有給休暇付与通知書テンプレート

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有給休暇付与通知書とは

有給休暇付与通知書とは、従業員へ年次有給休暇を付与したことを知らせるための書類です。

年次有給休暇は、一定の要件を満たした労働者に対して付与することが労働基準法で定められています。一方で、付与したことを通知するための書類については、法律で様式や発行義務が定められているわけではありません。

有給休暇付与通知書を作成する目的

有給休暇付与通知書は、単に付与日数を知らせるだけではなく、企業と従業員双方にとって適切な有給休暇管理を行うために役立ちます。

特に、年次有給休暇は付与日数や繰越日数、有効期限など管理する項目が多いため、通知書として記録を残しておくことで、従業員からの問い合わせにも対応しやすくなります。

有給休暇付与通知書の発行は義務？

有給休暇付与通知書の発行は法律上の義務ではありません。

労働基準法では、一定の要件を満たした労働者へ年次有給休暇を付与する義務は定められていますが、付与したことを通知するための書類を作成・交付する義務までは規定されていません。

一方で、年次有給休暇管理簿の作成・保存は法律で義務付けられています。また、有給休暇付与通知書を交付することで、付与日数や残日数を従業員へ分かりやすく伝えられるため、実務上は発行している企業が多くあります。

有給休暇付与通知書の記載項目

有給休暇付与通知書には法律で定められた様式はありませんが、従業員が付与された有給休暇の内容を正しく把握できるよう、必要な情報を記載することが重要です。特に、付与日数や有効期限、残日数などは問い合わせが多い項目のため、分かりやすく記載しましょう。

基本的な記載項目

有給休暇付与通知書には、次の項目を記載するのが一般的です。

なお、有給休暇管理簿に記載が義務付けられているのは「基準日」「取得日数」「取得した時季」の3項目です。有給休暇付与通知書には法定様式がないため、実務では残日数や有効期限なども記載すると、従業員にとって分かりやすい通知書になります。

書き方のポイント

有給休暇付与通知書を作成する際は、数字の誤りや記載漏れがないよう注意しましょう。

有給休暇は、付与日数だけでなく繰越日数や有効期限も重要な情報です。これらを明確に記載しておくことで、従業員が現在利用できる有給休暇を把握しやすくなり、取得漏れや認識違いの防止につながります。

有給休暇付与通知書の無料テンプレート

有給休暇付与通知書は任意様式で作成できますが、一から作成すると記載項目の漏れやレイアウトの調整に時間がかかります。

そのため、すぐに運用を始めたい場合は、テンプレートを利用するのがおすすめです。

弊サイトでは、Word形式で編集できる有給休暇付与通知書の無料テンプレートを公開しています。会社名や付与日数などを入力するだけで利用できるため、初めて作成する担当者でもスムーズに運用できます。

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有給休暇付与通知書を作成する際の注意点

有給休暇付与通知書は法律上の作成義務はありませんが、誤った内容を通知すると、従業員との認識違いや労務トラブルにつながるおそれがあります。

そのため、付与日数や有効期限などは最新の情報に基づいて正確に記載することが重要です。

付与日数を正しく計算する

年次有給休暇の付与日数は、勤続年数や所定労働日数によって異なります。また、週所定労働日数が4日以下かつ週所定労働時間が30時間未満は比例付与の対象となるため、通常の付与日数とは異なる場合があります。

付与日数を誤ると未付与や過大付与につながるため、労働基準法に基づいて確認しましょう。

繰越日数・有効期限を確認する

年次有給休暇の時効は付与日から2年間です。そのため、前年から繰り越した日数がある場合は、今回の付与日数と区別して記載すると分かりやすくなります。

また、失効予定日もあわせて記載しておくことで、従業員が計画的に取得しやすくなります。

年次有給休暇管理簿との内容を一致させる

有給休暇付与通知書に記載した内容は、社内で管理している年次有給休暇管理簿と一致していることが重要です。付与日や取得日数、残日数に相違があると、従業員からの問い合わせや労務トラブルの原因になる可能性があります。

通知書を作成する際は、管理簿の内容もあわせて確認しましょう。

有給休暇付与通知書を通知するタイミング

有給休暇付与通知書を発行する場合は、年次有給休暇を付与する基準日とあわせて通知するのが分かりやすいでしょう。

週5日以上勤務するなど通常の付与日数が適用される労働者は、雇入れから6か月間継続勤務し、全労働日の8割以上出勤すると、原則10日の年次有給休暇が付与されます。その後は、継続勤務年数に応じて原則1年ごとに新たな有給休暇が付与されます。

通知時期について法令上の決まりはありませんが、付与日から大きく遅れて通知すると、従業員が現在の保有日数を把握しにくくなります。付与日またはその直後に通知するなど、自社で運用ルールを定めておくと管理しやすいでしょう。

有給休暇付与通知書の通知方法

有給休暇付与通知書には法定の通知方法が定められていないため、自社の運用に合わせてさまざまな方法を選択できます。

どの方法を採用する場合でも、従業員本人が付与日数や残日数を確認できる状態にしておくことが重要です。また、個人情報を含むため、メールやシステムで通知する場合は、第三者が閲覧できないよう適切に管理しましょう。

有給休暇付与通知書と年次有給休暇管理簿の違い

有給休暇付与通知書と年次有給休暇管理簿は混同されやすい書類ですが、目的や法的な扱いが異なります。

年次有給休暇管理簿は、労働者ごとに「基準日」「日数」「時季」を明らかにして作成し、当該期間満了後5年間保存する必要があります。なお、経過措置として当分の間は3年間とされています。

一方、有給休暇付与通知書は従業員への周知を目的とした任意書類です。そのため、通知書を発行していても、年次有給休暇管理簿の代わりにはなりません。それぞれの目的を理解し、適切に作成・管理しましょう。

年5日の有給休暇取得義務との関係

年次有給休暇が10日以上付与される労働者については、使用者は基準日から1年以内に5日以上の有給休暇を確実に取得させる必要があります。管理監督者や、条件を満たすパート・アルバイトも対象です。

すでに従業員本人の請求や計画的付与によって5日以上取得している場合は、使用者が追加で時季指定する必要はありません。一方、取得日数が5日に満たない場合は、使用者が従業員の意見を聴いたうえで取得時季を指定する必要があります。

有給休暇付与通知書に今回の付与日数や繰越日数、付与時点の保有日数を記載することで、従業員本人も利用可能な有給休暇の日数を把握しやすくなります。ただし、年5日の取得状況については年次有給休暇管理簿などを用いて、会社側でも確実に管理することが重要です。

従業員本人と管理者で共有する情報を整理する

有給休暇の取得促進には、従業員本人へ残日数を通知するだけでなく、必要に応じて上司や人事担当者も取得状況を把握できる仕組みを整えることが重要です。

従業員本人には、付与日数や残日数、有効期限など、自身の有給休暇について判断するための情報を通知します。一方、管理者側では、年5日の取得義務を満たしているか、取得が特定の時期に偏っていないかなどを確認するとよいでしょう。

ただし、上司への共有範囲は業務上必要な情報に限定し、従業員の個人情報を必要以上に共有しないよう注意しましょう。勤怠管理システムなどを利用し、従業員本人と管理者で閲覧できる情報を分けて管理する方法も有効です。

有給休暇付与通知書に関するよくある質問

有給休暇付与通知書について、企業の担当者からよく寄せられる質問をまとめました。

まとめ

有給休暇付与通知書は、従業員へ年次有給休暇の付与日数や残日数、有効期限などを知らせるための書類です。法律上の発行義務はありませんが、従業員との認識の相違を防ぎ、適切な有給休暇管理を行うために多くの企業で活用されています。

また、有給休暇付与通知書には法定様式がないため、WordやExcelなどで自由に作成できます。一方で、年次有給休暇管理簿は法律により作成・保存が義務付けられているため、通知書の内容と管理簿の内容が一致するよう管理することが重要です。

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