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電子署名はPDFファイルに付与できる?やり方について解説

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近年、リモートワークやペーパーレス化の普及により電子文書の活用が進んでいます。
そのため、電子契約による契約業務が主流となりつつあり、多くの企業で電子書類による契約手続きがおこなわれています。
この記事では、電子契約で使用される頻度が高いPDFファイルへの電子署名付与方法について解説します。

監修者
労務 SEARCH

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電子署名とは

電子署名とは

電子署名とは、電子文書を取り扱う際に用いられる、承認者本人により作成されたことと改ざんされたデータではないことを証明するものであり、紙文書の印鑑や直筆サインと同じ役割を果たします。
電子署名は、デジタル技術を応用した証明技術により、信頼性やセキュリティ性が強化されています。

電子署名はPDFファイルに付与できる?

ビジネスシーンで使用される書類は、「Wordファイル」や「Excelファイル」、「PDFファイル」など、さまざまなファイル形式の書類が使用されています。
なかでも、PDFファイルは「契約書」をはじめとする重要書類で使用される頻度が高いファイル形式です。

電子署名は、PDFファイルに付与することも可能であり、重要な電子文書をPDFファイルで取り扱う際にも使用されています。

電子署名をPDFファイルに付与する方法

電子署名をPDFファイルに付与する方法には、以下の2つの方法があります。

PDF編集・閲覧ソフト(AcrobatまたはAcrobat Reader)を使用する

一つ目の方法は、PDF編集・閲覧ソフト(AcrobatまたはAcrobat Reader)を使用する方法です。
Acrobat、Acrobat ReaderはそれぞれAdobeが提供しているPDF編集・閲覧ソフトであり、セキュリティ機能(Self-SignデジタルID)を使用して証明書を発行し、PDFファイルに電子署名を付与します。

AcrobatまたはAcrobat Readerを使用してPDFファイルに電子署名を付与する手順は以下のとおりです。

  1. AcrobatまたはAcrobat Readerで電子署名を付与したいPDFファイルを開きます。
  2. Acrobatの場合は、「ファイル」タブから「その他の形式で保存」、「証明済みPDF」の順でクリックし、Acrobat Readerの場合は、「ツール」タブから「証明書」、「電子署名」の順でクリックします。
  3. 電子署名を付与したい箇所に合わせ、ドラッグして範囲を選択します。
  4. デジタルIDの設定を求められるため、「新しいデジタルIDの作成」を選択し、「ファイルに保存」を選びます。
  5. 名前やメールアドレスなど必要事項を記載したあと、「続行」を選択し、パスワードを設定します。
  6. 作成したIDを使用して署名を作成し、電子署名を付与します。

電子契約システムを利用する

二つ目の方法は、「電子契約システム」を利用する方法です。
電子契約システムとは、契約書をはじめとするさまざまな電子文書のやり取りや管理を、クラウド上でおこなえるシステムです。

電子契約システムを利用し、PDFファイルに電子署名を付与する手順は以下のとおりです。

  1. 管理画面を開き、電子署名を付与したいPDFファイルをアップロードします。
  2. 電子署名を付与したい箇所を指定し、名前やメールアドレスなど必要事項を入力します。
  3. 契約相手のメールアドレスを入力し、電子署名の依頼メールを送信します。
  4. 相手方がクラウド上で必要事項を入力し、電子署名をおこないます。

PDFファイルに電子署名を付与したあとにおける対応

PDFファイルに電子署名を付与したあとにおける対応

PDFファイルに電子署名を付与したあとにおける対応について解説します。

証明書を発行する

PDFファイルに電子署名を付与しただけでは、電子書類の信頼性が不明瞭であるため、電子署名を付与後、証明書を発行します。
電子署名付きPDFファイルを送付する際は、電子証明書を発行したうえで送付します。

証明書の検証をおこなう

電子署名付きPDFファイルの証明書を送付したあと、受信者は証明書をインストールして検証をおこないます。
受信者が電子署名付きのPDFファイルを開く前に、証明書の検証をおこなうことで、電子書類の確実性・信頼性を明らかにすることができます。

電子署名付きPDFファイルの管理は電子契約システムがおすすめ

電子署名を付与したPDFファイルの管理は電子契約システムがおすすめです。
PDFファイルに電子署名を付与する方法には、先述したとおり、2つの方法がありますが、PDF編集・閲覧ソフト(AcrobatまたはAcrobat Reader)を使用する方法の場合、PDF編集・閲覧ソフトで発行した証明書による電子署名は信用力が低く、重要な契約文書などには向いていません。

証明書および電子署名をより信用性の高いものであることを証明する場合、認証機関が発行した電子証明書を用いて電子署名をおこなう方法がおすすめです。

電子契約サービスの場合、PDFファイルに厳格な電子署名の付与に対応しているシステムもあるため、信用性が高く、法的効力をもつ重要な書類の作成に向いています。

また、多くの電子契約システムでは、署名数や契約書の送付数に制限がないというメリットもあります。

電子署名を有効活用して業務効率化に繋げましょう

電子署名を有効活用して業務効率化に繋げましょう

電子署名による契約書類の手続きは、クラウド上で必要となるやり取りが完結するため、効率よく必要な作業をおこなえます。

また、PDFファイルの電子署名付与に対応した電子契約システムを利用することで、さまざまなビジネスの場面で必要となる「機密性の高い書類」を、より便利で安全な方法で管理できます。

まとめ

電子署名は、機密性の高い書類を取り扱う際に最適な電子技術です。
電子署名付きのPDFファイルを取り扱う際は、信用性が高いことを証明するために、電子契約システムの利用をおすすめします。

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