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人材・組織企業に利益をもたらすフロントオフィスの業務は、バックオフィスの業務サポートがあってはじめて、利益を生み出すことができます。一方で、バックオフィスは人的ミスや定型業務が多いため、効率化・改善の対象となりやすい部署でもあります。
今回はバックオフィスの役割や効率化・改善するタイミング、クラウドサービスによる削減対象の業務を解説します。
目次
会社の部署は、顧客と直接関わる部署（営業やカスタマーサポートなど）と、社内で完結し顧客とは直接関わらない部署（経理や人事、総務など）に分けることができます。
後者の「顧客と直接関わらない部門」の総称をバックオフィスと呼び、顧客と直接関わる部署全体をフロントオフィスと呼びます。
フロントオフィスは直接顧客と関わり、利益を生み出す部署ですが、フロントオフィスが正常に機能するためにはバックオフィスの役割が欠かせません。顧客と直接関わりがなくても、事業を成立させるためには必要な業務を担っています。
ミドルオフィスは金融関係の業界でよく使われる言葉・概念です。フロントオフィスは顧客と直接やりとりをしている機会が多く、フロントオフィスが会社に利益をもたらしていると思われがちですが、バックオフィスによる財務や法務、経理などのサポートがあってはじめて、事業として成り立ちます。
バックオフィスの業務は、利益に直結しない部署ですが、労働環境の整備、各種手続きの代行、専門的な知識をもとに顧客とのやりとりのサポートなど重要な役割を担っており、従業員の業務や会社への顧客満足度を左右する業務が中心となっています。また、バックオフィスの業務は効率化・改善により、会社全体の業務改善にもつながります。ここではバックオフィスを効率化・改善するタイミングをご紹介します。
バックオフィス業務を見直すタイミングとして、起業や経営統合など組織を大きくする機会の実行が効果的です。人員の新規採用・再配置や会社規模の拡大により、非効率的なやり方を引き継いでしまうとさらに効率が落ちてしまう可能性があります。組織拡大の議論が始まると同時にバックオフィスの改善・効率化も合わせて、検討すると効果的です。
労働基準法といった労働にまつわる法令は、時代背景や政策により法改正が頻繁に行われます。また、今後も働き方改革による法改正がされていくことも予想でき、職場環境を改善しなくては法令に抵触してしまう可能性があるため、早急に対応する必要があります。法改正が行われた際は、改正内容を注意深く確認するようにしましょう。
財務や税務、法務など各専門家から助言を受けることで、残すべき業務、効率化対象となる業務の選定に役立ちます。専門家の視点から現業務への指摘やフィードバックを受け、バックオフィス業務を振り返り、効率化対象となる業務や改善ポイントの抽出から考え始めると迅速に業務効率化を進めることができます。
近年では、クラウドサービスの導入により、バックオフィス業務を劇的に自動化・効率化できるようになっています。バックオフィスの業務には、書類作成や内容更新などの入力作業も多く、煩雑な業務が従業員の負担となっています。
バックオフィスの業務のすべて、または一部をクラウドサービスに集約することで、労働時間・人件費の削減、長時間労働の防止につながります。また、人的ミスや長時間労働に対する法令違反も迅速に見つけやすくなり、未然に防ぐことができます。ここでは具体的なバックオフィスの業務をご紹介します。
給与計算のクラウドサービスには、給与明細の作成機能や、Web上での閲覧機能、年末調整や税金の計算を行える機能が備わっています。
所得税率や厚生年金保険料率、健康保険料率など多くの税金、保険料が絡む給与計算を手軽に、かつ正確に行うことができます。また、各種保険の書類作成機能や、税理士・社労士と連携したシステムの併設、マイナンバーの紐付け作業、有給休暇計算、タイムレコーダーとの連携など、給与計算に関係する幅広い分野を兼ね備えたクラウドサービスが登場しています。年末調整に関する変更や、保険料の調整も簡単に行え、法改正にも自動対応してくれるクラウドサービスはバックオフィス業務の効率化の手助けになります。
2020年4月1日から特定の法人の、社会保険・労働保険に関する一部の手続きの電子申請を義務化されるなど、社会保険関連業務は法令をしっかり理解し、煩雑で間違いが許されない業務も多く、従業員の労力と膨大な時間が必要となります。2020年4月1日からの電子申請義務化に伴い、社会保険手続きの電子化を検討してみることもおすすめです。
経費、交通費精算の業務は、領収書やレシートなど紙による申請が多く、締日が間近になると社内へ周知し、各部署の承認を得なければなりません。
立替精算や、定期券区間を含む交通費の申請は人的ミスが発生しやすい業務ですが、クラウドサービスを活用することで、領収書とデータを突き合わせての確認作業も不要となり、人的ミスを減らすことができます。また、近年では電子決済機能付きの交通ICカードと連携し、申請から手続きまで業務の手間も大幅に削減できるクラウドサービスも登場しています。
雛形やフォーマットを利用して請求書・見積書を作成する場合、クラウドサービスの多くが簡単に項目のカスタマイズができる機能を備えているため、新たに作り直す必要はありません。また、住所や宛先といった会社情報を登録しておけば、何度も記入する手間を省き、すぐに入力することができます。複製機能や支払いのリマインド機能もついており、従業員の提出漏れを省き、手間を削減する効果があります。
クラウドサービスは帳簿や決算書などの書類作成、資金繰りや売買掛金の管理など、経営に関するレポート作成も可能です。簿記や会計の知識が少ない方でも簡単に扱えるユーザビリティが実装されており、小規模でバックオフィス業務に手が回らない会社でも簡単に使用できます。金融機関との連携も可能であり、多くの作業が自動化による時間短縮、業務量削減につながっています。
労務・人事・総務管理者の課題を解決するメディア「労務SEARCH（サーチ）」の編集部です。労働保険（労災保険／雇用保険）、社会保険、人事労務管理、マイナンバーなど皆様へ価値ある情報を発信続けてまいります。
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