この記事でわかること・結論
- 電子帳簿保存法のタイムスタンプ技術は電子データの改ざん防止に利用される
- 令和3年の法改正で電子データ保存の要件が緩和され、タイムスタンプ一部不要に
- 電子帳簿保存法に対応する会計ソフトやシステムの導入が効率的な業務運営に役立つ
この記事でわかること・結論
電子帳簿保存法のタイムスタンプとは、電子データが改ざんや削除されていないことを証明する技術です。
昨今、ペーパーレス化が促進されていますが、安全に電子データを保存・管理するためにはタイムスタンプを発行する必要があります。
令和3年に改正された電子帳簿保存法に対応していくためにも、タイムスタンプについて学んでおきましょう。
本記事ではタイムスタンプの概要や仕組みをはじめ、電子帳簿保存法改正による要件の緩和についても解説します。
目次
令和3年1月に電子帳簿保存法が改正され、電子データの保存方法が大きく変わりました。
しかし、そもそも電子帳簿保存法やタイムスタンプとはどういったものでしょうか？
まずは概要や目的などについて詳しく見ていきましょう。
電子帳簿保存法は、平成10年に制定された国税関係帳簿書類の保存にかかる負担を軽減するための法律です。
従来は国税関係帳簿書類を紙で保存することが定められていましたが、電子データが普及し始めると管理の手間やスペースの問題などにより非効率な面がありました。
そこで新たに電子帳簿保存法を制定し、従来は紙で保存していた国税関係帳簿書類を電子データで保存することが認められます。
しかし、平成10年に制定された本法律ですが、当初は電子データで保存するための要件が厳しく、導入ハードルが高い一面もありました。
そのため、制定後も社会の動きに合わせて改正を繰り返しています。コロナ禍の影響もあったことで令和3年1月の改正では、要件の緩和を筆頭に大幅な見直しがおこなわれました。
タイムスタンプとは、電子データの日時による証明と刻印後に改ざんされていないことを証明する技術です。
電子データは紙と比べて管理が容易、スペースを取らないなどのメリットがあります。
一方で電子データは劣化しないため作成日が推測できず、複製や改ざんなどのリスクがある点がデメリットでした。
そこで、信頼できる第三者が文書にタイムスタンプに刻印することで、刻印時にデータが存在していたことと、刻印後に改ざんされていないことを証明できるようになりました。
タイムスタンプを発行する主体は、一般財団法人日本データ通信協会の認定を受けた事業者です。
電子帳簿保存法ではすべての書類を電子データで保存することを認めているわけではなく、大きく分けて以下の3つの保存区分が設けられています。
電子帳簿保存法で認められている保存区分
それぞれ詳しく見ていきましょう。
電子帳簿等保存は、電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存する方法です。
たとえば、PCで作成した帳簿や書類を紙に印刷しなおすことなく、電子データのままで保存することが電子帳簿等保存にあたります。
スキャナ保存は、紙での受領・作成した書類を画像データとして保存する方法です。
たとえば、取引先から受領した領収書をそのまま保存せず、スキャナで取り込んで保存することがスキャナ保存にあたります。
電子取引は、電子取引の取引情報をデータで保存する方法です。
たとえば、請求書をメールに添付されているPDFファイルとして受け取った際は電子取引に該当し、受領したデータを保存することを指します。
平成10年に制定された電子帳簿保存法ですが、令和3年1月の改正により大幅に要件が緩和されました。
一方でペーパーレス化を進めるために電子取引においては、データ保存が義務化されました。
ここからは要件を緩和する背景や具体的な緩和要件・義務化について解説します。
業務の効率化や生産性の向上のために電子帳簿保存法が制定され、その後も社会の動きに合わせて度々改正がおこなわれてきました。
しかし、それでもなお保存制度の複雑さや要件の厳しさなどの理由で、電子帳簿の利用はなかなか普及しませんでした。
そこで、さらに電子化を推進させるために、大幅に要件の緩和と電子取引でのデータ保存の義務化が実施されています。
要件が緩和された点は大きく分けて以下の2つです。
従来のスキャナ保存では帳簿や書類を保存する場合、事前に税務署長の承認が必要でした。
しかし、令和3年1月の改正によりこの事前承認制度が廃止されています。
また、改正前は国税関係帳簿書類をスキャナで読み取った際に、3営業日以内にタイムスタンプを刻印する必要がありましたが、改正により最長約2カ月に延長されました。
さらに、電子データの訂正・削除した際に履歴が残せるシステムであれば、タイムスタンプは不要となります。
ほかにも厳重なチェック体制が必要だった適正事務処理要件の廃止や、データ管理を目的とする検索機能の要件が緩和されるなどの改正がおこなわれました。
令和3年1月の法律の改正により、電子取引においては紙での保存が禁止され、データで保存することが義務化されました。
データで保存するためには主に以下の要件を満たさなければなりません。
なお、この保存規定の義務化については多くの事業者の混乱を招いたことで、令和3年12月10日に発表された「令和4年度税制改正大綱」により、令和5年12月31日までの猶予期間が設けられることとなりました。
猶予期間内におこなわれた電子取引については従来どおり紙での保存が認められることになりましたが、令和5年12月31日には対応を求められるため早急に準備しておく必要があります。
ここからは実際にタイムスタンプを発行する方法や利用ルールについて解説します。
電子帳簿保存法の改正によりタイムスタンプがなくても認められることもありますが、無条件で不要とされているわけではありません。
自社の状況や体制を見直した上で、タイムスタンプの利用を検討してみましょう。
タイムスタンプの発行手順は以下のとおりです。
タイムスタンプの発行方法
また、タイムスタンプの発行には付与できるシステムのほかに、インターネット環境とタイムスタンプを配付する時刻認証局との契約が必要です。
タイムスタンプを付与する際には、まず一般財団法人日本データ通信協会の認定事業者にタイムスタンプ発行を依頼します。
次に保存したいデータのハッシュ値を事業者に送信し、タイムスタンプを要求します。
最後に、事業者側がハッシュ値時刻情報を加えたタイムスタンプを文書作成者に発行すれば完了です。
なお、データの信頼性を証明する必要がある場合は、電子文書のハッシュ値とタイムスタンプに格納されているハッシュ値を照合します。
改正後も業務を円滑に進めるためには、電子帳簿保存法に対応した会計ソフトやシステムを活用しましょう。
ソフトやシステムを選ぶ際は、電子帳簿・スキャナ保存・電子取引のうち、どの方式に対応しているのかをよく確認してください。
また、保存フローやクラウド上での共有などの機能も、選定時のポイントです。
令和3年の法改正によって電子データの保存に関する要件が大幅に緩和されているため、この機会に電子帳簿保存法やタイムスタンプに対応した会計ソフトやシステムの導入を検討してみましょう。
電子帳簿保存法のタイムスタンプや法改正による要件の緩和について解説しました。
電子帳簿保存法のタイムスタンプは、電子データが改ざんや削除されていないことを証明する技術です。
令和3年の電子帳簿保存法の改正により、タイムスタンプがなくても認められることもありますが、電子帳簿保存法に対応するためには学んでおいて損はありません。
本記事を参考に電子帳簿保存法やタイムスタンプへの理解を深め、今後における対応や準備を迅速におこないましょう。
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