この記事でわかること・結論
- 電子印鑑とは業務効率化に貢献し、簡単に作成可能
- 法的効力を有し、電子署名法により手書き署名と同等
- 無料で作成可能だが、セキュリティや法的効力に注意が必要
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電子契約この記事でわかること・結論
業務の効率化や生産性の向上などの観点から、インターネット上で押印できる電子印鑑が普及しつつあります。
しかし、なかには電子印鑑の作成は難しいのではと考えている方もいるのではないでしょうか。
実は電子印鑑は複雑な手順を踏まずとも、比較的簡単に作成できます。本記事では電子印鑑の概要と、作成する方法について解説します。
目次
電子印鑑とは、印影をデータ化することで電子文書に押印できる印鑑です。
ペーパーレス化やリモートワークの推進などにより、インターネット上で押印できる電子印鑑を認める企業が徐々に増えています。
電子印鑑を作成するメリットとしては、業務の効率化が挙げられます。
従来の印鑑では直接書類に押印する必要があったため、毎回郵送作業やスキャンなどの手間がかかっていました。
しかし、電子印鑑を使用すれば押印作業がすべてインターネット上で完結します。そのため、これまでかかっていたコストや手間を省けます。
特に新型コロナウイルスの影響によりリモートワークが一般的となったことで、わざわざ出社せずとも押印できる電子印鑑がさらに普及しました。
2001年に施行された「電子署名法」により、電子印鑑の押印を含む電子署名の効力が、これまでの手書きの署名や印鑑と同様に成立すると認められました。
そのため、電子印鑑で押印した契約書や同意書も法的効力を発揮します。
ただし、電子印鑑が法的効力をもつためには、国の認定を受けた第三者機関である認証局発行の電子証明書が必要です。
電子印鑑と実物の印鑑との違いはいくつかありますが、最も大きな違いは自分の印鑑であることを証明する手段です。
実物の印鑑の場合は役所で印鑑登録をおこなうことで証明することが可能であり、重要な契約を締結する際には印鑑証明書とともに使用されます。
一方で電子印鑑は上述のとおり、国の認定を受けた第三者機関である認証局が発行する電子証明書が必要となります。
また、認証局には「パブリック認証局」と「プライベート認証局」の2種類があります。双方電子印鑑の正当性・信頼性を認証する機関であるものの、公的な証明には「パブリック認証局」が適切です。
パブリック認証局とプライベート認証局とは
電子契約に用いる場合は、パブリック認証局が発行した証明書を用いましょう。
なかには電子印鑑は作成するハードルが高いと感じている方がいるかもしれません。
しかし、電子印鑑は比較的簡単に作成できます。ここからは電子印鑑の作成方法をツール別に解説します。
多くの企業で利用されているエクセルやワードでも電子印鑑を作成できます。
作成する手順は以下のとおりです。
エクセルやワードを利用すれば、新しいツールを導入する必要はありません。
また、多少使い慣れている方であれば容易に作成できるため、今すぐに電子印鑑が必要な場合におすすめです。
新しいツールを導入せずに電子印鑑を作成するためには、実物の印影をスキャンする方法もあります。
スキャンした画像を電子ファイルに貼り付けることで印影を電子印鑑として再現できます。
ただし、実物の印影をスキャンした画像から印鑑が偽造される恐れがあるため注意が必要です。
印影をスキャンした電子印鑑は、信頼できる相手との利用に留めましょう。
最近では電子印鑑を簡単に作成できるフリーソフトが登場しています。
利用するソフトによって機能はさまざまですが、印鑑画像のアップロードやプロフィールの入力といった単純な操作をおこなうだけで電子印鑑が完成します。
無料で実物の印影に近い電子印鑑を作成したい方は、フリーソフトを利用してみてください。
電子印鑑は無料で作成できますが、セキュリティ面や法的効力に不安が残ります。
個人使用や社内での利用であればまだしも、社外との取引で電子印鑑を用いる際は有料ツールを利用しましょう。
有料ツールであれば本人が押印したことや、押印後に改ざんがおこなわれていないことを証明できるため、安心して利用できます。
電子印影を無料で作成する際の注意点は以下のとおりです。
無料で作成した印鑑を利用する際に最も注意すべき点は、コピーや改ざんされる恐れがある点です。
電子印鑑は印影をデータ化しており、コピーや改ざんが容易におこなえます。
そのため、電子証明書やタイムスタンプなどの技術を用いることで、本人が押印したことや改ざんされていないことを証明しています。
しかし、無料の電子印鑑は基本的にこれらの技術が用いられていません。
仮に無料の電子印鑑を社外との取引で使用し、印鑑のコピーや改ざんが発覚した場合、取引の中止や会社の信用低下など大きな損害を被る恐れがあります。
リスクのある書類に押印する場合は、有料ツールで作成した電子印鑑を利用しましょう。
電子印鑑を実物の印影に近づけようとすると、無料のツールでは手間がかかります。
またエクセルやワードはデザインの幅も狭いため、オリジナリティーのある電子印鑑を作成したい方には不向きです。
電子印鑑の概要や作成する方法について解説しました。
電子印鑑は従来の押印作業でかかっていた手間やコストを省き、インターネット上で完結できるため非常に便利です。
また、作成に複雑な手順は必要なく、無料で作成することも可能です。
電子印鑑の利用を検討している方は、本記事を参考に自分にあった方法で作成してください。
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