- 従業員の退職時
- 年末調整の計算後
- 従業員の収入証明が必要な時
年末調整時、転職者などは前職の源泉徴収票を提出する必要があります。
そのため該当者および年末調整担当者は、前職の源泉徴収票を用意しておかなければなりません。
しかし、「なぜ年末調整で源泉徴収票が必要なのか」疑問に思う方も多いのではないでしょうか？
そこで今回は年末調整で源泉徴収票が必要な理由について、源泉徴収票の保存期間なども含めて解説します。
年末調整に携わる担当者はぜひ参考にしてみてください。
目次
年末調整とは、1〜12月の間に従業員の給与から毎月差し引かれている所得税を、正しい所得税額に調整する作業のことです。
企業に勤める従業員の所得税は企業が代わりに税務署に納税していますが、毎月差し引かれる所得税はあくまで概算であり正しい税額ではありません。
年末に所得税額が確定した時点で再計算する必要があり、差し出された金額の過不足分を還付もしくは追加徴収し、調整することが年末調整です。
源泉徴収票とは、1年間で従業員に支払った給料と所得税の金額が記載された書類です。
源泉徴収票には、上記以外にも配偶者控除や扶養控除、生命保険などの保険控除も記載されています。
源泉徴収票が作成されるタイミングは主に以下の場合です。
上記のうち「年末調整の計算後」と「従業員の収入証明が必要な時」は1年分の金額が記載された源泉徴収票が作成されますが、「従業員の退職時」は1月1日〜退職時点までの金額が記載されています。
年末調整で源泉徴収票が必要な理由は、転職者の場合、源泉徴収票をもとに正しい税額を計算する必要があるからです。
転職者のように年の途中で退職した場合、退職した企業で年末調整の手続きはできません。
年末時点で所属している企業で年末調整する必要がありますが、前職の源泉徴収票がなければ、いくら給与をもらい、いくら所得税が納められているかわからず、手続きができないためです。
このように転職者や中途入社など、年の途中で入社した従業員は、前職の源泉徴収票を所属する企業に提出する必要があります。
源泉徴収票が提出されないなどの理由で年末調整が正しくおこなわれない場合、以下のリスクがあります。
上記リスクを防ぐためにも、年末調整時は十分注意して手続きに臨みましょう。
年末調整が正しくおこなわれないと、納税額が増えてしまいます。
仮に年末調整がうまくいかず期日までに所得税が納税されなかった場合は延滞税がかかります。
また、本来納付すべき所得税額を下回った場合は「過少申告加算税」が発生する可能性があるため注意が必要です。
納税額が増えればその分会社の利益にも影響があるため、所得税額の計算は正しくおこなう必要があります。
年末調整が正しく実施できなかった場合、過剰に納税した源泉所得税の還付を受けられません。
従業員が毎月差し引かれる所得税は概算であり、本来徴収すべき所得税額よりも多く徴収している場合がほとんどです。
会社として過剰納税分の還付を受けられない場合、従業員にも還付できなくなるため、大きな問題となります。
年末調整が正しくおこなわれなかった場合、罰則が科される場合もあり注意が必要です。
具体的には所得税法上の脱税に該当する可能性があり、事業者に対して以下の懲役刑もしくは罰金刑が下される可能性があります。
法律上の罰則が適用されれば、会社の対外的な信用も落ち、経営に影響がでかねないため十分注意しましょう。
源泉徴収票を受け取った側の保管期間に明確な定めはありませんが、目安として3年ほどは保管しておいた方が良いでしょう。
受け取った側に保管義務はありませんが、税務署の手続きなどで源泉徴収票が急遽必要となる場合もあります。
万が一に備え、ある程度の期間源泉徴収票を保管しておくのが良いでしょう。
ちなみに源泉徴収票を発行する側は、所得税法により7年間の保管義務があるため注意が必要です。
アルバイトや途中退職者の場合、源泉徴収票の表記が通常と違う場合があり、具体的には以下のケースが挙げられます。
この場合、源泉徴収票の受け取り側は源泉徴収の対象とならなかったことを示しています。
上記のケースについて、アルバイトと途中退職者の2つに分けて解説します。
通常正社員やアルバイトなど勤務体系に関係なく、年末まで勤務した先で年末調整を受けることとなります。
しかし、以下のケースでは年末調整の対象となりません。
上のケースでは、主たる収入源の勤務先で年末調整をおこなっており、それ以外の勤務先では年末調整の対象とならないパターンです。
下のケースは会社の年末調整時期に在籍しておらず、年末調整の対象とならないパターンを指しています。
どちらのケースも確定申告することで、所得税の過不足分を精算可能です。
ただし例外もあり、アルバイトで年間の給与総額が103万円以下かつ退職後に他の勤務先から収入が見込めない場合は、退職時の会社で年末調整の対象となります。
基本的には「給与所得控除後の額」と「所得控除の額の合計」が空欄かを見ることで、年末調整されているかが判断できるでしょう。
正社員で途中退職した場合は、退職前に在籍していた会社では年末調整の対象とはなりません。
源泉徴収票は退職時に受け取れ、他の会社への転職時や翌年の確定申告時に必要な書類となります。
途中退職者は次の転職先で年末調整の対象となる場合、提出を求められるため保管しておく必要があります。
転職者の場合、正しい所得税額算出のため、前職の源泉徴収票を年末調整時に提出する必要があります。
源泉徴収票が回収できず正しく所得税を申告できないと「還付が受けられない」や「罰則が科される」など大きなリスクがあり注意が必要です。
転職者には源泉徴収票が必要な理由をきちんと説明し、源泉徴収票の提出を促しましょう。
年末調整を正しくおこない、納税トラブルなどを未然に防げる体制を整える必要があります。
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