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会社は通勤手当を支給する義務はあるのでしょうか?


多くの会社では、従業員が通勤に要する費用を補助するために何らかの形で通勤手当を支給しています。そのため、従業員も通勤手当が支給されるのは当然の権利で、支給されて当たり前だと思い込んでいる方が多いようです。

しかし、本当に会社は通勤手当を支給する義務があるのでしょうか?通勤手当と交通費の違い、不正に通勤手当を受給している従業員がいた場合、通勤日数が少ない月の通勤手当の支給と合わせて確認していきます。

交通費と通勤手当の違いについて

まずは、混同してしまっている人も多い交通費と通勤手当は何が違うのか説明します。交通費とは、従業員が営業や出張などの業務を行う際の移動に使用した費用のことです。

交通費は、非課税所得であり会社の会計科目上では「旅費交通費」もしくは「出張旅費」という勘定科目で処理されることになります。会社によっては、まず社員が移動にかかる費用を立て替えておき、あとから会社に請求して精算するという場合もあります。

一方の通勤手当とは、従業員の通勤にかかる費用を補助することを目的としていて、会社が支払う賃金の一部です。賃金として扱われるものであるため、本来なら所得税や住民税の対象にはなりますが、1カ月10万円までは非課税額と定められています。しかし、この金額を超える分については課税対象となるので注意が必要です。

このように交通費も通勤手当も移動にかかる費用であることに変わりありませんが、どんな移動を対象とするかによって異なりますし、課税、非課税の違いもあります。従業員に支払っている金額が交通費なのか、通勤手当なのか、改めて確認しておくと良いでしょう。

会社における通勤手当の支給義務について

家から会社に通勤する際にかかる費用を補助する通勤手当ですが、会社は必ず支払わなければいけないのでしょうか?多くの会社では、従業員に通勤手当を支給しています。

そのため、従業員のなかには通勤手当が会社から支給されるのは当然のことであり、支給されて当たり前だと思い込んでいる人も少なくないのではないかと思います。しかし、実際には通勤手当は労働基準法などの法律で支給が義務付けられているわけではなく、従業員が自己負担することを原則としています。

会社が就業規則や賃金規程によって「通勤手当を支給する」と規定することで初めて通勤手当を支給する義務が発生しますが、支給金額は会社が任意で決定することができます。そのため会社によっては通勤にかかる費用を全額支給する場合もありますし、「月に1万円まで」、「1日1,000円まで」と上限を設ける場合もあります。

また、雇用契約書や労働条件通知書で通勤手当を個別に決定している場合、就業規則や賃金規程で定められた通勤手当の金額と異なる場合は、条件の高い方の通勤手当の金額の支払いが発生します。

不正に通勤手当を受給している従業員がいた場合は?

支給した通勤手当は、通常定期券の購入など通勤にかかる費用の支払いに利用されます。しかし、会社は従業員を監視しているわけではないため、不正受給がなされている可能性もあります。

たとえば、従業員が電車やバス通勤を前提に通勤手当を申請しているにもかかわらず、定期券を購入せずに自転車で通勤していた場合や、これまでよりも会社に近い場所に引っ越しをしたにもかかわらず、届出をしないで不正に高いままの通勤手当を受給していた場合などは通勤手当の不正受給となります。

不正受給に関しては、従業員の悪意や故意によるものだと認められれば、会社は過払い分の返還を求めることができます。また、悪質であると判断された場合、会社に対する背信行為があったとして懲戒処分の対象になる可能性もゼロではありません。

ただし、従業員側の過失などの場合には直ちに懲戒処分を行うことは困難であるため、慎重に事実関係を把握して対処することが必要になります。

通勤日数が少ない月の通勤手当の支給について

従業員によっては、休職や長期出張による欠勤など就労しない日が発生する場合があります。このような場合、通勤手当はどのように取り扱えばよいでしょうか?通勤手当は先述のとおり賃金なので、会社の判断で勝手に減額したり支給しないといった対応をとったりすることはできません。

そのため、休職や出張時の取り扱いを就業規則や賃金規程に定めておくことが必要になります。たとえば、下記のように規定し、実態に応じた通勤手当の支給ができるようにしておくのも1つの方法です。

<通勤手当支給の規定例>

  • 長期出張や欠勤そのほかの事由により、1カ月以上にわたって通勤の実態がない場合、通勤手当は支給しない
  • 所定労働日数の2分の1に満たない者の通勤手当は半額とする
  • 1週間以上就労しない日がある者の通勤手当は日割り計算とする

業種によっては出張が多い仕事もありますし、ストレスなどから休職する人も少なくありません。細かい部分かもしれませんが、通勤手当の支給に関する規定を作ることで、経費削減にも繋げることができます。

まとめ

今回は、通勤手当について紹介してきました。通勤手当は、通勤にかかる費用を補助することを目的としていて、交通費とは異なる費用です。支給されるのが当たり前、と思っている人も少なくありませんが、法律上は会社に支払い義務はありません。

また、従業員の出張時や休職による通勤手当の支給については、あらかじめ就業規則や賃金規程に定めておくことで、会社の円滑な運営に繋げられるでしょう。

山本 務|やまもと社会保険労務士事務所

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