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内定通知書とは?法的効力や採用通知書との違いをわかりやすく解説

内定通知書とは?法的効力や採用通知書との違いをわかりやすく解説

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内定通知書とは、就職時や転職時に採用が決まった人に送られる通知書のことです。選考を進み、入社することが決まれば応募した企業から送られてきますが、法的な意味合いや採用通知書との違いもよく理解しておきたいところです。

入社する方や企業側がしっかりと理解しておくためにも、本記事では内定通知書について法的効力や役割・採用通知書との違いなどを解説していきます。

この記事でわかること・結論

  • 内定通知書とは
  • 法的効力や採用通知書との違い
  • 内定通知書の書き方や注意点
監修者労務SEARCH 編集部

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内定通知書とは

内定通知書とは

内定通知書とは、就職活動時や転職活動時などで企業への応募者が無事に内定となった際に応募企業から送られてくる通知書のことを指します。

POINT

企業への内定を知らせる通知書

就職活動などでエントリーシートや面接など選考が進み、晴れて企業側が内定を出して入社を受け入れる際に、内定した旨を応募者へ知らせるために「内定通知書」を発行します。内定通知書は、紙面での書類を意味します。

最近では、メールや就職支援サイト経由のメッセージなどで内定を伝える企業などもあります。ですが、正式に内定した旨を形として残しておけるため内定通知書を発行する企業も多いです。

中途採用者には発行しないケースが多い

転職活動時は中途採用であることが多いですが、中途採用の場合は内定通知書を発行しない企業がほとんどです。

中途採用者が新卒採用者に比べて入社の意思が強い傾向にあることや、すぐにプロジェクトなどに参画してほしいなどの理由から内定通知書を発行しないで、メッセージなどで採用を伝えたりします。

内定通知書に法的効力はある?

内定通知書に法的効力はある?

内定通知書は企業が必ず発行しなければならないのでしょうか。実は内定通知書の発行義務はなく、企業側が発行するかどうかの裁量権があります。そのため内定通知書の法的効力もありません。

ですが「内定」という行為は、正式には労働契約法第6条における「労働契約の成立」を意味するため、成立した労働契約には法的効力が発生します。


労働基準法第6条

労働契約は、労働者が使用者に使用されて労働し、使用者がこれに対して賃金を支払うことについて、労働者及び使用者が合意することによって成立する。


また、内定を取り消すことは「解雇」にあたるとされます。そのため、企業側は簡単に内定を取り消すことができません。

労働契約の成立後(内定通知書を送付後)に内定取り消しをする場合は、労働契約法第16条に基づき、客観的に合理的な理由のうえ社会通念上相当であると認められなければなりません。

客観的に合理的な理由の例

  • 学校を卒業できなかった場合
  • 長期に渡る病気などした場合
  • 犯罪など犯した場合
  • 経歴詐称などが発覚した場合など

労働基準法第16条

解雇は、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする。


ちなみに、入社希望者は内定通知書を受け取ったあとに辞退をすることもできる。もし、内定辞退をした場合は、入社の2週間前までに企業に申し出る必要があります。

内定通知書と採用通知書などの違い

内定通知書と採用通知書などの違い

内定通知書と似ている言葉に、

などがあります。それぞれの違いや意味についてよく理解しておきましょう。

採用通知書との違い

内定通知書とは別に「採用通知書」を発行する企業もあります。採用通知書とは、内定ではなく正式に採用する旨を伝える通知書を指します。そのため通知内容に違いがあります。

なかには内定と採用を同時にお知らせする「採用内定通知書」を発行する企業もありますが、別々で分けている場合はその内容自体に違いあることを覚えておきましょう。

内定承諾書との違い

次に内定承諾書ですが、こちらは応募者が企業への内定を承諾する際に利用する書類のことです。そのため、内定通知書のなかに同封されていることが多いです。

基本的に内定者は、入社までに企業との労働契約に承諾することを意味する内定承諾書を企業へ提出します。入社宣誓書や入社承諾書と呼ばれることもあります。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書とは、企業が応募者と労働契約を交わす際に交付しなければならない書類のことであり、労働基準法第15条で規定されている法定書類です。


労働基準法第15条

使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。


内容は労働条件や、労働時間・賃金についてなどが記載されています。内定通知書や採用通知書などとは違い、労働条件通知書は企業に作成義務があることが大きな違いです。

雇用契約書との違い

雇用契約書は、使用者(企業)と労働者が労働関係を結ぶことを承諾するための書類であり、双方の署名などが必要です。記載内容は労働条件通知書とほぼ同じです。雇用に関する条件や期間などが明記されています。

内定通知書を受け取り、入社に関しての手続きが進んでいくうえで、雇用契約書への締結承諾などが流れとしてあります。

内定通知書を発行する意味

内定通知書を発行する意味

内定通知書は、採用したことを入社希望者へ伝える通知書のことを指します。しかし、企業への発行義務はないため、わざわざ書類作成をするよりメールなどで済ませしてしまう方が楽に感じます。

実は、それでも内定通知書を発行する理由があります。ここでは内定通知書を発行する意味を解説します。

内定通知書を発行する意味

  • トラブルを未然に防ぐ
  • 内定者へアピールできる
  • 他の企業へ流れないようにするため

トラブルを未然に防ぐ

採用は企業との労働契約が開始するという意味があります。内定通知書での交付以外にも、採用を伝える手段はありますがデメリットとして形として残らないということがあります。

そうなれば、口約束になってしまうためお互いの関係が曖昧になってしまいます。内定者が他の企業へ流れてしまったり、証明できずにトラブルになってしまったりなどが想定されるため内定通知書を発行しておくのです。

内定者へアピールできる

内定通知書を発行していることで「手続きに関して、ちゃんとしている会社である」という印象付けができます。最終選考が終わりメールだけというよりは、書類が届く方が歓迎されている気持ちにもなるでしょう。

採用にとって企業の印象は大切

たとえば、内定者が複数企業から内定をもらっているとするならば、より手続きに積極的であるような企業が好印象に見えます。内定通知書を発行しないことで、内定者を不安にさせてしまう可能性もあります。

また、新卒採用者は最終選考から入社までに期間が空くため、そのワンクッションとして入社前のタイミングで内定通知書を発行するという意味もあります。

他の企業へ流れないようにするため

就職活動者は、さまざまな企業へ応募していますので内定を出したからといって入社してくれるとは限りません。

そのため、内定通知書を発行しておくことで精神的な安心感を与えて、内定辞退を防ぐという目的もあります。採用者に積極的に入社してもらうためにも内定通知書を発行するという企業が多いです。

内定通知書の書き方・記載項目

内定通知書の書き方・記載項目

内定通知書の一般的な記載項目は以下です。

内定通知書の記載項目

  • 内定が確定した日付
  • 「○○ ○○様」と応募者名
  • 社名と代表取締役氏名
  • 採用への応募のお礼/内定決定のお知らせ
  • 入社日と試用期間
  • 配属部署など
  • 業務場所
  • 給与や諸手当
  • 入社までに用意するもの
  • 内定取り消しに事由
  • 問い合わせ先

内定通知書には、内定承諾書や労働条件通知書、誓約書などを同封します。そのなかには応募者本人が署名などして提出する書類もあるため、きちんとその旨を内定通知書にも記載しておきましょう。

POINT

企業は内定者をサポート

特に新卒者であれば初めて会社に属するための第一歩となります。右も左も分からないまま本人に任せきりであれば適正な入社手続きができない可能性もあります。提出書類や入社までにすることは分かりやすく明記してあげると良いでしょう。

また、内定取り消しの事由については先述した理由などの場合に認められます。特に内定者本人に関連することではなく、企業側の業績悪化などで止むを得ない場合なども万が一に備えて記載しておくと安心です。

内定通知書を送るときの注意点

内定通知書を送るときの注意点

内定通知書を作成し、応募者への送るときには注意しなければならないポイントがあります。

新卒採用は、通知時期の決まりがある

内定通知書は、いつ頃に送らなければならないという決まりがありません。そのため、採用が企業側で決定次第なるべく早めに送ると応募者も決めやすいでしょう。

ですが、政府による就職・採用活動についての要請では正式な内定通知をするには「卒業・修了年度の10月1日以降」と定められています。

送付方法にも決まりはない

内定通知書の送付方法は決まりがないため、企業が自由に選べます。しかし、郵送物であれば応募者本人が気づかないケースなどもあるでしょう。そのため、配達の記録が残せる書留で送付するのが理想的です。

もっと丁寧に内定通知のフローを辿るのであれば、まずはメールでお知らせをしておきましょう。メール内で、別途書留で内定通知書および承諾書など届ける旨をお伝えできればより良いです。

内定通知書に関するよくある質問

内定通知書に関するよくある質問

最終選考後、いつ頃内定通知書を発行しますか?
特に内定通知書に交付期限はありません。最終選考を終えて、採用することが企業側で決まれば一般的には1週間後に応募者への連絡をすることが多いです。
内定通知書には法的効力がありますか?
内定通知書は企業に発行義務はなく法的効力をもちません。ですが交付することによる「応募者への内定行為」には労働基準法に基づき、労働契約の成立を意味するため法的効力をもちます。また、一度内定を出してしまえば企業が取り消すには、それなりの理由が必要になります。
内定通知書は中途採用者にも発行しますか?
中途採用者には迅速にジョインしてほしいという理由から、内定通知書ではなくメールで済ませてしまう企業も多いです。ですが一定期間雇用されるのであれば形として残る方が良いでしょう。
内定通知書は署名が必要ですか?
内定通知書は、あくまで企業側が応募者に内定した旨を伝えるための書類であるため署名は必要ありません。雇用契約書など双方が同意のうえ、締結するような書類である場合は署名が必要です。

まとめ

内定通知書は、企業が応募者に対して内定である旨を伝える通知書のことを指します。法的書類ではないため、発行しなくても良いのですが形として残る方がトラブルにならないため発行する企業も多いです。

内定者にはほかにも、採用通知書や労働条件通知書など似ているような書類が送られてきます。それぞれの意味や、署名する書類などを区分して覚えておきましょう。

また、企業担当者は内定通知書の記載項目やタイミングなどおさえて適切に内定者へのサポートをしてあげると、企業としても良い印象を与えることができます。本記事の内容を参考に良い採用活動を進めていってください。

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