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電子契約と書面契約は何が違う?電子契約の特徴やメリット・デメリットについて解説

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さまざまなビジネスシーンにおいて、「契約」行為は必要不可欠な取引のひとつです。
従来、契約をおこなう際は、紙による「書面契約」が主流でした。
しかし、近年では電子データによる「電子契約」が増えています。
電子契約と書面契約の違いや、電子契約のメリット・デメリットなどについて解説します。

監修者
労務 SEARCH

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電子契約と書面契約の違い

電子契約と書面契約の違い

ビジネスのあらゆる場面において欠かせない「契約」の形式は、時代とともに変化しています。電子契約と書面契約の違いについて解説します。

時代は書面契約から電子契約へ

契約は、口頭でも成立する場合もありますが、さまざまなビジネスシーンにおいて、双方の合意内容を「形ある証拠」として残すために「契約書」が作成されています。

従来の契約書は書面(紙)による「書面契約」が一般的でしたが、近年、コロナ禍や、働き方の多様化(リモートワーク)、業務効率化の促進などの影響により、電子データによる「電子契約」が増えています。

電子契約とは

電子契約とは、電子データによる契約のことをいい、電子契約では、電子署名または電子サインが用いられます。

電子契約の場合も、「適切な電子証明書・電子署名」が付与されるなど、条件を満たすことで書面契約と同等の証拠力をもちます。

電子契約の種類

電子契約に用いられる署名方式の違いから、電子契約には「電子サイン」と「電子署名」の2種類があります。

電子サインとは

電子サインとは、「見積書」や「発注書」、「業務委託契約書」など、幅広い書類に用いられ、主にメール認証とシステムログを利用して、「本人性」を担保する電子契約です。
電子サインは、メールアドレスさえもっていれば利用できるため、負担が少なく、比較的導入しやすい電子契約といえます。

電子署名とは

電子署名とは、より厳格な法的証明力や真正性を示す際に用いられ、署名者本人の電子証明書を利用して、「本人性」を担保する電子契約です。
電子署名に用いられる電子証明書は、第三者機関の電子認証局による厳格な審査により承認、発行されたものであるため、法的効力の高い証明書の発行が可能となります。

電子契約と書面契約の比較

電子契約と書面契約には、主に以下の違いがあります。

書面契約 電子契約
形式 電子データ
押印 印鑑 電子署名または電子サイン
本人性の担保 印鑑証明書 電子証明書
安全性の担保(改ざんリスク) 契印・割印 タイムスタンプ
送付方法 郵送・持参 インターネット通信
保管方法 書棚 サーバー
収入印紙 必要 不要

電子契約のメリット

電子契約の主なメリットとして、以下のことが挙げられます。

電子契約のメリット

  • 業務効率化
  • コスト削減
  • コンプライアンスの強化

業務効率化

電子契約は書面契約に比べ、契約手続きにかかわる業務負担が少なくなるため、業務効率化が期待できます。

書面契約の場合、原本を印刷・製本し、押印をおこなったあと、郵送または対面により、相手の押印(承認)を受ける一連の過程が生じます。

一方、電子契約の場合、印刷や製本の手間が省け、送付もインターネット通信により簡単にできるため、業務負担が大幅に軽減されます。

コスト削減

電子契約の場合、印刷費や郵送費などが不要となるため、コスト削減のメリットもあります。

また、書面契約の場合に必要であった印紙税と収入印紙も不要であるため、これまで書面契約にかかっていたコストを大幅に削減できることが期待できます。

コンプライアンスの強化

従来の書面契約の場合、契約書の取り扱いおよび保管方法によっては、締結漏れや契約書の紛失、第三者への情報漏れがしやすいというリスクがありました。しかし、電子契約の場合、クラウド上で、一括管理、保管、バックアップや閲覧権限の制限機能などが活用できるため、コンプライアンス強化の面でも、メリットがあるといえます。

電子契約のデメリット

メリットが豊富な電子契約ですが、適切に管理および運営をおこなわないと、場合によってはデメリットとなることもあります。

電子契約のデメリット(注意点)として以下が挙げられます。

電子契約のデメリット

  • 改ざんリスク
  • 電子契約に対応していない契約もある

改ざんリスク

電子契約では、アクセス権限の付与機能を利用して、セキュリティ強化を図れる一方、適切な管理を怠ると、「改ざんリスク」を招いてしまう場合もあります。

電子データによる管理は便利な反面、データ(契約内容)の変更や差し替えがおこなわれてしまう可能性もゼロではありません。

電子契約を導入する際は、適切な管理・運営を心がけ、セキュリティ対策の徹底が重要です。

電子契約に対応していない契約もある

さまざまなビジネスシーンで導入されている電子契約ですが、契約(書類)によっては、書面による契約書が必要となるものなど、電子契約に対応していないものもあります。

しかし、近年の法改正により、従来書面による契約書の作成が必要であった契約についても、電子契約が認められるなど、徐々に普及しています。

主な例として、「宅地建物の売買・交換・賃貸契約の成立時交付書面(宅地建物取引業法第37条等)」は、従来、書面が必要な契約のひとつとされていましたが、2022年5月施行の宅地建物取引業法(宅建業法)改正により、電子契約による交付が認められました。

電子契約導入に関連する法律

電子契約導入に関連する法律

電子契約を導入する際は、電子契約にかかわる法律についても確認・注意が必要です。
電子契約にかかわる、主な法律を紹介します。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、契約書や発注書、領収書などの「国税関係書類」や「国税関係帳簿」について、要件を満たしたうえで、電子データによる保存を認める法律です。
電子帳簿保存法により、従来、原則として紙による保存が義務づけられていた「国税関係書類」や「国税関係帳簿」が電子データとして保存できるようになりました。

電子署名法

電子署名法は、電子契約においても書面契約と同等の法的効力を与えることを明確化することを目的に、法的効力が定められた法律です。
電子署名法では、本人の電子署名がある電子データは「真正に成立したもの」とされており、本人の意思により作成されたものであることを示しています。

電子契約導入時の判断ポイントや注意点

電子契約導入時の判断ポイントや注意点

電子契約のメリットを最大限に活かすためには、数ある電子契約システムの中から、ポイントをおさえたうえで、選択し、適切に管理・運用していく必要があります。
電子契約導入時の判断ポイントや注意点について解説します。

自社に合った使いやすいシステムを選ぶ

電子契約を導入する際は、自社で取り扱う契約書類に対応しているシステムかどうかを確認します。

また、多機能なシステムであっても、使い方が複雑である場合はかえって業務効率を下げてしまうため、自社の課題や目的に沿って、使いやすいシステムを選ぶようにしましょう。

セキュリティ対策が信頼できるシステムを選ぶ

電子契約を導入する際は、サイバー攻撃など、オンライン上で起こりうるリスクを考慮して、セキュリティ対策が信頼できるシステムを選びましょう。

電子契約にかかわる法令に対応しているか、暗号化がなされているかなど、セキュリティ面について確認することが重要です。

電子契約について運用ルールを定める

そのほか、電子契約を導入する際の注意点として「運用ルールを定める」ことも重要です。
先述したとおり、電子契約は適切に管理・運用をおこなわないと、「改ざんや情報漏洩」などのリスクが生じます。

また、電子契約による契約の合意は、相手側(取引先)の理解も必要です。

双方にとってスムーズな取引ができ、リスクを最小限におさえるためにも、電子契約についての運用ルールを定めておきましょう。

子契約を導入し業務効率化を図りましょう

ビジネスシーンにおいて、さまざまな「契約」は欠かせない取引のひとつです。

電子契約を導入することで、従来手間となっていた契約にかかわる業務を大幅に改善し、業務効率化を促進できます。

契約業務において、課題を抱えている企業は電子契約の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

近年、働き方の多様化や業務効率化の促進にともない、従来の書面契約から電子契約に切り替える企業が増えています。

電子契約には、「業務効率化」のほかにも「コスト削減」や「コンプライアンスの強化」の面でもメリットがある契約方式です。

しかし、適切に管理および運用をおこなわないと、「改ざん」や「情報漏洩」のリスクが生じるため、導入する際は注意が必要です。

信頼できる「電子契約システム」を選び、社内の業務効率化につなげましょう。

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