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2020年4月電子申請義務化!特定の法人の条件や対象書類、事前準備から注意点まで解説!

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社会保険社会保険手続き

2020年4月より特定の法人を対象に社会保険・労働保険に関する一部の手続きの電子申請が義務化されます。社会保険労務士や社会保険労務士法人が代行する場合でも電子申請義務化の対象となるため、事前の申請準備が必要です。
今回は2020年4月の電子申請義務化の概要や対象企業、対象書類などを中心にご紹介します。

電子申請義務化とは

日本政府の行政手続きにかかるコストを削減する目的で、2020年4月から特定の法人を対象に健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険の一部の手続きの電子申請が義務化されます。
電子申請を行うためには、電子証明書の取得やパーソナライズの開設、必要添付資料の準備に加え、e-Govによる電子申請への理解、または外部APIソフトウェアの導入が必要です。

電子申請義務化対象となる特定の法人(対象企業)

電子申請義務化が対象となる特定の法人(対象企業)は、以下のいずれかにあてはまる企業となります。

  • 資本⾦、出資⾦または銀⾏等保有株式取得機構に納付する拠出⾦の額が1億円を超える法人
  • 相互会社(保険業法)
  • 投資法人(投資信託および投資法⼈に関する法律)
  • 特定目的会社(資産の流動化に関する法律)

上記の企業は特定の法人として扱われ、従業員の入社・退社、賞与支払いなどにかかわる社会保険関連の一部の手続きを電子申請で行わなければなりません。

【参考】厚生労働省 2020年4⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。
https://www.mhlw.go.jp/content/000511981.pdf

電子申請義務化の対象手続き

電子申請義務化の対象となる行政手続きは健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険が該当し、紙による窓口・郵送申請はすべて電子申請に集約されます。

【参考】厚生労働省 2020年4⽉から特定の法人について電子申請が義務化されます。
https://www.mhlw.go.jp/content/000511981.pdf

電子申請義務化対象となる書類は以下となります。 

健康保険・厚生年金保険

  • 被保険者賞与支払届
  • 被保険者報酬月額算定基礎届
  • 健康保険被保険者報酬月額変更届
  • 厚生年金被保険者報酬月額変更届
  • 70歳以上被用者 算定基礎・月額変更・賞与支払届(厚生年金保険のみ)

被保険者賞与支払届と被保険者報酬月額算定基礎届は、健康保険・厚生年金保険それぞれに電子申請による申請手続きが必要です。

労働保険

  • 継続事業(一括有期事業を含む。)を⾏う事業主が提出する以下の申告書

    ・年度更新に関する申告書
    ・概算保険料申告書
    ・確定保険料申告書
    ・一般拠出⾦申告書
    ・ 増加概算保険料申告書

雇用保険

  • 被保険者資格取得届
  • 被保険者資格喪失届
  • 被保険者転勤届
  • ⾼年齢雇用継続給付支給申請
  • 育児休業給付支給申請

電子申請義務化に向けた準備

電子申請を行うためには、事前に電子証明書を取得する必要があります。また、よく申請する行政手続きを整理するためにもパーソナライズの開設に加え、電子申請の仕様に則った添付資料の準備が必要です。

電子証明書の取得

電子証明書とは、 e-Gov電子申請を行う際に必要となる電子署名です。電子署名は「認証局」で発行を行います。また、発行には手数料が必要です。事業主に代わって、電子証明書を発行する際は代理人の電子証明書と事業主向けの電子証明書の両方が必要となります。

【参考】e-Gov 電子政府の総合窓口 電子証明書の取得
https://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/flow/setup04/index.html

【参考】e-Gov 電子政府の総合窓口 認証局のご案内
https://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/flow/setup04/manu_certificate.html

パーソナライズ開設

パーソナライズとは、e-Gov電子申請が提供するサービスのひとつで、頻繁に申請する行政手続きや申請済みの手続きを登録し、一括表示する機能です。申請した行政手続きの状況を照会でき、自社に必要な行政手続きを一元管理できるため、外部APIソフトウェアを利用する際の業務整理にも役立ちます。

添付資料の準備

電子申請には申告書のほかに申請に必要な書類の添付が求められます。そのため、電子申請の仕様に沿ったフォーマットの添付資料を、電子申請義務化の対象となる行政手続き毎に用意しなければなりません。
外部APIソフトウェアの中には、データを入力するだけで、必要な添付資料を自動生成する機能を有しているものもあるため、人事労務管理における業務効率化にも最適です。

電子申請義務化における申請方法

現在、行政手続きの電子申請が可能な手段は「e-Gov電子申請」と「外部APIソフトウェアの利用」の2種類に限られます。

e-Gov電子申請 

e-Gov電子申請とは、紙による申請や届出などの行政手続きを、インターネットとパソコンを利用して申請できる行政サービスです。複数の行政手続きをまとめて申請できるため、行政のコスト削減につながる取り組みとして推奨されています。
2020年4月から始まる電子申請義務化の対象となる一部の行政手続きもe-Gov電子申請を利用します。

【参考】e-Gov 電子政府の総合窓口 e-Gov電子申請とは
https://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/about/

外部APIソフトウェアの利用

外部APIソフトウェアとは、e-Gov電子申請と連携が可能な外部連携APIに対応したソフトウェアで、多くの民間企業が提供する人事労務管理システムを指します。
e-Gov電子申請を可能とするだけでなく、自社の業務内容に合わせてカスタマイズができ、給与計算や勤怠管理を含めた人事労務管理全般を一元管理するサービスが一般的です。e-Gov電子申請に必要な添付資料も自動生成が可能なため、書類作成が可能となります。

【参考】e-Gov 電子政府の総合窓口 ソフトウェアを利用して電子申請をお使いいただく方へ
https://www.e-gov.go.jp/help/shinsei/api_software/index.html

電子申請義務化における注意点

電子申請義務化の対象となる行政手続きを、従来の紙による窓口・郵送による申請を行ったとしても企業が罰則を受けることはありません。しかし、申請した手続きが反映されなかったり、受付自体を拒否されたりする可能性が考えられます。そのため、特定の法人に該当する企業は必ず電子申請による行政手続きを行いましょう。
また、従来の紙による手続きと電子申請が混在すると業務量が増え、人事労務管理部門の負担が増えてしまいます。

電子申請義務化の対象となる行政手続きは今後も拡大することが予想されるため、2020年4月の施行に伴い、可能な限り、電子申請に一本化することをおすすめします。

まとめ

  • 2020年4月の電子申請義務化の対象企業は資本⾦、出資⾦などが1億円以上ある大法人に限られる。また、対象となる一部の業務手続は従業員の入退社に伴う健康保険・厚生年金保険、労働保険、雇用保険などの変更届に多い。
  • 現時点で電子申請に対応した方法はe-Gov電子申請、もしくは民間会社が提供する外部APIソフトウェアのいずれかに限られる。
  • 電子申請義務化に備えて、予め電子証明書の取得やパーソナライズの開設、電子申請の仕様に対応した添付資料の準備が必要である。
  • 今後、電子申請義務化の対象範囲が拡大することが予想され、煩雑な行政手続きを簡略化するためにも、2020年4月の電子申請義務化に伴って、可能な限り、電子申請に移行することが望ましい。
ソビア社会保険労務士事務所 代表社労士/ホワイト財団 代表理事|五味田 匡功

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