この記事でわかること
- 年次有給休暇管理簿の要件と保存義務期間
- 年次有給休暇管理簿の最適な運用方法
この記事でわかること
事業主には、年次有給休暇が10日以上発生した労働者に対して、年5日の有給休暇を取得させる義務があります。また、事業主は年次有給休暇管理簿の作成、および3年間の保存が義務づけられています。
この記事では、年次有給休暇管理簿の作成・管理方法・注意点を中心に解説します。
目次
年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇が10日以上発生し、実際に有給休暇を取得した労働者ごとの年次有給休暇取得の基準日、日数、時季、繰り越しなどを管理するための書類です。
労働基準法施行規則第24条の7では、年次有給休暇管理簿を作成し、有給休暇を与えた期間中および当該期間の満了後3年間の保存が義務となっています。年次有給休暇管理簿に記載する項目は、以下の3つです。
| 基準日 | 労働者に年次有給休暇を付与した日 |
| 日数 | 基準日から1年間に労働者が取得した有給休暇の日数 |
| 時季 | 実際に年次有給休暇を取得した日（全休・半休） ※時間単位取得は対象になりません |
年次有給休暇管理簿の様式は指定されておらず、厚生労働省が参考様式「年次有給休暇取得管理台帳（xlsx）」を公表しています。
年次有給休暇管理簿は、労働者による請求、事業主による時季指定または計画的付与制度によって、実際に労働者が有給休暇を取得した際に初めて当該労働者に係る年次有給休暇管理簿を作成する義務が発生します。
ただし実務上は、労働者が実際に有給休暇を取得する前から準備しておくことを推奨します。
年次有給休暇の取得権利の発生だけでは、作成義務は発生しません。
年次有給休暇管理簿のまとめ
年次有給休暇管理簿では必須項目である基準日を労働者ごとに記録・管理しなければなりません。また、年5日間の有給休暇を漏れなく取得させるためには、基準日を統一するなど工夫が必要です
基準日の統一
年次有給休暇管理簿は、法定帳簿である労働者名簿や賃金台帳と一緒に作成・運用・保存すると実務上運用しやすくなります。
利用ツールとしては、Excelファイルや「オフィスステーション 有休管理」をはじめとするクラウド型の労務管理ソフトが主流です。
「オフィスステーション 有休管理」は、初期費用0円で有休管理状況の把握、連絡義務、記帳、従業員からの申請・承認を実現し、有給休暇の取得義務化に伴うリスクを低減したうえで業務削減率80％を達成できます。
またスマホやPCがあれば、従業員自らマイページより有給休暇の申請ができるため、紙やメールからの転記がなくなり、ペーパーレス化にも効果があります。
年次有給休暇管理簿として活用できる勤怠管理システムを導入することで、有給休暇管理の業務効率化が図れます。
勤怠管理システムには、複雑な有給休暇管理業務を効率化するさまざまな機能が搭載されており、メリットも豊富です。
有給休暇は労働者の継続勤務年数（日数）ごとに定められた日数が付与され、取得できる日数・取得しなければならない日数を、ひとりひとり管理しなければなりません。
「適切な有給休暇日数が付与されているか」「取得義務となる年5日の有給休暇を漏れなく取得しているか」などを、労働者それぞれに随時確認する作業は、労働者の数が多くなるほど複雑です。
そのような場合、「有給休暇取得状況の確認機能」が搭載された勤怠管理システムを活用することで、労働者の有給休暇取得状況を「一元管理」でき、付与・取得漏れの防止につながります。
労働者が有給休暇を申請する一般的な流れは申請書を提出し、管理者による承認のあと、有給休暇管理者のもとへ連絡が伝わる、というものです。管理者のもとへ伝わるまでの時間がかかり、管理制度が整っていない場合は「申請書の提出漏れ」も発生しやすくなります。
ミスや漏れを防ぐためには「有給休暇の申請機能」が搭載されている勤怠管理システムを活用することで、有給休暇の申請作業がスムーズにおこなえます。
年10日以上の年次有給休暇を付与した労働者を対象に、年5日の有給休暇取得が義務となったため、有給休暇管理者は、未取得の労働者に対し、有給休暇の状況を通知しなければなりません。
管理者が労働者ひとりひとりに連絡する場合では作業効率が悪く「連絡漏れ」のリスクが発生しやすくなります。ただし「有給休暇の通知機能」が搭載されている勤怠管理システムを活用することで、「自動メール」の配信などにより、漏れなく効率的に有給休暇取得の通知連絡が可能です。
「年次有給休暇管理簿の作成機能」を活用することで、管理簿の作成にかかる手間を軽減できます。簡単に管理簿を作成でき、Excelファイルデータによる出力が可能であるなど、データ管理による汎用性も高いことが特長です。
勤怠管理システムを活用した年次有給休暇の管理は上記のようにメリットが豊富ですが、場合によってはデメリットとなることもあります。
勤怠管理システムによる有給休暇の申請や自身の有給休暇取得状況の確認は、労働者が管理システムを利用できる環境下にある（PCを保持している、インターネットに接続できる）場合は有効です。
しかし全労働者がそのような環境下にない場合は、部署の管理者がまとめて管理するなど、管理体制の工夫が必要となります。
年次有給休暇の管理機能が搭載された勤怠管理システムの一部を紹介します。
オフィスステーション有休管理は、利用社数2万社を超える実績をもつ、勤怠管理システムです。「有給休暇管理」に特化した管理システムであり、主な機能として以下の有給休暇管理機能が搭載されています。
● 有給休暇一覧表示・有給休暇一括付与・自動付与
労働者単位で有給休暇取得日数の一覧表示や、任意の日数による有給休暇の一括登録、有給休暇の付与が必要な労働者に対する自動付与などがおこなえます。
● 有給休暇取得状況確認
有給休暇の残数や雇用区分から「いつまでに何日の有給休暇を取得する必要があるか」を表示します。法改正に対応した計算機能が搭載されているため、取得義務対象者を漏れなく管理可能です。
● 自動アラート
有給休暇の未取得者を自動で抽出し、一覧画面から状況を把握でき、必要に応じて、管理者、該当労働者の双方に自動でアラートメールを送信可能です。文字だけでなく、色による判別もできるため、見落としにくい特長があります。
ジョブカン勤怠管理は、導入実績15万社を誇るクラウド勤怠管理システムです。主な機能として、以下の有給休暇管理機能が搭載されています。
●自動有給休暇付与
勤務日数・所定労働日数に応じて、有給休暇が自動で付与されます。
●有給休暇管理
入社年月日を登録することで、有給休暇が自動付与され、入社日基準、一斉付与基準の両方に対応しています。
●休暇タイプ設定
有給休暇のほかにも、代替休暇や振替休暇、半休、慶弔休暇など、さまざまな休暇の設定が可能です。
KING OF TIMEは、導入実績4万2千社を誇る勤怠管理システムです。主な機能として、以下の有給休暇管理機能が搭載されています。
● 休暇取得状況の確認
労働者毎の有給休暇取得状況が一覧で確認でき、労働者は自身のタイムカード画面から有給休暇取得状況を確認できます。
● 休暇増減管理
契約日数や勤務日数などから、有給休暇を自動付与し、有給休暇の残日数の管理をおこなえます。
● オリジナル休暇の作成
数に制限なく休暇の種類を作成でき、オリジナル休暇の管理が可能です。
また、失効期限のある休暇に関し、設定日にメール通知することもできます。
年次有給休暇管理簿の作成・保存は事業主の義務です。年10日以上の年次有給休暇を付与した労働者を対象に、年5日の有給休暇取得が義務となっています。
適切な有休管理をおこなうためにも、効率的かつ最適な年次有給休暇管理簿の作成・運用をおこないましょう。
社会保険労務士の中でも、10％に満たないと言われる助成金を専門に手掛ける特定社会保険労務士／ワークスタイルコーディネーター。なんば社会保険労務士事務所の所長。
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