します。
国内納税者が受けられる所得控除は15種類ありますが、そのなかでも年末調整時に適用できる所得控除をまとめました。
上記のなかから適用できるものを、給与所得者/個人事業主がそれぞれ算出した総所得から差し引きます。
給与所得者の場合、会社が対応してくれるとはいえ控除を申請するにあたっての各種証明書などを提出する必要があります。適用できる控除があれば、給与担当者に伝えておくと漏れがなく申告できるでしょう。
所得控除のなかには、年末調整時には対応できず翌年の確定申告時に申告しなければならない種類もあります。該当する所得控除を利用したい場合、給与所得者であっても自身で確定申告をする必要があるため覚えておきましょう。
たとえば「ふるさと納税を利用したからその金額分を控除したい」といった場合は寄付金控除に概要するため、会社で年末調整をしてもらったあとさらに自身で確定申告が必要です。
確定申告は年末調整時期から見ると翌年の対応になるため、忘れないようにしなければなりません。また、申請の手間もかかるため控除を受けるためのフローなどはあらかじめ確認しておくと安心です。
年末調整をおこなう場合、扶養控除等（異動）申告書や保険料控除申告書などの書類を提出します。
扶養控除等（異動） 申告書は、従業員が扶養している配偶者や親族の有無を申告する書類です。配偶者控除や障害者控除が必要な従業員に配付します。記入する内容は以下のとおりです。
保険料控除申請書は各種所得控除のほか、配偶者特別控除を受ける際に必要です。
| 各種控除対象 | 詳細 |
|---|---|
| 生命保険料控除1 | 【対象となる生命保険】 民間の生命保険料 介護医療保険 個人年金保険 |
| 地震保険料控除1 | 【控除対象となる地震保険を支払っている人が対象】 地震保険料 旧長期損害保険料 |
| 社会保険料控除2 | 【対象となる社会保険】 健康保険料、厚生年金保険料 国民健康保険料(税)、国民年金保険料 後期高齢者医療保険 介護保険料 雇用保険料 国民年金基金の掛け金 厚生年金基金の掛け金 公務員共済の掛け金 配偶者・親族の社会保険料を支払っている人が対象 一部抜粋 |
| 小規模企業共済等掛金控除 | 【対象となる控除】 独立行政法人中小企業基盤整備機構の共済契約掛金 心身障害者扶養共済制度に関する契約掛金 |
1 各保険会社から控除証明書が届き次第、記載内容に応じて申告書に記入してもらいます。
2 徴収されている配偶者・親族の社会保険料額は社会保険料控除で調整します。
配偶者控除等申告書は配偶者控除を希望する従業員に配付します。配偶者控除は、配偶者の所得がない、または配偶者の年収が103万円未満の場合に申請できます。また、配偶者の年収が103万円以上の場合は配偶者の年収に応じて配偶者特別控除が認められます。
住宅借入金等特別控除申告書は、住宅ローンを利用して、住宅の購入やリフォームをおこなった際に申請できる控除です。年末調整時に住宅ローン控除の申請ができるため、2年目以降に適用可能な年数分の「住宅借入金等特別控除申告書」を提出します。また、住宅ローン控除の適用初年度は確定申告が必要なため、事前に対象となる従業員に知らせしましょう。
近年、税制改正や男性の育児休暇の取得など、変更・手続きをおこなう機会が増えているため、年末調整では以下のポイントで注意が必要です。
育児休業を取得している従業員の年末調整は企業がおこないますが、休業中の従業員の年末調整は扶養控除等申告書が必要です。なお、育児休業を申請せず退職した従業員は年末調整がおこなえないため、個人で確定申告をしてもらう必要があります。
詳しくは以下の記事で解説しているので、参考にしてみてください。
日本在住の外国人従業員も、年末調整の対象となります。また、年間ではなくその年の一定期間のみ日本で働いていた場合でも年末調整をおこなわなければなりません。手続き内容は日本人の従業員と特に変わりませんが、従業員が海外居住することになった場合は、手続き内容が変わるため、注意しましょう。
年末調整をおこなう際には、以下の点を確認しましょう。
チェック項目
年末調整は給与支払者の義務であることが所得税法で定められています。そのため、給与支払者側の過失で年末調整をしなかった場合は、所得税法第242条に基づき「1年以下の懲役または50万円以下の罰金」が課せられます。
また、年末調整で算出した徴収されるべき所得税を納付しなかった場合は、所得税法第240条に基づき「10年以下の懲役もしくは200万円以下の罰金、またはその両方」が課せられます。
税金の過払いが発生するだけでなく、さまざまな控除も年末調整時におこなうため受けられなくなってしまいます。延滞税なども係るため年末調整をしなかった場合は結果として大きなマイナスになります。
企業側の過失でなく従業員側の都合などで年末調整ができなかった際は、従業員の確定申告でも対応ができます。ですが基本的には、担当者がしっかりと従業員に年末調整の対応を促すようにすることが理想です。
年末調整業務の効率化には、アウトソーシングと業務プロセスの改善が効果的です。
年末調整は、限られた期間内で全従業員の手続きと提出書類の回収をおこなわなければなりません。年末調整業務の担当者の負担軽減策として、年末調整業務のアウトソーシングが効果的です。年末調整業務を効率的に進めるノウハウや経験を持った専門会社に業務委託することで、時間外労働の削減やコア業務への配置転換が可能となります。
年末調整業務の業務プロセスを見直すことで、ムダを省き、限られた期間内で作業をおこなうことができます。
期日までに年末調整関連の書類を提出していない従業員には、依頼メールだけでなく、社内SNSや業務用携帯電話への通知、上長へのアナウンスなど、複数の経路から通知すると効果的です。
また、企業によっては人事・労務担当が年末調整業務を兼務することも珍しくありません。税務署発行の年末調整冊子の配付・研修の実施や、前年の業務手続きフローの確認など実作業に向けた前準備をしておきましょう。そのためにも年末調整業務のスケジュールを可視化し、余裕を持って取り組むことが大切です。
年末調整に欠かせない源泉徴収票の作成は、一般的に11月から翌年1月までの間でおこなわれます。限られた期間内のみで源泉徴収票を作成することは、人為ミスの誘発や長時間労働につながってしまいます。そのため、毎月の給与支払い業務の中に源泉徴収額や給与支払い額を記載しておくプロセスを追加すれば、年末調整の作業を進めやすくなります。
年末調整を含む、バックオフィス業務の課題を感じている場合や効率化を狙いたい場合は「給与計算システム」などを導入することをおすすめします。
年末調整のシーンで言えば、保管しているデータベースから従業員情報を参照することで、授業員ごとに異なる適用控除や所得税計算などを自動で計算してくれます。また、控除申請などで税務署へ出向く必要はなく、電子申請で対応できるため流れるように年末調整を終えられるでしょう。
担当者にとって、年末調整は一大イベントです。膨大な情報整理であるうえ正確性が求められるため、気になる方は「給与計算システム」などの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
