最近はリモートワークの普及や電子帳簿保存法の改正などから、書類のペーパーレス化・業務のデジタル化が進んでいます。契約書などの重要書類も電子化され、印鑑を押さずに電子署名で契約が成立したものとみなすケースも増えてきました。
文書を電子化する際によく使われる形式が、ページを印刷したときと同じレイアウトで表示することができる「PDFファイル」です。では、PDF文書への電子署名はどのような方法でおこなえるのでしょうか。
この記事では、電子契約で使用される頻度が高いPDFファイルへの電子署名の入れ方について解説します。
この記事の目次
電子署名とは、電子化された契約書などの電子文書に付ける署名のことです。たとえば紙の契約書の場合、サインや印鑑を押すことでその文書が正式に成立したものであることを証明できますが、電子化された契約書の場合は手書きのサインや押印をすることができません。
そこで電子文書には電子証明書を用いた電子署名をおこなうことによって、その文書が信頼できる書類であることや本人により署名されたことを証明できるようになります。しかし、電子文書にただ自分の名前を書いて保存をしても、後から第三者が簡単に書き換えることができるでしょう。そこで必要となるのが「電子証明書」です。
電子証明書とは”電子的な身分証明書”と言われています。たとえば電子文書への電子署名が紙文書の印鑑を押すことに該当するならば、電子証明書の付与は印鑑証明書を提出することに代わります。
電子証明書は、指定認証局（CA）が本人認証と厳しい審査を経て発行します。そのため、文書の内容の改ざんや署名者のなりすましの防止、およびそれらがおこなわれていないことを証明する役割を果たします。
電子証明書を用いて電子署名が付与された電子文書は、下記の点を証明することが可能です。
ビジネスシーンで使用される書類はWordファイルやExcelファイル、PDFファイルなどさまざまです。なかでもPDFファイルは、契約書をはじめとする重要書類で使用される頻度が高いファイル形式でしょう。
文書を実際に紙に印刷したような状態のまま保存・出力ができるファイル形式のことです。
近年は電子帳簿保存法の改正によって書類のPDF化が義務付けられている企業や、ペーパーレス化・業務の効率化の観点から、紙文書のPDF化を進める企業も少なくありません。
そんなPDFファイルにも電子署名を入れることは可能です。ではどのようにして、PDFファイルに電子署名を入れられるのでしょうか。その方法は、次の項で紹介する2つのやり方があります。
PDFファイルに電子署名を入れるには、下記の2パターンがあります。
一つ目の方法は、AcrobatまたはAcrobat Readerを使用する方法です。
Adobe社が提供するPDFファイルの作成・編集・加工・管理ができるソフトウェアです。Acrobat Readerでは無料でPDFファイルの閲覧・署名・注釈の追加などができ、Acrobatではそれらの機能に加えて文書のPDF化、PDFファイルの編集や管理などが可能です。
AcrobatおよびAcrobat Readerでは、セキュリティ機能（Self-SignデジタルID）を使用して証明書を発行し、PDFファイルに電子署名を付与します。詳しい付与手順は、以下のとおりです。
電子署名を入れる手順
電子署名を入れる詳しいやり方は、公式サイトでも解説されています。Acrobat Readerを使えば、無料で電子署名を付けられる点が大きなメリットでしょう。
しかし、無料版では月に2通までしか電子署名が入れられない、指定認証局の電子証明書は発行できない、セキュリティ設定が有料版より劣る…など無料ならではのデメリットも存在します。
そこでおすすめなのが「電子署名ツールを使用して電子署名を入れる」方法です。
PDFファイルに電子署名を入れられる電子署名ツールには、電子契約システムとPDF編集ソフトが挙げられます。
電子契約システムとはその名のとおり、電子文書への署名ができ、インターネット上で契約を締結することができるシステムです。基本的に電子契約締結に関する機能が備わっており、そのほかには契約書の管理や検索などの機能があることが一般的です。
| 主にできること | |
|---|---|
| 契約締結に 関する機能 | ・電子署名の付与 ・電子証明書の発行 ・タイムスタンプ など |
| 契約書の管理に 関する機能 | ・クラウド上での電子契約の原本の保管 ・保管した契約書の検索 など |
| 業務効率化に 関する機能 | ・契約の期限日などの通知 ・進行状況の確認 など |
PDF編集ソフトとは、PDF文書の作成、テキストや画像の編集・追加、ファイル形式の変換・結合・圧縮などができるソフトウェアです。電子署名や電子証明書に対応しているPDF編集ソフトも多く、PDFファイルに電子署名を入れたいときに役立ちます。
| 主にできること | |
|---|---|
| PDFファイルの 編集・作成機能 | ・テキストや画像、図形の追加 ・テキストのサイズや色、フォントの変更 ・リンク挿入 ・注釈/メモ/コメントの追加 など |
| PDFファイルの 変換・圧縮機能 | ・Word/Excelなど異なるファイル形式に変換 ・画像に変換 ・異なるファイル形式からPDFに変換 ・ファイルの一括処理、一括圧縮 など |
| PDFファイル への署名機能 | ・電子署名の付与 ・電子署名ができるPDFの作成 ・署名状況の確認、管理 ・複数の署名者に一括送信 など |
電子契約システムとPDF編集ソフトのメリット・デメリットを、下記の表にまとめてみました。
| 電子契約システム | |
|---|---|
| メリット | ・印刷や捺印、郵送などにかかる手間を省ける ・紙代や印紙税代などが不要となりコスト削減に繋がる ・外出中や出社しなくても契約を締結できる |
| デメリット | ・法律上で電子契約ができない契約書もある ・導入にあたり社内の業務フローを見直す必要がある ・取引先にシステム導入の説明、依頼が必要なケースも |
| PDF編集ソフト | |
|---|---|
| メリット | ・書類管理がラクになる ・コピーや新しい資料の作成が不要となり業務の効率化、コスト削減に繋がる ・データ改ざんの検出ができる ・セキュリティ保護、情報漏洩の防止ができる |
| デメリット | ・操作に慣れるまで時間がかかる可能性がある |
電子契約システムは電子契約に関する業務が効率化できる一方、場合によっては取引先企業へ電子契約を導入する旨を伝え、理解を得る必要があるでしょう。また導入する電子契約システムによっては、取引先にもそのシステムを利用してもらわなければならない可能性もあるため、注意が必要です。
対してPDF編集ソフトは、ソフトの操作に慣れるまで時間がかかる方がいる可能性はあるものの、なかにはWordファイルを編集する感覚で利用できるソフトもあるため、最初から直感的に操作できる方も多いでしょう。
PDF編集ソフトの具体的な使用シーンは、過去に作成した資料の一部を変更する際や、セキュリティの都合上編集可能なWordファイルなどを共有できない際などが挙げられます。
PDFファイルへの電子署名の入れ方として、電子契約の導入が決まっている・すでに導入している場合は電子契約システムを、業務上、資料の作成や編集が多い場合はPDF編集ソフトを選ぶといいでしょう。
もしPDF編集ソフトの導入を検討している場合、おすすめなのは「PDFelement（PDFエレメント）」です。Adobeのソフトウェアと比較してもコストパフォーマンスは高く、誰でも簡単にPDF文書を編集できます。
PDFelementとは、さまざまなクリエイティブソフトを開発するWondershare（ワンダーシェアー）が提供するPDF編集ソフトです。下記のとおりPDF編集に必要な機能が揃っており、直感的に操作できる編集画面になっているので、初めてでも操作に迷うことなく使えるでしょう。
▼PDFelementの編集画面
PDFelementでは証明書ベースの法的な電子署名を利用可能なため、法的拘束力がある電子署名を付与できます。署名機能でできることは、下記のとおりです。
たとえば契約書に複数の方の署名が必要な場合、PDFelementなら1人目の署名者に契約書を送信して署名をもらい、続けて2人目の署名者に送信して署名をもらう…といったように簡単に複数名からの署名を収集できます。もちろん署名順序の指示も可能です。
さらにPDFelementなら、いつでもどこでもスマホやPCから書類に署名することができるため、書類に署名をするために外出する必要はありません。署名状況もリアルタイムで確認でき、メールでリマインダーを送信することも可能です。
ここからは、PDFelementを使ったPDFファイルへの電子署名の入れ方をご紹介します。
まず、PDFファイルを開きます。次に「保護」から「eSignをリクエスト」をクリックし、署名者のEメールアドレスを追加します。必要であればここで、署名順序を整えましょう。
署名者に記入または署名してもらいたいフィールドを書類に追加します。
完成したPDFファイルを署名者に送ります。署名の進捗状況は、スマホやPCからいつでも確認することが可能です。
PDFファイルに電子署名を入れるには、Adobe社が提供するソフトウェアを使用する方法と電子署名ツールを使用する方法の2つがあります。もし法的に拘束力がある署名を付与したいのなら、電子署名ツールを選びましょう。
おすすめは、PDFファイルの作成から編集・管理までPDF編集に必要なことは全てできる「PDFelement」です。証明書ベースの法的な電子署名を利用でき、署名の収集業務も簡単におこなえます。
コストを抑えて高機能なPDF編集ソフトを導入したい方、手間をかけずにPDFファイルに電子署名をおこないたい方はぜひチェックしてみてください。
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