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【社労士監修】支店等を新設・廃止した時の社会保険について

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社会保険社会保険手続き

新たに事業所を設立したり、廃止したりすると、その度に様々な手続きが必要になります。とりわけ、社会保険に関する手続きはしっかりと行っておかないと、後々従業員とのトラブルにもなりかねません。

特に年度末は事業所の新設や休廃止などが起こりやすい時期でもあるため、必要な手続きはしっかりと確認しておきたいものです。今回は事業所新設・廃止の際の社会保険の手続きについて説明していきます。

必要な手続きを分ける「強制適用」と「任意適用」の違いとは?

健康保険や厚生年金保険のような社会保険は、原則として事業所単位で加入することが義務づけられており、そこで働く一定の従業員も自動的(強制的)に被保険者として扱われます。

しかし、実は事業所の規模によっては、それらの保険が任意加入となる場合もあります。「強制適用事業所」「任意適用事業所」に分けられますが、それぞれどのような事業所が強制・任意になるのでしょうか。

強制適用事業所

事業所が以下のいずれかの要件を満たしている場合、その事業所は「強制適用事業所」となり、社会保険への加入が事業所単位で義務づけられます。

  1. 従業員が常時5人以上使用され、かつ以下の事業を行っている

    製造業 / 物品販売業 / 金融保険業 / 医療保健業 / 通信報道業 / 電気ガス事業 / 教育研究調査業 / 保管賃貸業 / 集金案内広告業 / 媒介周旋業 / 土木建築業 / 鉱業 / 運送業 / 清掃業など

  2. 法人の事業所、または国・地方公共団体の事業所

任意適用事業所

反対に常時使用する従業員が5人未満かつ個人事業の場合、または非適用業種の個人事業の事業所の場合は、適用除外に該当する場合を除いて、健康保険や厚生年金保険の加入は強制ではなく任意となります。

そのため「任意適用事業所」と呼ばれているのですが、もし事業所単位での加入を希望する場合は、そこで働く従業員の半分以上が保険への加入に同意しているという条件を満たした後、事業主が年金事務所へ申請を行って日本年金機構の認可を受ければ、適用事業所となることも可能です。

強制適用事業所の新設・廃止で必要になる手続きとは?

保険が強制適用されるような規模の事業所を新設・廃止する場合、様々な書類の提出が必要になります。特に事業所に関するものだけではなく、従業員に関する書類もたくさんありますので、きちんと確認をしておきましょう。

事業所を新設する場合

事業所を新設する場合、保険を適用するために「健康保険・厚生年金保険新規適用届」を提出する必要があります。新設してから5日以内に、その地域を管轄する年金事務所へ提出しましょう。

加えて事業所が法人の場合は「法人(商業)登記簿謄本」を用意してください。個人事業所でも従業員が5人以上で、上記の事業を行う場合は強制適用になりますので、「事業主の世帯全員の住民票」が必要です。こちらはコピー不可なので注意してください。

事業所を廃止する場合

反対に事業所を廃止する場合は「健康保険・厚生年金保険適用事業所全喪届」を、廃止の事実があってから5日以内に、年金事務所へと提出します。それらに加えて、解散登記の記入を済ませた「法人登記簿謄本」のコピー、または「雇用保険適用事業所廃止届(事業主控)」のコピーが必要となりますので、あわせて用意しておきましょう。

任意適用事業所の新設・廃止で必要になる手続きとは?

もし強制適用ではない事業所が保険の適用を申請する場合は、「健康保険・厚生年金保険新規適用届」および「任意適用申請書」を年金事務所へと提出します。こちらは従業員の半数以上の同意を得た後、速やかに提出してください。

加えて「任意適用同意書」「事業主世帯全員の住民票」「公租公課の領収証(原則1年分)」が必要になります。住民票はコピー不可・個人番号の記載がないもので、領収証はコピー可・公租公課の領収証について不明な点があれば年金事務所にお尋ねください。

反対に適用を事業所廃止とともに取り消してもらうには「健康保険・厚生年金保険適用事業所全喪届」および「任意適用取消申請書」と、解散登記の記載がある法人登記簿謄本のコピー、または「雇用保険適用事業所廃止届(事業主控)」のコピー等を添付し、廃止の事実があってから5日以内に年金事務所へと提出してください。

ただし、廃止のための同意書は適用時と違い、従業員の半数ではなく4分の3以上の同意が必要になります。

異動の度の届け出が不要になる?一括適用の手続きとは

事業所の規模が大きくなって、本社以外にもたくさんの支社があるという場合、事業所を新設する度に届け出を提出しなければならず、非常に手間がかかります。しかし、その場合でも「一括適用」を利用すれば、本社と支社をまとめて1つの企業として、適用事業所の申請を行うことができます。

一括適用を行うためには「給与などを含む人事管理が、本社で電子計算組織などによって集中的に行われていること」「すべての事業所の事業主が同一であること」などの条件が必要になりますが、承認されれば人事異動の際の諸手続き(被保険者の資格取得届・喪失届の提出)も不要になるので、効率的な運営が可能となります。

具体的な一括適用の手続き

一括適用の申請を行うには「一括適用承認申請書」だけではなく、それ以外に会社の人事管理のフローチャートを書類にまとめ、年金事務所へと提出する必要があります。本社でどのように人事・労務・給与に関する事務が行われているのか、各種書類はどのように作成され、どのように管理され、どのように提出され、そしてどのように被保険者へと通達されるのかなどを、チャートにまとめます。

このチャートは資格取得届・資格喪失届・算定基礎届・賞与支払届・月額変更届・住所変更届の6種類分を用意しなければなりません。ただし、すべての書類がすべて同じチャートで作成・管理されている場合は、1枚にまとめてもかまいません。

また同様に被保険者の資格の確認および保険証の交付の処理過程をチャートにまとめたものも提出してください。提出後、一括適用が承認されるまでは3ヶ月ほどかかりますが、承認されればかなり効率的に事業所の運用が可能となります。

まとめ

社会保険関連の書類に不備があると、その事業所の社会的信用に響くだけでなく、従業員とのトラブルにも発展しかねません。それは、法人の事業所でも個人の事務所でも同様です。

個人事業所の中には、身内だけで経営しているところもあるかもしれませんが、その場合でもこのような手続きはしっかりと行っておきましょう。従業員が安心して働くことができる環境をつくるのも、事業主としての努めです。

社会保険労務士事務所そやま保育経営パートナー

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