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【社労士監修】年次有給休暇管理簿とは?作成方法や保存義務期間(罰則なし)を徹底解説!

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事業主には、年次有給休暇が10日以上発生した労働者に対して、年5日の有給休暇を取得させる義務があります。

また、事業主は年次有給休暇管理簿の作成、及び3年間の保存が義務付けられています。

今回は年次有給休暇管理簿の作成・管理方法・注意点を中心に解説します。

この記事でわかること

  • 年次有給休暇管理簿の要件と保存義務期間
  • 年次有給休暇管理簿の最適な運用方法

年次有給休暇管理簿とは


年次有給休暇取得管理台帳(xlsx)│厚生労働省

年次有給休暇管理簿とは、年次有給休暇が10日以上発生し、実際に有給休暇を取得した労働者ごとの年次有給休暇取得の基準日、日数、時季を管理するための書類です。

労働基準法施行規則第24条の7 では、年次有給休暇管理簿を作成し、有給休暇を与えた期間中及び当該期間の満了後3年間の保存が義務となっています。

▼年次有給休暇管理簿に記載する項目は3つ

基準日 労働者に年次有給休暇を付与した日
日数 基準日から1年間に労働者が取得した有給休暇の日数
時季 実際に年次有給休暇を取得した日(全休・半休)
時間単位取得は対象になりません

年次有給休暇管理簿の様式は指定されておらず、厚生労働省が参考様式「年次有給休暇取得管理台帳(xlsx)」を公表しています。

年次有給休暇管理簿は、労働者による請求、事業主による時季指定、または計画的付与によって、実際に労働者が有給休暇を取得した際に初めて当該労働者に係る年次有給休暇管理簿を作成する義務が発生します。
ただし、実務上は、労働者が実際に有給休暇を取得する前から準備しておくことを推奨します。
年次有給休暇の取得権利の発生だけでは、作成義務は発生しません。

年次有給休暇管理簿の管理方法

年次有給休暇管理簿では必須項目である基準日を労働者ごとに記録・管理しなければなりません。

また、年5日間の有給休暇を漏れなく取得させるためには、基準日を統一するなど工夫が必要です。

年次有給休暇管理簿は、法定帳簿である労働者名簿や賃金台帳と一緒に作成・運用・保存すると実務上運用しやすくなります。

利用ツールとしては、Excelファイルや「オフィスステーション 有休管理」をはじめとするクラウド型の労務管理ソフトが主流です。

オフィスステーション 有休管理」は、初期費用0円で有休管理状況の把握、連絡義務、記帳、従業員からの申請・承認を実現し、有給休暇の取得義務化に伴うリスクを低減したうえで業務削減率80%を達成できます。

またスマートフォンやパソコンがあれば、従業員自らマイページより有給休暇の申請ができるため、紙やメールからの転記がなくなり、ペーパーレス化にも効果があります。

年次有給休暇管理簿:まとめ

年次有給休暇管理簿の作成・保存は事業主の義務です。

年10日以上の年次有給休暇を付与した労働者を対象に、年5日の有給休暇取得が義務となっています。

適切な有休管理をおこなうためにも、効率的かつ最適な年次有給休暇管理簿の作成・運用をおこないましょう。

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