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有休管理システムとは?義務化にともなう導入メリットとオススメ3選

2019年4月に施行された働き方改革関連法により、すべての企業は、年10日以上の年次有給休暇(以下「有休」といいます)が付与される従業員に対し、年5日の有休を取得(消化)させる事を義務づけられました。これにともない、有休管理システムの導入を検討する企業が増えてきています。
この記事では、有休管理システムの導入によるメリットや選定方法、オススメの有休管理システムなどを紹介します。

有休管理が重要視される背景

少子高齢化にともなう生産年齢人口の減少や、働く人のニーズの多様化などの課題に対応するため、2019年4月に「働き方改革関連法」が施行されました。
働く人のリフレッシュを図ることを目的とした有休ですが、同僚への気兼ねや請求することへのためらいから、取得率が低調であることが課題でした。
そこで、すべての企業において、年10日以上の有休が付与される従業員に対し、有休日数のうち年5日を、従業員がすでに請求・取得している場合を除き、企業が時季を指定して取得させることが義務づけられました。
有休取得の義務化にともない、企業はこれまで以上に有休管理を適切に行っていく必要があります。

【参考】年5日の年次有給休暇の確実な取得わかりやすい解説 – 厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/content/000463186.pdf

有休管理システムとは?

有休管理システムとは、これまで紙ベースの管理簿やExcelなどで管理していた有休の取得状況や付与日数、繰り越し日数などを、管理できるシステムのことです。
企業に義務づけられた従業員の「年次有給休暇管理簿」の作成や管理もスムーズに行うことができます。

機能

有休管理システムには、主に以下のような機能があります。

  • 有休取得状況の管理

    従業員の有休取得状況・取得率を把握することで、法令遵守や職場の働きやすさにつながります。
    管理者はもちろん、従業員自身も有休残日数を簡単に確認することができます。

  • 有休の申請・管理・付与

    従業員に有休の申請をしてもらい、企業側で承認するまでの作業をシステム上で行うことができます。
    有休の日数を自動的に管理・付与することで、従来のような付与日数の計算ミスなど人為的ミスが減少します。

  • イレギュラーな有休の付与・日数計算

    法律で定めた日数を上回る有休を付与する、独自の有休制度を作っている企業もあります。
    有休管理システムでは、オリジナルの休暇を自由に作成・対応することが可能です。

  • 有休取得の催促連絡

    有休を年5日取得できていない従業員に対して、有休の取得を促進するアラートを送付できる機能もあります。
    アラートを従業員に通知でき、管理者側でも有給未取得者を察知できるため、漏れなく法令遵守に努めることができて安心です。

  • 有休管理簿の作成/保存

    企業に義務づけられた従業員の「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が可能です。
    規模が大きい企業でも、事務作業に時間をとられることがありません。

導入すべき企業

有休管理システムの導入には、初期費用やランニングコストが発生します。
まずは、自社にとって本当に必要かどうか検討する必要があります。
たとえば以下のような企業は、システム導入にかかるコストよりも、享受できるメリットが大きいと考えられています。

  • 日数単位ではなく、時間単位で有休管理している企業
  • 有休管理に多くの処理時間やミスが発生している企業
  • 多くの従業員を抱える企業

有休管理システムの導入メリット

従業員の有休取得を推奨することは、生産性の向上やメンタルヘルスケア、企業のイメージアップなどにつながります。
年5日の有休の取得が義務づけられたことを受けて、有休管理システムの導入を検討する企業が増えてきました。
次に、有休管理システムの導入にどのようなメリットがあるのか解説します。

業務効率のアップ

有休の計算・管理は、従業員の入社時期や所定労働時間、出勤状況によって日数が異なるほか、時効による有休の消滅があるなど、複雑で手間がかかる業務です。
こうした業務を紙の管理簿やExcelなどで行っている企業は、有休管理システムを導入することで、有休取得状況の確認や日数計算などを効率的に行うことができます。

他のシステムとの連携

労務管理システムや給与計算システムなど他システムと併せて管理・運用することで、さらなる業務効率化が期待できます。
有休管理のために入力された従業員情報や勤怠データを労務管理システムや給与計算システムに連携させることで、あらゆる人事労務関連の作業において二度手間を省き、転記ミスなどのリスクも軽減することができます。

法改正へのスムーズな対応

「働き方改革関連法」では、企業の規模を問わず、パートタイム・アルバイトを含むすべての従業員の有休管理が義務づけられました。
有休を年5日取得していない従業員がいた場合、故意か過失かにかかわらず、監督署からの是正勧告や訴訟、罰則の適用、企業名公表などのペナルティが科せられる可能性があります。
有休管理システムは、有休付与や取得日数の把握、年次有給休暇管理簿の作成に役立つため、有休管理を漏れなく行うことができます。
また、多くの有休管理システムは、法改正に対応するため適宜バージョンアップされるので、今後さらなる法改正があった場合でも、システムを導入することでスムーズな対応が可能です。

有給管理システム選びのポイント

有休管理システムには、大きく分けて2種類あります。
パソコンに専用のソフトをインストールして使うパッケージ型と、ネット環境さえあれば利用できるクラウド型です。
現在、勤怠管理システムの機能の一つとして有休管理が入っているものを含め、さまざまな有休管理システムが存在しますが、ここでは導入に向けてどのようなポイントに注意すればよいか解説します。

自社にマッチしているか?

導入検討中の有休管理システム(勤怠管理システム)が、自社の勤務体系に合うかどうか確認しましょう。
たとえば以下のような自社独自の就業ルールがある場合、システムで対応できるかどうかを判断しなければなりません。

  • 1日に複数回の出退勤がある場合
  • 雇用形態で締め日や所定労働時間が異なる場合
  • 作業した場所ごとの勤務時間の集計が必要な場合
  • 直行・直帰を記録する必要がある場合

使いやすいシステムか?

勤怠管理を含んだ有休管理システムは、毎日使うシステムです。
できるだけ使いやすく、手軽に導入できるものを選ぶことで、企業側・従業員側の双方にとって運用しやすくなります。
以下のポイントを参考に、システムを導入することが大切です。

  • 打刻しやすい
  • 勤務状況や残業時間を確認しやすい
  • 勤務時間を集計しやすい
  • 給与システムなどと連携しやすい

サポート体制は?

サポート対応が有料のシステムは、導入後に思わぬコストがかかる場合があります。
有休管理システムを導入する際には、サポート体制がどの程度充実しているのかを事前に確認することが大切です。
初めてのシステム導入の場合、導入前から丁寧に、かつ無料でサポートしてくれるサービスがオススメです。

オススメの有休管理システム3選

インターネット環境とパソコン、スマートフォンがあればどこでも使える「クラウド型」の有給管理システムを選ぶ企業が増えています。これらの有休管理システムと、労務管理システムなどを連携することで、以下のようにさらなる業務効率化を図ることが可能です。

  • 書類作成の効率化
  • 役所などへの書類提出の手間削減
  • 書類発行や手続きのスピードアップ

労務手続きや年末調整、マイナンバー管理機能など、さまざまな社内業務をスムーズにするクラウド型労務管理システムのひとつに、「オフィスステーション」があります。
ここでは、オフィスステーションと連携可能な有休管理システムを3つ紹介します。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理
https://jobcan.ne.jp/functions/holiday/
運営会社:株式会社Donuts

ジョブカン勤怠管理は、休暇申請や承認フローがシンプルなシステムです。
無料通話アプリLINE(ライン)から有休の残日数を確認することができます。
出勤管理機能やシフト管理機能と連動しているため、休暇日は打刻がなくても欠勤扱いになりません。
有休の取得催促アラート送信の機能も備えているため、年5日の有休取得義務化においても安心な運用ができます。

KING OF TIME(キングオブタイム)

KING OF TIME(キングオブタイム)
https://www.kingtime.jp/function/vacation/
運営会社:株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIMEでは、有休や代休、振休、夏季休暇、慶弔休暇など、企業独自の休暇を制限なく管理できます。また、時間単位や半日単位での取得、有効期限など、さまざまなルールにも対応しています。
集計作業や申請・承認・休暇の管理もスムーズに行えるため、管理者の業務効率化が期待できます。
給与明細でしか確認できなかった有休をシステム上で簡単に確認できる点も好評を得ています。

Touch On Time(タッチオンタイム)

Touch On Time(タッチオンタイム)
https://www.kintaisystem.com/tot/tot_function/vacation
運営会社:株式会社デジジャパン

Touch On Timeは、タイムカードを「ガッチャン」と操作するタイムレコーダーよりも、便利な打刻が行えるさまざまなタイムレコーダーを使用した勤怠管理システムです。
生体認証式のタイムレコーダーや、パソコン不要のタイムレコーダーなど、設置環境に左右されずに企業に合ったタイムレコーダーを提案してもらえます。
企業独自のルールに対応できる柔軟な機能が充実しています。

まとめ

  • 2019年4月の「働き方改革関連法」施行により、すべての企業において、年10日以上の有休が付与される従業員に対して、年5日の有休を取得させることが義務づけられた。
  • 有休管理システムとは、これまで紙ベースの管理簿やExcelなどで管理していた有休の取得状況や付与日数、繰り越し日数などを管理できるシステムのこと。
  • システムの導入には、業務効率のアップやほかのシステムとの連携、法改正へのスムーズな対応といったメリットがある。
  • 有休管理システム選びにおいて、「自社にマッチしているか」使いやすいシステムか」「サポート体制が充実しているか」を確認することがポイントである。
  • 有休管理システムを、労務管理などの他システムと連携させることで、さらなる業務効率化を図ることが可能。
ソビア社会保険労務士事務所 代表社労士/ホワイト財団 代表理事|五味田 匡功

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