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電子帳簿保存法をわかりやすく解説|対象企業や保存要件も紹介

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電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データ保存が認められています。

しかし、この電子帳簿保存法がどのような法律で、なにをしなければならないのか詳しく把握していない方も多いのではないでしょうか。

今回は電子帳簿保存法について対象企業や保存要件も含めわかりやすく解説します。
電子帳簿保存法を詳しく理解したい方はぜひ参考にしてみてください。

監修者
労務 SEARCH

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電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、帳簿や請求書などの書類を電子データとして管理する規程を示した法律のことです。

電子帳簿保存法では、主に以下2つの内容を定めています。

後述しますが、電子帳簿保存法では「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3区分に分けて保存の要件が制定されています。

電子帳簿保存法では多くの書類をデータで管理できるため、業務効率化や紙代などのコストダウンにつながるでしょう。

電子帳簿保存法の対象企業と対象書類

電子帳簿保存法の対象は「すべての法人と個人事業主」です。
ただし、すべての取引を紙媒体でおこない、電子データがない場合は電子帳簿保存法の対象となりません。

また、電子帳簿保存法の対象となる書類は以下のとおりです。

上記書類を電子データとして保存する場合、最初から電子データとして作成する必要があり、注意が必要です。

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件として以下の2つが定められています。

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件

  • 真実性の確保
  • 可視性の確保

真実性の確保

真実性の確保とは、帳簿や書類を電子データとして保存する際に、改ざんがないことを示すことです。

具体的な要件としては以下が定められています。

可視性の確保

可視性の確保とは、帳簿や書類をデータとして保存する場合、誰でも確認できる状態にすることを指します。

具体的な要件として、以下が定められています。

電子帳簿保存法で認められる書類形式

電子帳簿保存法で認められる書類形式

電子帳簿保存法で認められる書類形式には、以下の3種類があります。

電子帳簿保存法で認められる書類形式

  • 電子帳簿等保存
  • スキャナ保存
  • 電子取引

電子帳簿等保存

電子帳簿等保存とは、PCなどの電子デバイスを用いて作成した帳簿や書類を電子データとして保存した形式です。
電子データを保存する場所は、ハードディスクやDVD、クラウドサービスなどが挙げられます。

ちなみに電子帳簿等保存に対応する書式は、以下のとおりです。

電子帳簿等保存で書類を保管する場合は、前述した「真実性の確保」「可視性の確保」の要件を満たす必要があります。

スキャナ保存

スキャナ保存とは、取引した書類をスキャンして電子保存することです。
スキャナ保存の対象となる書類は、以下のとおりです。

また、スキャナ保存には入力期間の制限や解像度などさまざまな要件が設定されており、要件を満たすスキャナを用意する必要があります。
具体的には以下にある国税庁の資料に記載があるので、チェックしておきましょう。

電子取引

電子取引とは、注文書などの取引情報を電子データによってやり取りする取引のことで、電子取引で生じたデータも保存義務があります。

具体的には以下の書類が対象となります。

基本的には、電子的にやり取りした取引情報は保存対象となるため注意が必要です。

電子取引における電子データを保存する場合は、具体的に以下の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法の対象外となる書類

電子帳簿保存法の対象外となる書類

電子帳簿保存法の対象外となる書類は、手書きで作成した帳簿や請求書などの書類が該当します。
そのため、手書きで作成した書類をスキャナ保存しても電子帳簿保存法の対象とはならず、注意が必要です。
手書きで作成した書類は原本を保管しておく必要があります。

2024年1月1日から電子取引に関する電子保存が完全義務化

当初は2022年1月の制度改定時から義務化される予定でしたが、猶予期間が2年間設けられ2024年1月1日より電子取引に関する電子保存が完全義務化となります。

これにより、電子取引で発生した書類は電子保存のみが適用となり、紙での保存や印刷後にスキャンして保存するなどの方法も認められなくなるため、注意が必要です。

電子取引に関しては、電子データを保存し管理できる体制を整える必要があります。

まとめ

電子帳簿保存法は、帳簿や請求書などの書類を電子データとして保存する規程を示した法律で、すべての企業や個人事業主が対象です。

各種保存法で細かく要件が定められているため、要件を満たすようしっかりと確認しておきましょう。

電子帳簿保存法を正しく理解し、電子データの保存・管理体制を整えましょう。

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