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年末調整のアウトソーシング(外部委託)について考えてみましょう!

人事労務管理

企業における年末調整は、会経や経理、総務といった管理部門でまとめて行うことが多いのではないでしょうか。その企業に、経理や総務の業務に詳しい専任のスタッフがいれば問題ありませんが、そういったスタッフがいない企業にとっては、年に一度の年末調整業務は、わかりづらく、煩わしく感じる業務となってしまいます。

そこで、今回は、この年末調整業務のアウトソーシングについて紹介します。

 そもそも「年末調整」とはどういう業務でしょうか?

会社に勤める人は毎月給料をもらっていますが、会社は従業員に対して支払う給料のなかから所得税を源泉徴収し、従業員にかわって税金を納めています。

従業員が納める税金は、従業員が1年間にもらう給料の総額に対して決定します。しかし、さまざまな理由から、毎月源泉徴収をして所得税を納めていたとしても、1年間の給与額が確定する年末の段階では、それまで納めてきた税金と、本来その従業員が納めなければいけない税金の額との間に差が生じてしまうのが一般的です。

従業員によっては、税金が不足していることもありますし、逆に税金を多めに支払っていることもあります。この過不足を調整する手続きが年末調整です。

年末調整の対象になるには以下の条件があります。

<年末調整の対象となる条件>

  • 1年を通して勤務している
  • その年の途中に入社し年末まで勤務している
  • 年の途中で退職した(条件あり)
  • その年に海外転勤などによって非居住(日本に住所がない状態)になった

以上の条件に当てはまる人を対象に年末調整が行われます。

また、通常手続きは12月に行いますが、退職者や海外転勤にともなう非居住者の場合は、退職したとき、もしくは非居住となったときに手続きを行うほか、年末調整をしない従業員は確定申告を行うことになります。

年末調整業務をアウトソーシングするメリット

年末調整を行ううえでさまざまな手続きが発生するため、面倒だったり、煩わしかったりするかもしれません。そこで、利用を検討したいのが、年末調整業務のアウトソーシングです。

アウトソーシングによるメリットとしては、以下の2点があげられます。

 <アウトソーシングによるメリット>

1.コスト削減

年末調整は申請書の取りまとめや確認、集計、データ作成など多くの作業が必要になります。これを通常業務と並行して行うため、時間もかなりかかってしまいます。そうなると、「残業で対応する」、「年末調整業務に人員を割り振る」、「年末調整業務のための追加人員を雇用する」といった対応を行う必要が発生し、結果として人件費を始めとするコストが増える原因となります。

アウトソーシングにおいても費用はかかりますが、人件費などを削減することが可能です。

2.業務負担の軽減

通常業務に加えて、手続きを行うことになるため、年末調整業務を担当する従業員に業務が集中し、負担をかけることになってしまいます。

仕事量が多くなると、仕事のパフォーマンスも低調なものになってしまう恐れがありますし、ミスが発生する可能性も高まってしまいます。

アウトソーシングを利用することで、それらの負担を一気に軽減し、通常の業務に集中して取り組ませることが可能となります。

年末調整業務をアウトソーシングする際の相場について

従業員にとっても、メリットがあるアウトソーシングですが、実際に利用するとなると相場はいくらくらいになるのか確認しましょう。

細かい金額は誰に依頼するかによって異なりますが、おおよそは以下のとおりです。

<アウトソーシングの相場>

  • 税理士に依頼すると基本料金がだいたい1万円〜3万円程度で、基本料金内で従業員10名〜15名ほどまで対応してもらえる
  • 基本料金以降1名増えるごとに1,000円~3,000円の割増料金
  • 源泉徴収票、給与支払報告書、法定調書合計表、支払調書など年末調整以外の作業を依頼すると追加料金がかかる

年末調整のアウトソーシングを受け付けているところは、税理士法人や外部委託業者などいくつもあります。インターネットで検索し、資料を取り寄せることができますし、複数の業者間で値段を比較することも可能です。

アウトソーシングを検討している場合は、一度調べてみてはいかがでしょうか。

年末調整業務をアウトソーシングする際の注意点

もし、年末調整業務のアウトソーシングを検討しているのであれば、いくつかの点に注意しなければいけません。

まず、年末調整業務を行うことは税理士にしか認められていません。そのため、仲の良い知り合いに業務をお願いすることは、その人が税理士でない限り不可能です。

また、アウトソーシングする場合は、マイナンバーなどの個人情報を預けることになるので、アウトソーシング先の選定は慎重に行う必要があります。ホームページを調べたり、資料を取り寄せたりして、実績などを確認し、信頼できるかどうかを見極めるようにしましょう。

さらに、税理士に頼む場合は、通常の顧問契約とは別料金なのかといった条件面での確認も忘れてはいけないほか、アウトソーシングする業務範囲も確認しておくことが大切です。この確認が不十分だと、後になって想定していなかった料金を支払うことになったり、手続きに不足があったりする可能性があります。

トラブルを避けるためにもこれらの点を忘れないようにしてください。

まとめ

今回は、年末調整業務のアウトソーシングについて概要、相場、注意点を紹介してきました。年末調整は非常に重要な手続きですが、手続きを行ううえでの負担は決して軽いものではありません。アウトソーシングはそういった負担の軽減につながりますし、プロが手続きを行ってくれるので、ミスなどを心配する必要もありません。

もし、年末の繁忙期の業務負担を軽減したいのであれば、アウトソーシングを検討してみてください。

油原 信|えがお社労士オフィス

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