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従業員の入社時や従業員家族の増減があったときの社会保険の手続き


入社した社員に被扶養者がいる場合や、結婚や出産で家族が増えた場合、健康保険では被扶養者の病気やけが、死亡、出産に対しても保険給付が行われるという大きなメリットがあります。

大切な社員のためにも、それらの手続きがスムーズに行われるようにしたいものです。ここでは、「健康保険被扶養者(異動)届」を提出する際に注意したいポイントや、最近普及しつつある社会保険の電子申請について解説します。

被扶養者となるための条件とは?

被保険者の扶養者になれるのは、被保険者の3親等内の親族で後期高齢者医療制度の被保険者とならない75歳未満の人ですが、その基準は被保険者との関係により違います。

被保険者との同居が必要ではない人

  • 配偶者(内縁関係を含む)
  • 兄弟姉妹
  • 直系尊属(父母など)

被保険者との同居が必要な人

  • 上記以外の3親等内の親族
  • 配偶者(内縁関係を含む)の父母や子

また、対象となる人は年収130万円(60歳以上と障害者は年収180万円)未満で、次の要件も満たす必要があります。

要件

  • 同居親族の年収 被保険者の年収の半分未満
  • 別居親族の年収 被保険者からの年間仕送り額未満

会社はチェックシートなどを作って社員の扶養親族の正しい情報を管理・把握したうえで、被扶養者の健康保険の手続きや国民年金の第3号被保険者となる扶養配偶者に関する届出を間違いなく行わねばなりません。

また、各種手当や源泉徴収税額の変更、控除額の変更や保険料の随時改定の有無などにも注意しましょう。

健康保険被扶養者(異動)届で確認すべき事項

被扶養家族が増減した場合、被保険者は事業主経由で健康保険被扶養者(異動)届を提出します。扶養配偶者については「国民年金第3号被保険者取得届」に配偶者本人の署名捺印も必要となります。

また、婚姻などで住所が変わる場合、被保険者住所変更届も提出します。以下は、届出の際に添付すべき書類の一覧です。

収入の確認書類

  • 課税(非課税)証明書
  • 退職証明書、雇用保険被保険者離職者票の写し
  • 雇用保険受給資格者証の写し
  • 現在の年金受給額がわかる通知書などの写し
  • 直近の確定申告書の写し(自営業)

続柄の確認

  • 被保険者との続柄がわかる被扶養者の戸籍謄本
  • 世帯全員の住民票(原本)(世帯主である被保険者と同居しており、続柄が確認できる場合のみ)

同居の事実確認

  • 被保険者世帯全員の住民票(原本)
  • 民生委員等による同居の証明(住民票により同居の証明ができない場合)
  • 内縁関係にある両人の戸籍謄(抄)本や被保険者の世帯全員の住民票(原本)など

所得税法の規定による控除対象配偶者または扶養親族となっている者の場合は、事業主の証明があれば収入証明書の添付を省略できますが、所得税法の改正情報の確認が必要です。

また、被扶養者の削除は以下の場合に行います。

削除の基準

  • 75歳以上になった等後期高齢者医療制度の対象者となった
  • 130万円(180万円)以上の年収が見込まれるようになった
  • 被保険者の年収の半分を以上となった(同居)
  • 収入が被保険者の仕送り額以上となった(別居)
  • 結婚等によりほかの被保険者に扶養される、または離婚した
  • 離縁、死亡、同居が要件の者が別居

なお、健康保険組合がある場合は独自の被扶養者認定条件があります。上記の書類や条件を必ず確認してください。

いまや、社会保険の手続きは電子申請の時代です!

今、時代の流れは電子申請による手続きが主流となりつつあります。一足先に始まり既に広く普及している税務署のe-Tax、法務局の登記ねっとをはじめ、社会保険、雇用保険や労働基準監督署への届出なども電子申請で手続きが可能になっています。

電子申請のメリット

  • 夜間休日も含め24時間「いつでも」申請可能
  • インターネットで「どこでも」手続きがとれる
  • 届出の際の移動時間や郵便代など「時間とコストの削減」ができる

電子申請の流れ

  1. パソコンの環境設定
  2. 電子証明書の取得
  3. 申請データの入力
  4. 申請

以上の詳細については、日本年金機構およびe-Govのサイトに掲載されていますのでご覧ください。

現在、社会保険、雇用保険や労働基準監督署への届出などは郵送や窓口受付なども行われていますが、将来的には電子申請のみとなる日が来るかもしれません。そのため、事業主や担当者は今から電子申請についての理解を深めておきましょう。

労務システム利用のメリットと選ぶときのポイント

最後に、電子申請で労務システムを利用するメリットや、選ぶときのポイントについて説明します。

労務システムのメリットは、入社時に入力した社員情報をデータ化し、登録データから届出に必要な情報を自動で入力してくれる点です。それにより、届出書類の作成や申請を簡略化することができます。

そのことをふまえたうえで、労務システムを選ぶポイントを挙げます。

ポイント

  • 誰でも操作が簡単にできる
  • 使用中の給与計算システムなどと連携できる
  • セキュリティがしっかりしている
  • 会社の規模に合わせたプランを選べる
  • 低価格低コストである

なかでも担当者が代わってもすぐ簡単に使えることや、マイナンバー制度でますます重要となっているセキュリティ面、そして既存のシステムとの連携ができることは、重要なポイントとなります。

まとめ

今回は、従業員に扶養家族がいる場合に必要不可欠な届出や扶養の対象となる人の要件に加え、手続きに必要な書類について解説しました。また、近年普及が広がっている電子申請に役立つ労務システムのメリットや選び方についてもご紹介しました。

今は社会保険上の手続きも電子化が進んでいます。専門知識がなくても簡単かつ正確に適切な事務処理ができる労務システムを上手に使い、煩雑な扶養関係の手続きを効率よく行いましょう。

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加治 直樹 |  かじ社会保険労務士事務所

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