電子契約のメリット
- 契約締結コストの削減
- 手続きの効率化
- コンプライアンスの強化
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電子契約電子契約は書面を必要とせず、オンライン上で締結できる契約です。業務の効率化やコスト削減など導入するメリットが大きく、普及しつつあります。
一方で従来の書面契約とは手続きや仕組みが全く異なるため、導入する際はデメリットや注意点をよく理解しておく必要があります。
本記事では電子契約の仕組みや導入するメリット・デメリットなどを解説します。
目次
電子契約とは、電子文書に電子署名することによって、インターネット上で締結できる契約です。
リモートワークやペーパーレス化が推進されるなかで、紙を利用せずオンラインで契約できるため注目を集めており、年々電子契約を導入する企業が増えています。
ここからは電子契約の仕組みや書面契約との違いについて見ていきましょう。
安全に契約を締結するために、電子契約には電子署名やタイムスタンプといった技術が利用されています。
電子署名とは、書面契約における印影や署名に相当する技術です。本人が署名したことやデータが改ざんされていないことを証明できます。
また、タイムスタンプは書類契約における消印に相当する技術です。作成以降にデータが改ざんされていないことや、電子契約がいつ作成されたのかを証明できます。
電子契約は電子データを用いるためコピーや改ざんが容易であり、これらの技術を利用して信頼性や法的効力を担保しています。
電子契約と書面契約の大きな違いは実物の書類を利用するかどうかです。
従来の書面契約は紙を利用するため、契約を締結するまでに押印や郵送などの手間がかかっていました。一方で電子契約は実物の書類を利用せず手続きを進められるため、これらの手間を省けます。
また、電子契約は書面契約とは異なり、契約を締結するにあたって送料や保管費、印紙税などのコストを削減できる点も特長です。
ただし、電子契約は現在普及している最中であるため、導入するためには社内調整や取引先の同意が必要となります。
電子契約は書面契約と同様の法的効力を持っており、万が一トラブルが発生し、裁判で争うことになった場合でも有効な証拠となります。
ただし、電子契約は改ざんやコピーが容易なため、電子署名やタイプスタンプなどが適切に付与されている必要があります。
ドキュサイン・ジャパン株式会社が2022年に発表したレポートによると、電子契約のビジネス・プライベートいずれかの利用率は71%でした。
前年と比較して利用率は約2倍となっており、急速に普及していることがわかります。
また企業・組織だけに限った導入率を見ると29%とまだ低いものの、導入予定・検討中を含めると5割を超えており、今後も普及していくことが予想されています。
電子契約を導入する主なメリットは以下のとおりです。
電子契約のメリット
それぞれ詳しく見ていきましょう。
電子契約はオンライン上で契約を締結するため、書面契約とは異なり印紙税や郵送などのコストがかかりません。
押印や郵送にかかっていた人的コストを削減できることも電子契約のメリットです。
また、電子契約は物理的な書類を使用しないため、契約書を保管するためのスペースを用意する必要もありません。
契約締結における手続きを効率化できることも、電子契約を導入するメリットの一つです。
従来の書面契約の場合、いざ契約を締結するとなると書面を印刷・製本し、押印した上で郵送するという手続きが必要でした。
また、郵送してから取引先が受け取るまでに時間がかかり、さらに受け取ってからも押印・返送の手間がかかります。
しかし、電子契約はインターネット上で電子データを送るだけで契約を締結できるため、これらの手続きを省略できます。
上述したとおり、電子契約は電子署名やタイムスタンプなどの技術を利用することで、書面契約と同様の証拠力・法的効力を持っています。
むしろ書面契約以上に改ざんを防止することが可能であり、万が一不正があった場合でもログから調査をおこなえるため信頼性が高く、コンプライアンスの強化につながります。
また、電子契約は物理的な書面を必要としないため、閲覧権限を管理することで盗み見を防ぐことも可能です。
電子契約は非常に便利な機能が備わっており、メリットも多いですが、一方で導入するにあたって注意しなければならないこともあります。
ここからは電子契約の注意点やデメリットを解説します。
電子契約は普及しているものの、企業間ではまだ書面契約の方が一般的であるため、導入するためには社内外の理解を得る必要があります。
特に電子契約を導入していない取引先は、電子契約システムのゲストユーザーとしての利用や契約フローの変更などといった新たな対応が必要となります。
できる限りスムーズに電子契約に移行するために、事前に電子契約を導入する理由や取引先にとってのメリットをわかりやすく伝えましょう。
電子契約は導入することで契約締結の手間を削減し、業務を効率化することが可能です。しかし、導入時には業務フローを変更する必要があるため、手間がかかります。
特に契約書の作成・締結の担当者や法務部門には導入の経緯をしっかりと説明した上で、入念な研修をおこなうことが重要です。
また、電子契約は法的根拠や信頼性の面から電子契約システムを利用することが一般的であるため、システム導入の決裁を仰ぐことや利用方法を周知する必要があります。
電子契約が一度定着すれば業務の効率化が図れるため、準備や調整を丁寧に進めましょう。
すべての契約に対応できるわけではない点も電子契約のデメリットの一つです。
契約の種類によっては法律で書面での交付が義務づけられているものもあり、これらの契約は電子契約では対応できません。
具体的に書面での契約が必要なのは以下のような契約です。
書面の交付が義務づけられている契約
ただし、上記の契約は2022年10月現在では書面の契約書を用いることが義務づけられていますが、今後の法改正によって電子契約が認められる可能性もあります。
実際に不動産取引は2022年5月に宅地建物取引業法が改正され、電子契約での締結が可能となりました。
電子契約はオンライン上で管理・運用することとなります。そのため、サイバー攻撃によるデータの改ざんや複製、個人情報の漏洩などのリスクがあります。
万が一、サイバー攻撃を受けてデータの改ざんや漏洩が発覚した場合、企業イメージや信頼を大きく損ないかねません。
昨今ではセキュリティ対策が向上しつつありますが、できる限り信頼性の高い電子契約システムを選定しましょう。
電子契約の仕組みや導入するメリット・デメリットなどを解説しました。
電子契約はコスト削減や業務の効率化などメリットが大きく、リモートワークやペーパーレスが推進されていることもあって普及しつつあります。
一方で注意点やデメリットを理解していないまま電子契約を導入すると、思わぬトラブルが発生する可能性もあります。
電子契約の導入を検討する際は、仕組みやメリット・デメリットをよく理解しておきましょう。
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