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年末調整とは?基礎知識や全体の流れ、注意事項から効率化の方法まで徹底解説!

企業勤務の方は、報酬(給与・賞与)から所得税が徴収されるため、所得税の納付手続きは必要ありません。しかし、源泉徴収で徴収する毎月の所得税はあくまでも概算のため、年末調整によって、年間の収入額をもとに本来徴収すべき所得税を再計算し、その過不足分を調整します。今回は人事担当者や企業が行うべき年末調整の基礎知識や全体の流れ、手順から注意事項、効率化まで解説します。

年末調整とは

年末調整とは、企業から従業員に対して、1年間(1月〜12月)に支払った報酬の総額を再計算し、実際に支払われた報酬から本来徴収すべき所得税を再計算し、その過不足分を調整する手続きです。

所得税は、1年間の報酬によって、徴収税額が変わります。企業勤務の方は、報酬(給与・賞与)から所得税が徴収されます。報酬から自動的に源泉徴収されますが、源泉徴収は概算であり、給与の変更や転職、家族構成の変化により、徴収する税金に過不足が生じます。そのため、正確な所得税額を再計算する必要があります。

年末調整では、税金の過不足を補うための業務であり、企業勤務の方に対して行われます。個人事業主に業務依頼をして報酬を支払う場合は、事業主本人による確定申告となるため、企業による年末調整は対象外となります。

年末調整の実施時期

年末調整は1年間の給与総額をもとに所得税の再計算をするため、年末に実施することが一般的です。

しかし、以下のような場合でも年末調整を実施します。

  • 海外転勤をして日本に居住しなくなった場合
  • 死亡に伴い退職した場合
  • 体調を崩して退職し、なおかつその後の復職ができない場合
  • 12月の給料などを事前に受け取って退職した場合
  • アルバイトなどの退職者で1年間の給与総額が103万円以下、なおかつ同年に他社から給料をもらわない場合

退職、転職や定年退職後、別の会社から給与が支払われないことがわかっている場合、年末を待たずに年末調整を行います。

年末調整の流れ

年末調整は、以下のような流れで実施します。

年末調整の流れ

年末調整は企業と従業員双方で記入しなければならない書類があるため、11月頃には従業員から必要な書類を回収し、記入を行います。

書類の回収・記入後、12月に年末調整に必要な徴収額の再計算に移ります。再計算の結果、所得税の納付に過不足が発生していた場合、12月あるいは1月の給料で過不足分を調整します。

また、年末調整での過不足に関係なく、年明けの1月10日までに、税務署に所得税(源泉徴収額)を納付しなければなりません。年末は繁忙期になることが多く、従業員が書類提出に遅れることもあるため、スケジュールには余裕を持っておきましょう。

年末調整に必要な書類

年末調整を行う場合、扶養控除等(異動)申告書や保険料控除申告書などの書類を提出します。

扶養控除等(異動) 申告書

扶養控除等(異動) 申告書は、従業員が扶養している配偶者や親族の有無を申告する書類です。配偶者控除や障害者控除が必要な従業員に配付します。記入する内容は以下の通りです。

【出典】[手続名]給与所得者の扶養控除等の(異動)申告|国税庁
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/r2bun_01.pdf

①基本情報:氏名などを記入。
※全員が記入および押印する部分
②源泉控除対象配偶者:配偶者を扶養に入れる場合に記入
③控除対象扶養親族(16歳以上):16歳以上の扶養対象親族がいる場合に記入
※19歳以上23歳未満の親族は特定扶養親族になる
➃障害者、寡夫、寡婦または勤労学生:障害者本人、障害者を扶養している人、寡夫、寡婦、学校に通いながら仕事をしている人が記入
➄他の所得者が控除を受ける扶養親族等:共働き家庭で、子どもを配偶者の扶養に入れる場合に配偶者の名前と子どもの名前を記入
⑥16歳未満の扶養親族:16歳未満の扶養親族がいる場合に記入

保険料控除申告書

保険料控除申告書

【出典】[手続名]給与所得者の保険料控除の申告|国税庁
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/pdf/r1bun_06.pdf

①基本情報:氏名の記入欄。
※全員が記入および押印する部分
②生命保険料控除の記入欄
※「生命保険料控除証明書」を添付する
③地震保険料控除の記入欄
※「地震保険料控除証明書」を添付する
➃社会保険料控除の記入欄
※「社会保険料控除証明書」や「保険料領収書」などを添付する
➄小規模企業共済等掛金控除の記入欄
※各機関から送付される「小規模企業共済等掛金払込証明書」を添付する

保険料控除申請書は各種所得控除のほか、配偶者特別控除を受ける際に必要です。

各種控除対象 詳細
生命保険料控除1 【対象となる生命保険】
民間の生命保険料
介護医療保険
個人年金保険
地震保険料控除1 控除対象となる地震保険を支払いっている人が対象
社会保険料控除2 【対象となる社会保険】
健康保険料、厚生年金保険料
国民健康保険料(税)、国民年金保険料
後期高齢者医療保険
介護保険料
雇用保険料
国民年金基金の掛け金
厚生年金基金の掛け金
公務員共済の掛け金
配偶者・親族の社会保険料を支払っている人が対象
小規模企業共済等掛金控除 【対象となる控除】
独立行政法人中小企業基盤整備機構の共済契約掛金
確定拠出年金の掛金
個人型年金の掛金
心身障害者扶養共済制度に関する契約掛金

1各保険会社から控除証明書が届き次第、記載内容に応じて申告書に記入してもらいます。
2 徴収されている配偶者・親族の社会保険料額は社会保険料控除で調整します。

配偶者控除等申告書

配偶者控除等申告書

【出典】[手続名]給与所得者の配偶者控除等の申告|国税庁
https://www.nta.go.jp/taxes/tetsuzuki/shinsei/annai/gensen/annai/1648_71.htm

配偶者控除等申告書は配偶者控除を希望する従業員には配付します。配偶者控除は、配偶者の所得がない、または配偶者の年収103万円未満の場合に申請できます。また、配偶者の年収が103万円以上の場合、配偶者の年収に応じて配偶者特別控除が認められます。

【参考】配偶者特別控除|国税庁
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/shotoku/1195.htm

住宅借入金等特別控除申告書(住宅ローン控除)

住宅借入金等特別控除申告書は、住宅ローンを利用して、住宅の購入やリフォームを行った時に申請できる控除です。年末調整の際は、住宅ローン控除が適用されるため、2年目以降に適用可能な年数分の「住宅借入金等特別控除申告書」を提出します。住宅ローン控除の適用初年は確定申告が必要なため、事前に対象となる従業員に知らせしましょう。

年末調整の手順

年末調整は以下の手順で行います。

年末調整の手順

年末調整の手順については、以下の記事で詳しく解説しています。
こちらも参考にしてみてください。

年末調整で注意したいポイント

近年、税制改正や男性の育児休暇など変更・手続きを行う機会が増えているため、年末調整では以下のポイントで注意が必要です。

2020年の税制改正への対応

2020年の税制改正に、年末調整に関わる内容が4つあります。

対象 詳細
基礎控除の引き上げ 1 一律10万円引き上げ
給与所得控除の引き下げ 2 一律10万円引き下げ
所得金額調整控除の創設
配偶者・扶養親族等の合計所得金額要件等の見直し 3 年間の合計所得金額が48万円超133万円以下
10万円引き上げ

1 合計所得金額が2400万円~2500万円の場合、段階的に控除額が減り、2500万円を超えると不適用となります。
2 給与所得控除の適用対象が1000万円以上から850万円以上に変更
3 パートタイム収入など給与のみの場合は年収103万円超201万6千円未満

育児休暇にまつわる年末調整

育児休業を取っている従業員の年末調整は企業が行いますが、休業中の従業員の年末調整は扶養控除等申告書が必要です。なお、育児休業を申請せず、退職した従業員は年末調整が行えないため、従業員に確定申告を行ってもらいます。

詳しくは以下の記事で解説しているので、参考にしてみてください。

外国人・非居住者の年末調整

日本在住の外国人従業員も、年末調整の対象となります。また、年間ではなく、その年の一定期間のみ日本で働いていた場合でも年末調整を行わなければなりません。手続き内容は日本人の従業員と特に変わりませんが、従業員が海外居住することになった場合は、手続き内容が変わるため、注意しましょう。

年末調整で気をつけたい!その他の注意事項

年末調整を行う際には、以下の点を確認しましょう。

<チェックリスト>

チェック項目
□ 従業員の配偶者や扶養親族の有無
□ 従業員の配偶者の収入
□ 扶養家族や扶養親族の年齢
□ 子供の就職の有無
□ 寡婦、寡夫であるかどうか
□ 算出結果が間違っていないか

年末調整は効率化がおすすめ!

年末調整業務の効率化には、アウトソーシングと業務プロセスの改善が効果的です。

アウトソーシングのメリット

年末調整は、限られた期間内で、全従業員の手続きと提出書類の回収を行わなければなりません。年末調整業務の担当者の負担軽減策として、年末調整業務のアウトソーシングが効果的です。年末調整業務を効率的に進めるノウハウや経験を持った専門会社に業務委託することで、時間外労働の削減やコア業務への配置転換が可能となります。

業務プロセスの改善

年末調整業務の業務プロセスを見直すことで、ムダを省き、限られた期間内で作業を行うことができます。

業務プロセスの改善

期日までに年末調整関連の書類を提出していない従業員には、依頼メールだけでなく、社内SNSや業務用携帯電話への通知、上長へのアナウンスなど複数の経路を通じて、通知すると効果的です。

また、企業によっては人事総務担当が年末調整業務を兼務することも珍しくありません。税務署発行の年末調整冊子の配付・研修の実施や、前年の業務手続きフローの確認など実作業に向けた前準備をしておきましょう。そのためにも年末調整業務のスケジュールを可視化し、余裕を持って取り組むことが大切です。

年末調整に欠かせない源泉徴収票の作成は、一般的に11月から翌年1月までの間で行われます。限られた期間内のみで源泉徴収票を作成することは、人為ミスの誘発や人事労務担当者の長時間労働につながってしまいます。そのため、毎月の給与支払い業務の中に源泉徴収額や給与支払い額を記載しておくプロセスを追加すれば、年末調整の作業を進めやすくなります。

まとめ

  • 年末調整は報酬(給与・賞与)から徴収する所得税の再調整を行うための手続きである
  • 年末調整は年末以外(海外転勤や死亡に伴う退職、休職後に復職が難しい場合など)にも作成する場合がある
  • 年末調整では従業員ごとに必要な控除項目に応じて、複雑な計算が必要となる
  • 年末調整をアウトソーシングや業務プロセスの改善などでコスト削減や業務効率化につなげることができる
ソビア社会保険労務士事務所 代表社労士/ホワイト財団 代表理事|五味田 匡功

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