給与所得者の保険料控除申告書に添付する書類
- 生命保険料、地震保険料及び小規模企業共済等掛金に関する書類
- その支払金額を証する書類（たいていハガキです）
- 社会保険料に関する書類
パートやアルバイトであっても年末調整は必要です。年末調整には必要な書類が多いので、慣れていない新入社員は何を準備したらいいのか困ってしまうかもしれません。
また、従業員の扶養家族に関する情報は従業員が家族に確認をしなければならないため、従業員の家族が遠方に住んでいる場合にはやりとりに時間がかかることも考えられます。
今回の記事では、パートやアルバイトの方を含めて早めに年末調整の準備をすることができるように、必要な書類とその内容を解説します。
目次
以前はパートやアルバイトの方には年末調整をおこなっていない会社が多かったようですが、従業員・会社ともにデメリットがありますので、最近はほとんどの会社が適正に処理しています。
もし、パートやアルバイトの方の年末調整を行っていない場合には、来年からは「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を提出してもらって年末調整を必ずおこなうようにしましょう。
「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」を受け取っていない会社に生じるデメリットとして、従業員の給与から所得税を預かり、税務署に納付する必要があることです。
源泉徴収は会社の義務なため「ウチは従業員から源泉徴収してないよ」という言い訳は通用しません。従業員から所得税を預かっているかどうかにかかわらず、会社は源泉徴収するべきだった金額を税務署に納付しなければいけません。
もちろんその後、会社が納付した金額を従業員に請求することができますが、すでに退職している従業員の場合には連絡がつかなかったり、なかなか入金してくれなかったりと回収が難航する可能性があります。
もし回収することができなければ、損をしてしまうのはもちろん「立替金」として回収できない金額が帳簿に残ってしまい、貸し倒れにもできないとても面倒な事態になってしまいます。
正社員だけでなく、パートやアルバイトの方の年末調整を行うのは面倒に思われるかもしれません。しかし、このような事態になってしまった場合には解決により多くの手間がかかってしまいますので、原則どおりに処理しましょう。
年末調整の直前に、所得控除を受けるための書類を従業員（パート・アルバイトを含む）より扶養控除等申告書を受け取らなければいけません。また、保険料控除などの控除を受ける場合には、該当する控除申告書を提出することも必要です。
年末調整に必須に扶養控除等申告書は様式が変更される場合もあります。常に最新の様式かどうかを確認しておきましょう。
法律上は年末調整を年内最後の給料支払日におこなうため、扶養控除等申告書をその前日までに提出しなければならないと定められています。
しかし、実務上は年末調整を翌年の1月31日までにおこない、結果を行政機関に提出すれば問題ありません。したがって、これら2枚の書類も会社が年末調整の処理をするまでに提出してもらえば問題ありません。
もし従業員が期限までにこの書類を提出しなかった場合には、年末調整をおこなうことはできません。そのため、本来なら受けられるべき各種控除が反映されず、税金が高く計算されてしまいます。
その場合、従業員が自分で確定申告をおこなうことで還付を受けることができますが、手間がかかってしまいます。
その他にも、パート・アルバイトを含む従業員には、以下のような書類を準備してもらう必要があります。
給与所得者の保険料控除申告書に添付する書類
旧生命保険料は、支払金額から剰余金や割戻金の額を差し引いた残額が9,000円を超える場合です。
社会保険料のうち国民年金保険料および国民年金基金の掛金については、その支払金額を証する書類を1部提出してください。国民年金保険料および国民年金基金の掛金以外の社会保険料については、添付の必要はありません。
その他、年末調整の際に添付が求められているわけではありませんが、配偶者の源泉徴収票や確定申告書など、所得が分かる書類の提出を求めている会社が多いです。配偶者控除の適用があるかどうかを判断するための書類であると同時に、会社独自の手当を支給する際の判断材料として利用されています。
給与所得者の配偶者控除等申告書に添付する書類
また、税務署から受け取る住宅ローン控除関係の書類も、年末調整の際に添付が求められています。複雑な制度ですので、詳しくは国税庁のサイトを確認するよう従業員にご案内ください。
なお書類に関しては、直前に案内すると紛失してしまっていたり、すでに処分してしまった後だったりということも考えられますから、早めに知らせておくことをおすすめします。
以前はパートやアルバイトの方の年末調整を行わない会社も多かったようですが、現在は税務署が厳密に源泉徴収の有無をチェックしますので、ほとんどの会社が適正に処理を行っています。
もし、ご自身の会社がパートやアルバイトの方の年末調整を省略している場合には、ぜひこの機会に見直してみてはいかがでしょうか。
また「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」がその年に提出されたか否かにより、毎月の給与からの源泉徴収税額が異なります。十分注意しましょう。
平成26年より神奈川県で社会保険労務士として開業登録を行い、以後地域における企業の人事労務や給与計算のアドバイザーとして活動を行う。
退職時におけるトラブル相談や、転職時のアドバイスなど、労働者側からの相談にも対応し、労使双方が円滑に働ける環境作りに努めている。
また、近時は活動の場をWeb上にも広げ、記事執筆や監修などを通し、精力的に情報発信を行っている。
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