事務所を開設する際の流れとスケジュール
- 1年〜6カ月前 | 事務所開設のプロジェクトを立ち上げる
- 6カ月前 | 物件を選定する
- 6カ月〜3カ月前 | 内装工事を実施する
- 2カ月前 | 関係各所への連絡や挨拶・設備機器の用意
- 1カ月前 | 公的機関への届出
事務所開設にはさまざまな手続きや用意が必要となり、かなりの時間がかかります。見切り発車で事務所開設に動き始めると、余計な手間や予算が発生する恐れがあります。
そのため、事務所開設を検討する際には事前にポイントや注意点を確認しておくことが重要です。本記事では、事務所開設時に確認すべきポイントについて解説します。
事務所を開設する際の流れとスケジュールは以下のとおりです。
事務所を開設する際の流れとスケジュール
事務所開設を検討する際は、約1年前から開設プロジェクトを立ち上げます。事務所を開設する目的や予算、スケジュール感などを事前に決めておくことでスムーズに準備を進められます。特に出資や融資を受けて事務所開設を進める際には、より詳細な事業計画書の作成が必要です。
事務所開設の6カ月ほど前からは、物件の選定を始めます。計画をもとに、ロケーションやアクセス、予算感などさまざまな観点から候補となる物件を絞り込みましょう。なかでも譲れない条件を決めておくことで、物件を選定しやすくなります。
条件や候補を決めたら、不動産会社に問い合わせて内覧をおこないます。また、内覧だけでなく、周囲の環境や駅までのアクセスなども、実際に目で見ておくことが重要です。
物件の決定後はデザインを検討し、内装工事を実施します。事務所の内装は従業員のモチベーションにもつながるため、機能面・デザイン面の両面から慎重に検討しましょう。
また、依頼する内装業者によって得意としている工事内容が異なります。予算感も含めて、複数の業者から相見積りを取り、自社に合った内装業者を選定しましょう。
事務所開設の2カ月前からは、取引先を始めとした関係各所への連絡や挨拶をおこないます。情報の登録・変更に時間がかかる場合もあるため、なるべく余裕をもって連絡しておきましょう。
また、この頃から事務所の設備機器の用意も並行して進めます。必要な物をリストアップし、購入かもしくはレンタルで用意しましょう。
事務所開設の1カ月前からは公的機関へ届出る書類の作成を開始します。届出る必要がある書類の種類はさまざまであり、それぞれに期限も定められています。詳細について後述するため、漏れがないように事前に確認しておきましょう。
事務所開設時には、自社の状況や事業形態によって、以下のような公的機関への届出が必要となります。
事務所開設時におこなう公的機関への届出
事務所の移転によって所在地の変更となった場合は、変更日の翌日から10日以内に管轄の労働基準監督署またはハローワークに「労働保険名称、所在地等変更届」を提出します。また、ハローワークに対しては以下の添付書類とともに「雇用保険事業主事業所各種変更届」を提出しましょう。
管轄の税務署に対しては「異動届出書」と「給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書」を提出しましょう。「異動届出書」の期限は定められていないものの、異動後速やかに、「給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書」を1カ月以内に提出する必要があります。
また、都道府県税事務所には「事業開始等申告書」を提出します。税事務所によって期限は異なり、たとえば東京都では事業の開始日から15日以内の提出が原則です。
本店もしくは支店を移転する場合は、法務局に対して「移転登記申請書」を提出します。本店を移転する際は「本店移転登記申請書」を移転してから2週間以内に、支店を移転する際は「支店移転登記申請書」を移転してから3週間以内に提出しましょう。
開設できる事務所の形態はさまざまです。自社の状況や事務所を開設する目的によって、適切な形態を選択しましょう。
開設できる事務所の形態
最も一般的な事務所の形態が賃貸です。購入と比較して初期費用を抑えながら、広さや設備がある事務所を構えることができます。また、今後の自社の状況に合わせて移転や拡張が容易なことも賃貸事務所のメリットのひとつです。
ただし、購入と比べると費用は抑えられるものの、当然ある程度の賃料が発生するため、特に会社創設まもない時期には大きな負担となる可能性もあります。
広い事務所を必要としない場合、自宅の一部を事務所として使用することも可能です。自宅を事務所とすることで新たな賃料や初期費用は発生せず、コストを抑えて事務所を開設できます。一方デメリットとしては、自宅が事務所となることで、仕事とプライベートの区別がつきづらいことが挙げられます。
コワーキングスペースとは、特定の仕事場が必要ない人や企業が共同で利用できるスペースのことです。費用を抑えられる点はもちろん、ほかの利用者とコミュニケーションが取れるため、情報収集や新たなアイデアの創出が期待できるといったメリットがあります。
ただし、セキュリティ面に不安が残るうえに、周囲の話し声や雑音によって作業効率が落ちる恐れもあります。
ここからは事務所開設にかかる費用について解説します。主に想定される費用は以下のとおりです。
事務所の立ち上げにかかる費用
物件取得費とは、物件を借りる際にかかる費用のことです。物件取得費の内訳は以下のとおりです。
なかでも保証金は、賃貸住宅とは異なり、一般的に月額賃料の6カ月〜12カ月分と大きな金額が必要となります。保証金は契約終了後に返却されますが、事務所開設時にまとまったお金が必要となる点に注意しましょう。
物件が決まった後に実施する内装工事にも費用がかかります。内装工事費は工事内容や事業形態によって大きく変動しますが、大まかな相場は坪単価30万〜50万円ほどです。また工事業者によってもかかる費用は異なるため、必ず相見積りを取りましょう。
事務所開設時には設備機器や備品の購入・レンタル費用も必要です。一般的に必要となる設備機器・備品は以下のとおりです。
設備機器や備品にかかる費用はある程度コントロールできるため、予算や状況に合わせて購入・レンタルしましょう。
事務所開設のポイントや注意点は以下のとおりです。
事務所開設のポイントや注意点
事務所開設を検討する際は、なぜ開設するのかといった理由を明確にしましょう。事業内容や会社の規模によっては、事務所を開設する必要がない場合もあります。また、事務所開設が必要な場合も理由を明確にすることで、その後の物件選定や内装工事がスムーズに進みやすくなります。
事務所開設後にかかる賃料は、会社にとって大きな負担となります。売上に見合わない賃料が発生すると、倒産や事業縮小のリスクを招く可能性が高いです。事務所を開設する目的に沿って、売上とのバランスを考えながら、なるべく賃料を抑えられる物件を選定しましょう。
事務所開設までには多くの手続きが必要となり、かなりの時間がかかります。詳細な計画を立てていないと事務所開設のプロジェクトがスムーズに進まないため、必ず事前にスケジュールや必要な手続きを確認しておきましょう。
事務所開設時に確認すべきポイントについて解説しました。
事務所を開設する際はやるべきことが多く、事前にスケジュールや計画をしっかりと定めていないと、予定よりも大幅に開設が遅れる恐れがあります。スケジュールが遅れることで余計な手間や費用も発生するため、本記事を参考に事務所開設時のポイントや注意点を事前に抑えておきましょう。
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