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給与明細の電子化の制度や準備、実現手段について

給与明細の電子化とは、今まで紙で交付していた給与明細を電子化することです。電子化により、会社側は給与明細の作成コストを削減できる、手渡しがなくなる、また配布手段を効率化できる等のメリットがあります。

また、従業員側もいつでも給与明細を確認できるようになるというメリットがあり、これらお互いのメリットを考えて電子化を導入する企業が増えているようです。この電子化について解説していきます。

「給与明細の電子交付」とはどのような制度か?

かつて給与明細は、書面によって交付することが義務付けられていました。

しかし、税制改正において、平成19年1月1日以降、給与等の支払者(交付者)が受給者(交付を受ける者)への書面による給与等の支払明細書を交付する代わりに、その給与等の支払明細書を記載すべき事項を電磁的方法により提供(電子交付)することができるとされています。

あくまでも事前の承諾が必要となりますが、会社にとっては負担を大きく削減することができるでしょう。ただし、給与等の支払明細書の電子交付について受給者から承諾を受けている場合であっても、書面による交付の請求があるときは、書面により交付しなければなりません。

給与支払者が電子交付を行う際の準備について

給与等の支払者が受給者に対して、給与等の支払明細書を電子交付するためには、まず受給者に対し、あらかじめ、その給与明細を表示するために用いる電磁的方法の種類やその内容を示し、電磁的方法又は書面で承諾をもらう必要があります。

電磁的方法については、次の基準を満たす必要があります。

電磁的方法の基準

  1. 映像面への表示および書面への出力ができる
  2. 受給者に対し、受信者ファイルに記録(電子交付)する旨を通知すること

    ただし、給与等の支払明細書データを受給者の使用するパソコンに直接送信する場合やフロッピーディスク等の磁気媒体等に記録して交付する場合は、その必要がありません。

  3. 受給者から請求があるときは、書面により交付する

給与等の支払者が電子交付を行う際の方法について

給与等の支払明細書を電子交付するには、次のような方法があります。

電子交付の方法

  1. 電子メールを利用する方法
  2. 社内LAN・WANやインターネット等を利用して閲覧に供する方法
  3. フロッピーディスク、CD-ROM、DVD-ROM等の磁気媒体等に記録して交付する方法

なお、上記電子交付の方法については、次の基準を満たさなければなりません。

電子交付方法の基準

  1. 受給者ごとに作成されたファイルに記録されている記載事項について、受給者が電子計算機の映像面への表示、および書面への出力ができるようにするための措置を講じなければならない
  2. 電子メールとインターネットを介した電子交付については、受給者のパソコン等に直接送信しない場合は、何かしらの方法で通知をしなければならない

従業員から電子交付の事前承諾を得る手段について

受給者から電子交付に関する承諾を得る場合の記載事項や書式等について、特別な法令上の定めはありません。

しかし、下記の事項等を受給者に対して電磁的な方法により示し、「電子交付について承諾する旨」、「承諾日」、「承諾者氏名」を入力してもらうことで承諾を得たと判断することができます。また、一度承諾を得られれば、再度承諾を得る必要はありません。

受給者に示す事項

  1. 電子交付する書類の名称
  2. 電磁的方法の種類やその具体的な方法

    メール送信をする電子メールアドレスや、インターネット等を利用して閲覧に供する場合の掲載アドレスや閲覧の方法、そして交付する記録媒体等

  3. 受信者ファイルへの記録方法(XML形式、PDF形式、暗号化して受信者ファイルに記録する旨及びその復号化方法等)
  4. 交付予定日
  5. 交付開始日

閲覧可能になった電子交付の通知方法について

給与等の支払明細書を会社のサーバ内に保存し、インターネット等を利用して閲覧できるような方法をとった場合は、閲覧ができることを受給者へ通知しなければなりません。具体的な通知方法は、法令上では規定されていないため、受給者に正しく伝わるのであれば電子メール、書面、口頭、電話等で通知する方法でかまいません。

ただし、受給者が給与等の支払明細書を閲覧したことを給与支払者が確認できるようなシステムを構築した場合には、通知を省略しても差し支えないこととされています。

電子交付に関するメリットとデメリットについて

各種税金や保険料等を給与から控除する場合、その計算内容(控除額)を通知することが義務付けられています。電子化をすることで、給与明細の印刷コストを削減できるほか、過去の給与明細の再確認が容易にできるようになるため、使用者・従業員共にメリットがあるでしょう。

ただし、給与明細を電子化するということは、従業員がパソコン等を使えることが前提になります。そのため、パソコン等を使えない環境下で働いている場合や、パソコンの操作ができない場合には、紙での交付が必要になる場合があります。従業員ごとに個別対応をしなければならない可能性があるというデメリットがあるでしょう。

まとめ

給与明細の電子交付は、事前に従業員からの承諾を得ていれば、いつでも切り替えることができます。印刷コストや手間を省くことができる一方で、従業員が自由に閲覧できる環境を構築する必要があります。

また、従業員が自由に閲覧することができない労働環境下では紙媒体で交付しなければなりません。そして、従業員が紙による印刷を依頼した場合は、それを拒むことができませんので、十分に注意しましょう。

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