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資格取得届を早く出そう!届出の内容と電子申請の活用方法

社員が入社したときの手続についてご存じですか? 社会保険に関しては、「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」と「雇用保険被保険者資格取得届」に分かれます。

また、社会保険関係の届出については年金事務所、雇用保険関係はハローワークと異なります。手続を早く行うことは、病院を受診する際に必要な「健康保険被保険者証」の早期交付に繋がります。届出の内容と電子申請のメリットについて紹介します。

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届とは?

健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は、事業所が新しく従業員を雇用した際に提出する必要のある書類です。この書類を提出することで、従業員は「健康保険」「厚生年金保険」に加入することができます。

対象となるのは、その事業所に「常時使用されている人」となります。常時使用されている人とは、雇用契約書の有無にかかわらず、その事業所で働いていて、労働の対価として給与を常用的にもらっている人のことです。

そのため、常時使用されている人の健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届の提出は、年齢や性別、国籍にかかわらず行うことになります。なお、パートタイム従業員やアルバイトの従業員であっても、正社員の所定労働時間および所定労働日数の4分3以上であれば被保険者になるため、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届を提出することになります。

また、4分3未満であったとしても、いくつかの条件を満たすことで被保険者となります。健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は事業主が提出を行います。提出先は事業所を管轄している年金事務所で、事実の発生(雇用)から5日以内に提出しなければいけないので、早めに対応するようにしなければいけません。

提出方法については、電子申請、郵送、窓口持参のなかから選べます。健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届は、日本年金機構のホームページからダウンロード可能です。

雇用保険被保険者資格取得届とは?

続いては、雇用保険被保険者資格取得届について紹介します。この取得届を提出することで、従業員は雇用保険に加入することができます。対象となるのは、雇用保険適用事業所となっている事業所で働いている従業員です。

この事業所で働いている人であれば、正社員、準正社員、パートタイム従業員、アルバイトなどの雇用形態にかかわらず、原則として加入することになります。雇用保険被保険者資格取得届の提出は、従業員を新たに雇用した月の翌月10日までとなります(例:1月1日に雇用したら、2月10日までに提出)。

提出書類は、基本的には雇用保険被保険者資格取得届のみですが、場合によっては賃金台帳や労働者名簿、タイムカードなど、その従業員を雇用していることがわかる書類を提出する必要があります。

雇用保険被保険者資格取得届の提出は窓口持参、郵送、電子申請で行うことができます。提出先は事業所を管轄しているハローワークです。同じ取得届でも健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届とは提出先が異なるので注意しなければいけません。

電子申請とは?その仕組みとe-Govについて

今回紹介している「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」および「雇用保険被保険者資格取得届」などの各種申請は電子申請としてインターネットを通して行うこともできます。

電子申請ができるのは総務省行政管理局が運営している「e-Gov(イーガブ)」というポータルサイトです。申請にあたっては以下の4つの手順を踏むことで行うことができます。

電子申請の手順

  1. 電子証明書の取得

    電子申請を行うには申請データに対する電子署名を行わなければいけません。この電子署名を行う際に必要となるのが電子証明書です。書類で申請を行う際の印鑑や印鑑証明をイメージしてもらえれば分かりやすいかと思います。電子証明書の取得は認証局という電子証明書を発行している機関に必要書類を提出し、料金を支払うことで取得できます。

  2. パソコンの環境設定

    e-Govの利用にあたってはインターネット環境やJavaの設定が必要です。e-Govで環境のチェックを行うことができるので、それに沿って行ってください。

  3. 電子申請用のデータの作成
  4. e-Govから電子申請

    申請に必要なデータを集めて、実際に申請を行います。データ作成については申請の種類によって、作成用のソフトウェアもあります。

以上の流れで電子申請を行うことができます。

電子申請をAPI連携ソフトで行うメリットについて

API(Application Programming Interface)連携ソフトとは、申請に必要なデータを外部のソフトウェアから引き出して利用するためのルールを定めている規約のことです。

このAPI連携ソフトを利用することで、それまではデータ作成用のソフトでデータを用意してから改めてe-Govにデータを入力して申請していたものが、API連携ソフトを通してそのまま申請することができます。

データ作成のソフトウェアとe-Govとの往復がなくなり、一括での申請が可能ということで、労務担当者の負担が減るので、作業効率化が期待できます。ちなみに、このようなAPI連携ソフトの1つが「オフィスステーション」です。

オフィスステーションでは、申請などに必要となる従業員の情報をスマートフォンなどから入力することができ、データ更新も自動で行ってくれます。さらに、届出書類もワンクリックで簡単に作成してくれます。API連携ソフトの導入を検討している労務担当の方は是非参考にしてみてください。

まとめ

今回は健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届と雇用保険被保険者資格取得届の概要と電子申請について紹介してきました。

終身雇用が当たり前ではなくなった現代においては、中途を含め新入社員を雇用する機会は多いのではないかと思います。労務担当者としては、作業効率化を図るためにも申請の概要を把握し、必要に応じて電子申請を上手に活用するようにしましょう。

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