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勤怠管理における正しい残業管理とは?残業代の計算方法も解説

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近年働き方改革の一環として残業時間の規制がおこなわれてきましたが、残業管理の方法は企業ごとにさまざまです。
残業管理が正しくできずに長時間労働が常態化すると、残業代のコスト増や労働環境の悪化、最悪の場合は法律違反にもつながってしまいます。

実際に自社の残業管理が正しくできているか不安な方も多いのではないでしょうか?

本記事では勤怠管理における正しい残業管理について、必要性やメリット、残業代の計算方法なども解説します。

この記事でわかること

  • 正しい残業管理について詳しく知りたい方
  • 自社の勤怠管理が法律に則しているか不安な方
  • 残業管理によりコスト削減や労働環境の改善を目指したい方

残業管理はなぜ必要なのか?

残業管理はなぜ必要なのか?

具体的に以下3つの理由が挙げられます。

  • 法律違反にならないため
  • 生産性を上げるため
  • 労働環境を改善できる

法律違反にならないため

労働時間は労働基準法で規定されており、1日8時間、1週間40時間までが上限とされています。また現在、残業時間にも上限規制が定められており、原則として月45時間、年360時間までとなっています。臨時的な特別な事情がなければ、この上限を超えられません。

この規制に違反した場合、罰則として「6カ月以下の懲役もしくは30万円以下の罰金」が科される可能性があります。
法律に違反すると罰則を受ける他、企業の信用低下にもつながるため、残業時間を適切に管理しなければなりません。

生産性を上げるため

生産性を上げるためにも残業管理は有効です。残業管理が適切にできていれば、無駄な残業時間を減らすことが可能です。
そうなれば短い時間で仕事を終わらせる必要性を従業員に意識させられ、結果的に生産性の向上にもつながります。

時間あたりのパフォーマンスを向上させられるため、コスト削減も見込めるでしょう。

労働環境を改善できる

適切な残業管理は労働環境の改善にもつながります。

残業が多く、長時間労働が続くことで、従業員の健康が悪化するリスクもあります。規定された労働時間内で業務を終わらせれば、長時間労働により健康を害するリスクも減らせる上、働きすぎになる前に従業員へ知らせることも可能です。

また、現状の労働時間を把握できていればどの部分に問題があるかも把握しやすく、業務負担の適正化など労働環境の改善にも着手できます。

残業管理を適切におこなうメリット

残業管理を適切におこなうメリット

ここでは以下の2点を解説します。

  • 従業員のモチベーション向上につながる
  • 離職率を改善できる

従業員のモチベーションアップにつながる

適切な残業管理は従業員のモチベーション向上につながります。

残業の多い企業では、仕事に費やす時間が長くプライベートの時間が取れない従業員も多くなります。プライベートの時間が取りにくければ、企業に対する不満も募るかもしれません。

残業を減らすことで、プライベートの時間を確保し企業への不満を減らせるため、結果として従業員のモチベーション向上につながります。

離職率を改善できる

残業管理は離職率の改善にも貢献してくれます。

残業が多い企業はそれだけ従業員に対する業務負担が大きく、社員の退職にもつながってしまい人材の定着が難しくなるでしょう。人材が定着しなければ採用コストも膨れあがってしまいます。

残業時間が少なくなれば、人材の定着率も向上し、企業の採用コスト削減にもつながるでしょう。

残業代の計算方法

残業代の計算方法

前提として、残業代は法定労働時間(1日8時間、週40時間)を超えた分にのみ支払われます。そのため、法定内残業のような法定労働時間を超えない残業については労働基準法で残業代の支払いが定められていないため、注意が必要です。

この点を踏まえて、残業代は一般的に以下の計算式で算出できます。

残業代=時給×残業時間×1.25(割増率)

残業代は法定労働時間1時間あたりの賃金の25%割り増しとなります。
また、1時間あたりの賃金は「月給÷月の所定労働時間÷月の平均勤務日数」で計算可能です。

法律違反とならない適切な残業管理のポイント

法律違反とならない適切な残業管理のポイント

具体的に以下の3点を意識するといいでしょう。

  • 残業時間や内容を可視化させる
  • 残業ルールを策定する
  • 勤怠管理システムの導入

残業時間や内容を可視化させる

適切な残業管理には残業時間や内容を可視化させることが大切です。

残業を減らすためには、「現状ではどのくらいの残業時間がどの業務に割かれているか」を把握する必要があります。そのためにも出退勤時間を毎日記録し、システムなどで管理しておく必要が出てくるでしょう。

労働時間を把握できるようになったら、どの業務に残業が多いかを分析し、対策を練っていきます。

残業ルールを策定する

残業ルールを策定することは、適切な残業管理に重要です。
残業ルールを策定することで、条件を満たす場合にのみ残業が可能となるため、余計な残業を減らすことにつながります。

まず、企業によってはどの時間から残業となるかが異なるため、ルール策定の前に自社の就業規則で残業時間の定義を確認しておきましょう。
そのうえで申請手順などを設定しますが、社内での勤務体系にあった申請タイミングや方法の設定をおすすめします。
たとえば、外出の多い営業社員が在籍する企業において、残業申請を紙面で提出させる方法を取ってしまうと適切に運用できないかもしれません。

申請タイミングや方法などのルールを策定した後は、従業員にしっかりと周知させることも大切です。

勤怠管理システムの導入

勤怠管理システムを導入することで、残業管理を適切におこないやすくなります。
勤怠管理システムとは、出退勤管理や労働時間の集計、残業申請といった勤怠管理に関わるあらゆる作業を効率化できるシステムです。

特に従業員数の多い企業であればあるほど、従業員の残業管理を手作業でおこなうことは難しくなります。
勤怠管理システムを導入すれば、システム上で残業に関する情報を集計できるため、従業員の入力効率にも優れ、集計したデータも把握しやすいです。

システム上で管理することでミスも減らせるため、正しい残業管理のためにも勤怠管理システムの導入を検討した方がいいでしょう。

まとめ

残業管理を適切におこなうことで、法律違反のリスク低下や生産性の向上、労働環境の改善など多くのメリットがあります。
ただし、やり方を工夫しないと膨大な作業量となりやすいため、残業管理を効率化する工夫が必要です。

残業ルールの策定や勤怠管理システムなどのツールを活用しながら、効率的かつ正確な残業管理をおこないましょう。

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