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2020年4月より特定の法人を対象に社会保険・労働保険に関する一部の手続きの電子申請が義務化されます。社会保険労務士や社会保険労務士法人が代行する場合でも電子申請義務化の対象となるため、事前の申請準備が必要です。
今回は2020年4月の電子申請義務化の概要や対象企業、対象書類などを中心にご紹介します。
目次
日本政府の行政手続きにかかるコストを削減する目的で、2020年4月から特定の法人を対象に健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険の一部の手続きの電子申請が義務化されます。
電子申請を行うためには、電子証明書の取得やパーソナライズの開設、必要添付資料の準備に加え、e-Govによる電子申請への理解、または外部APIソフトウェアの導入が必要です。
電子申請義務化が対象となる特定の法人（対象企業）は、以下のいずれかにあてはまる企業となります。
上記の企業は特定の法人として扱われ、従業員の入社・退社、賞与支払いなどにかかわる社会保険関連の一部の手続きを電子申請で行わなければなりません。
【参考】厚生労働省 2020年４⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。
電子申請義務化の対象となる行政手続きは健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険が該当し、紙による窓口・郵送申請はすべて電子申請に集約されます。
【参考】厚生労働省 2020年４⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。
電子申請義務化対象となる書類は以下となります。
被保険者賞与支払届と被保険者報酬月額算定基礎届は、健康保険・厚生年金保険それぞれに電子申請による申請手続きが必要です。
・年度更新に関する申告書
・概算保険料申告書
・確定保険料申告書
・一般拠出⾦申告書・ 増加概算保険料申告書
電子申請を行うためには、事前に電子証明書を取得する必要があります。また、よく申請する行政手続きを整理するためにもパーソナライズの開設に加え、電子申請の仕様に則った添付資料の準備が必要です。
電子証明書とは、 e-Gov電子申請を行う際に必要となる電子署名です。電子署名は「認証局」で発行を行います。また、発行には手数料が必要です。事業主に代わって、電子証明書を発行する際は代理人の電子証明書と事業主向けの電子証明書の両方が必要となります。
【参考】e-Gov 電子政府の総合窓口 電子証明書の利用準備
パーソナライズとは、e-Gov電子申請が提供するサービスのひとつで、頻繁に申請する行政手続きや申請済みの手続きを登録し、一括表示する機能です。申請した行政手続きの状況を照会でき、自社に必要な行政手続きを一元管理できるため、外部APIソフトウェアを利用する際の業務整理にも役立ちます。
電子申請には申告書のほかに申請に必要な書類の添付が求められます。そのため、電子申請の仕様に沿ったフォーマットの添付資料を、電子申請義務化の対象となる行政手続き毎に用意しなければなりません。
外部APIソフトウェアの中には、データを入力するだけで、必要な添付資料を自動生成する機能を有しているものもあるため、人事労務管理における業務効率化にも最適です。
現在、行政手続きの電子申請が可能な手段は「e-Gov電子申請」と「外部APIソフトウェアの利用」の2種類に限られます。
e-Gov電子申請とは、紙による申請や届出などの行政手続きを、インターネットとパソコンを利用して申請できる行政サービスです。複数の行政手続きをまとめて申請できるため、行政のコスト削減につながる取り組みとして推奨されています。
2020年4月から始まる電子申請義務化の対象となる一部の行政手続きもe-Gov電子申請を利用します。
外部APIソフトウェアとは、e-Gov電子申請と連携が可能な外部連携APIに対応したソフトウェアで、多くの民間企業が提供する人事労務管理システムを指します。
e-Gov電子申請を可能とするだけでなく、自社の業務内容に合わせてカスタマイズができ、給与計算や勤怠管理を含めた人事労務管理全般を一元管理するサービスが一般的です。e-Gov電子申請に必要な添付資料も自動生成が可能なため、書類作成が可能となります。
【参考】e-Gov 電子政府の総合窓口 ソフトウェアを利用した電子申請
電子申請義務化の対象となる行政手続きを、従来の紙による窓口・郵送による申請を行ったとしても企業が罰則を受けることはありません。しかし、申請した手続きが反映されなかったり、受付自体を拒否されたりする可能性が考えられます。そのため、特定の法人に該当する企業は必ず電子申請による行政手続きを行いましょう。
また、従来の紙による手続きと電子申請が混在すると業務量が増え、人事労務管理部門の負担が増えてしまいます。
電子申請義務化の対象となる行政手続きは今後も拡大することが予想されるため、2020年4月の施行に伴い、可能な限り、電子申請に一本化することをおすすめします。
ソビア社会保険労務士事務所の創業者兼顧問。税理士事務所勤務時代に社労士事務所を立ち上げ、人事労務設計の改善サポートに取り組む。開業4年で顧問先300社以上、売上2億円超達成。近年では企業の人を軸とした経営改善や働き方改革に取り組んでいる。
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