この記事でわかること・結論
- 電子契約はオンラインで締結でき、効率化やコスト削減に貢献する
- 電子署名やタイムスタンプを活用し、法的効力や信頼性を確保
- 導入手順には現状把握、システム選定、社内外への通達が必要
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電子契約この記事でわかること・結論
電子契約は従来の書面契約とは異なり、オンライン上で締結できる契約です。
コストの削減や効率化、リモートワークの推進などによって電子契約の普及が進んでおり、契約書の作成に携わる担当者は仕組みや作り方などを押さえておく必要があります。
本記事では電子契約の作り方や導入する手順などを解説します。
目次
電子契約とは、電子文書に電子署名やタイムスタンプなどの技術を利用して締結する契約です。
電子委任状法2条2項によると、以下のように定義されています。
この法律において「電子契約」とは、事業者が一方の当事者となる契約であって、電子情報処理組織を使用する方法そのほかの情報通信の技術を利用する方法により契約書に代わる電磁的記録が作成されるものをいう。
年々電子契約を導入する企業は増えていましたが、オンラインで契約できるため、コロナ禍によるリモートワークが推進された際により注目されました。
電子データでやり取りする電子契約は、書類と異なりデータの改ざんやコピーが容易です。
そのため、安全に契約を締結できるように、電子署名やタイムスタンプといった技術が利用されています。
電子署名は、書類を用いた契約における印影や署名に相当する技術です。
本人が署名したことと、データが改ざんされていないことを証明できます。
また、タイムスタンプは書類を用いた契約における消印に相当する技術です。
タイムスタンプが刻印された後にデータが改ざんされていないことと、データがいつ作成されたのかを証明できます。
これらの技術を利用することで、電子契約はオンライン上でやり取りする上でも信頼性や法的効力を担保できています。
電子契約と書面契約の大きな違いは、契約を締結する上での効率とコストです。
書面契約は契約を締結するまでに押印や郵送など手間を必要としますが、電子契約はオンライン上でやり取りすることによって、これらの手間を省けます。
また、書面契約で発生する送料や保管費、印紙税などのコストを削減できることも電子契約の特長です。
ただし、電子契約を導入するためには、社内調整に加えて取引先の同意を得る必要があります。
電子契約は一見複雑に感じますが、作成方法はそこまで難しくはありません。
電子契約の作成方法は大きく分けて以下の2つです。
電子契約の作り方
電子契約は従来の書面契約書と同様に、WordやExcelファイルなどの一般的な文書作成ソフトで作成できます。
文書作成ソフトで作成した契約書をPDFファイルで出力し、取引先にオンライン上で送付します。
ただし、一般的な文書作成ソフトには電子契約に適した機能が備わっていません。
そのため法的効力や信頼性に欠けるのがデメリットです。
電子契約システムは、電子署名やタイムスタンプなどの電子契約に適した機能が備わっているシステムです。
電子契約専用のシステムであるため法的効力や信頼性を担保できる上に、契約書のアップロードや保存、検索などすべてを一つのシステム内で完結できます。
導入にあたっては月数千円程度の料金が発生しますが、多くのサービスで取引先が利用する際は無料です。
ここからは電子契約を導入するための手順を解説します。
電子契約は年々普及しているものの、まだ書面契約をおこなっている企業も多いため、社内外の理解を得ながら導入を進めていきましょう。
電子契約を導入するにあたって、まずやるべきことは現状の契約書の管理体制を把握することです。
具体的に確認する項目は以下のとおりです。
現状の管理体制を把握することで、電子契約を導入する上で発生するフローや適切な電子契約システムの機能などが明確となります。
次に、自社の状況に応じて適切な電子契約システムを選定します。
電子契約は文書作成ソフトでも作成できますが、法的根拠や信頼性の面から電子契約システムを利用することが一般的です。
「どの契約書を電子契約に移行するのか」「どの程度保管容量が必要なのか」といったことを明確にした上で、比較検討しながら電子契約システムを選定しましょう。
最後に電子契約の導入を社内外に通達します。
社内については、契約書の作成を担当している部署はもちろんのこと、全従業員にシステムの利用方法や契約締結のフローを共有しましょう。
また、電子契約の導入は取引先の理解を得る必要もあります。
電子契約を導入する理由やメリットをわかりやすく伝えましょう。
電子契約を作成する上では、「e-文書法」「電子帳簿保存法」という法律が定める要件・条件を押さえておく必要があります。
それぞれの法律の具体的な内容をよく確認しておきましょう。
e-文書法とは、保存義務のある書類を電子データで保存することを認める法律です。
経済産業省ではe-文書法に対して、以下の4つの基本要件を定めています。
「見読性」は、データの状態でもいつでも読み取れるように保存し、必要に応じて書面として出力できることです。
「完全性」は電子署名やタイムスタンプなどの技術を利用することでデータの改ざんや消去を防止し、トラブルがあった場合に事実検証ができる状態を指します。
「機密性」は、データの不正アクセスや漏えいを防止することです。
「検索性」は、データを体系的に保存し、「必要な情報を検索できる仕組み」を整えることです。
電子契約はこれらの基本要件を踏まえた上で作成・導入する必要があります。
電子帳簿保存法もe-文書法と同じく、書類を電子データで保存することに対する法律です。
電子帳簿保存法では、書類を電子データで保存するにあたっては「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があると定めています。
真実性の確保とは、データを訂正・削除した内容が確認できることや、タイムスタンプを用いることなどです。
また可視性の確保とは、誰もが視認できることや、データを主要項目で検索できることなどが挙げられます。
さらに電子帳簿保存法には、保存する形式によってもいくつかの要件が定められています。
電子契約の作り方や導入手順、押さえておくべきポイントなどを解説しました。
電子契約は契約を締結する上でコスト削減や効率化などのメリットが大きく、今後より普及が進むことが予想されます。
契約書の作成に携わる担当者は、自社が電子契約を導入する場合はもちろんのこと、取引先が電子契約を導入する可能性も考えて仕組みや作成方法をよく理解しておきましょう。
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