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お客様と企業を守るBCPマニュアルの作成ポイントを、マニュアルとともにわかりやすく解説

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コロナ感染症の拡大で、BCPマニュアルが注目を集めました。目に見えない災害とサプライチェーンの停滞というリスクに対して、全社的な対応をおこなうBCPマニュアルの作成は、お客様と企業を取り巻くあらゆるリスクへ有効です。
本記事では、さまざまなリスクの影響をおさえ、お客様と企業を守るためのBCPマニュアル作成のポイントを解説します。

監修者
労務 SEARCH

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災害対応BCPと感染症対策BCP

災害対応BCPと感染症対策BCP

BCPとは、Business Continuity Plan(事業継続計画)の略語で、BCP計画とも呼ばれます。
BCP対策とは、あらゆる災害からの自社へのリスクをおさえ、優先的な業務から、迅速に復旧させるための対策です。

BCP対策をわかりやすく

BCP対策をわかりやすくまとめると次のとおりです。

BCP対策とは、わかりやすく

  • 災害発生時に
  • 重要な業務を、中断させない、または、迅速に復旧させるための
  • 方針や手順を示したBCPを作成し
  • BCPが機能するための予算や組織の編成、従業員への教育・訓練、点検をおこなう

BCP対策をおこなう災害

BCP対策で対処すべきリスクを大きく区分すると、次の2つとなります。

BCPで対処する災害リスク

  • 自然災害
    …… 地震や津波などで、建物などハード資産への影響が大きい
  • 感染症災害
    …… コロナウイルスや新型インフルエンザの流行による、従業員の出社困難、施設の利用制限、サプライチェーンの停滞など、経営全般への影響が大きい

それぞれの災害により、自社への影響が異なります。このため、災害対応BCPと感染症対策BCPとでは、対策が異なります。

BCPマニュアルは、経営にかかわるあらゆるリスクに対する対応を想定していますが、すべての災害に全方位的に対応することは大変です。

自社への影響が大きい災害を重視し、自然災害における対応に限定したBCPマニュアルを作成する、コロナなどの感染症災害を対象としたBCPマニュアルを追加で作成するなど、自社にあわせて段階的にBCPマニュアルを作成することも検討します。

BCPとBCPマニュアルを作成する理由

企業を取り巻くあらゆるリスクをおさえるためには、BCPの作成が必要です。災害発生時は、自社もお客様も混乱しており、大まかな計画では機能しないこともあるため、作成したBCPを実際に機能させるBCPマニュアルが必要です。

BCPを作成する理由

BCPは、自然災害への備えだけでなく、感染症などのあらゆるリスクへの対応を決め、迅速に復旧するために作成します。

BCPの作成が必要な理由

  • あらゆる災害の発生時に
  • 重要な業務を、中断させない、または、迅速に復旧させるための
  • 方針や手順を示したBCPを作成し
  • BCPが機能するための予算や組織の編成、従業員への教育・訓練、点検をおこなう

BCP作成の必要性を、災害対策との違いから考えるとわかりやすくなります。BCPと災害対策との違いは、対象としている災害の種類、対象としている当事者、対象としているタイミング、そして、計画の目的の4つです。

 

BCP 災害対策
対象としている災害の種類 自然災害
人為災害
IT災害
感染症災害
などすべての非常事態
自然災害
対象としている当事者 自社(全社的)
取引先などサプライチェーンも含む
自社(事業所ごと)
対象としているタイミング 事前の対策
事後の対策
平時のPDCA
事前の対策
計画の目的 自社へのリスクをおさえ、重要な業務から早期に復旧させる 災害発生時の自社への損害をおさえる

BCPマニュアルを作成する理由

BCPマニュアルは、自然災害による直接的な被害だけでなく、物流や電気といったインフラが停止する間接的な被害を含めて、自社にとって重要な業務を、迅速に復旧させるために作成します。

災害指定病院は、既にBCP作成が義務化されています。
また、福祉施設を運営する介護事業者についてもBCP作成が義務化され、2024年3月31日までの作成が必要です。

一般の企業もBCPマニュアルを作成することで、従業員はやるべきことが明確となり、従業員への説明や共有も容易です。また、取引先やサービス利用者への説明もでき、自社の災害への強さをPRすることに繋がります。

一般的に、BCPマニュアルを作成する理由をまとめると、次のとおりです。

BCPマニュアルを作成する理由

  • 災害発生時に、従業員が冷静に、迅速に対応できる
  • 迅速な事業の再開で、取引先を繋ぎとめる
  • 災害に備えている会社、迅速に復旧できる会社として、自社の評価に繋がる
  • サービス利用者や入居者、その家族への安心感を与える
  • 現在の業務の改善点洗い出しに役立つ

BCPマニュアルを作成するためには

BCPマニュアルを作成するためには

BCPマニュアルには、統一的なフォーマットがありません。はじめてBCPマニュアルを作成するときは、公開されているさまざまなひな形、他社の作成例、テンプレートなどを活用します。

事業継続計画作成ガイドライン

BCPマニュアル作成にあたっては、ガイドラインや解説などを参照すると理解しやすくなります。
【参考】事業継続ガイドライン第3版(2013年8月) 解説書|内閣府防災担当

BCPマニュアルのサンプル、ひな形

公的機関が公開している主なひな形は、次のとおりです。

●中小企業庁

BCPマニュアル作成に必要な時間に応じて、「入門」・「基礎」・「中級」・「上級」までの4種類が公開されています。BCPマニュアル作成のQ&Aや用語集も掲示されています。

●厚生労働省

厚生労働省から、介護施設・事業所向け業務継続計画(BCP)のひな形と、障害福祉サービス施設とその従業員向け感染対策マニュアルとBCPマニュアルのひな形が公開されています。

●地方公共団体、商工会議所など商工団体

各地の地方公共団体では、自然災害・感染症・業種別などのひな形を公開しています。特にコロナ対策のBCPのひな形は、多くの地方公共団体が公開しています。
一例として、東京商工会議所では事例が豊富な作成ガイド、様式集を公開しています。

BCPマニュアルの作成手順

BCPマニュアルの作成は、次の流れでおこないます。

BCPマニュアルの作成手順

  1. 作成する目的の確認
    従業員と自社の財産を守る、サービスを絶やさないなど、自社で目指すべき姿を確認します。
  2. 重要な業務の選定
    自社の業務の復旧や継続のため、優先順位が高い事業や業務(BCP対策では「中核事業」と呼びます。)を選定します。災害時は従業員が被災し出社できなくなるなど、経営資源が限られるためです。
  3. 想定されるリスクの洗い出し
    施設の立地や保有設備などを考慮して、自社の施設で直面する可能性がある自然災害、通信障害、感染症の流行などを洗い出します。
  4. 災害リスクに優先順位をつける
    災害が発生したときの自社へのダメージを想定して、優先的に対応すべき災害の種類を決めます。
  5. 具体的な対策を決める
    優先順位が高い災害から、災害発生時に、誰が指示し、誰がどのように行動するかを具体的に決定します。
  6. 運用または訓練結果を踏まえて、内容を見直す
    BCPを作成した後は、避難訓練の実施などの運用が大切です。運用してから、社内のルールとの不整合や実行時の問題点などがわかることがあります。BCPは、計画の作成、運用、計画の見直しなどのPDCAサイクルを回すことがポイントです。

BCPマニュアルを作成するときのポイント

BCPマニュアルを作成するときには、一般的に気をつけるべきポイントと、業種や業態によって重視すべきポイントがあります。

フローチャートが有効

災害発生後に迅速に対処すべき事項は、表やフローチャート、図や写真など、目で見てすぐにわかるように工夫すると有効です。

製造業

製造業者の多くは、サプライチェーンの一部を担っています。自社の事業の停止は、取引先全体のサプライチェーンの停滞を招くことがあります。
取引先への納品を止めないためには、取引先との連携が最も大切です。具体的には、材料の緊急手配を合意しておく、自社設備が損壊した場合に代替生産可能な事業所を探しておくなどです。

建築業

建築業におけるBCPマニュアルの主なポイントです。

・従業員は、各工事現場に散在していることが多く、安否確認に負担がかかる
・自然災害発生時は、工事中の物件が損壊した場合、自社の従業員への影響が大きい
・自然災害発生時に、自社の資産だけでなく、工事中の顧客の資産への損害も大きい
・災害発生後に迅速な復旧ができるためには、緊急連絡網の準備、重機や建築資材の緊急確保が必要
などです。

自然災害後の救難作業や復旧作業の早さは、確保できる人員数と重機に多くを依存します。このため、同業者や工事経験者との繋がり、重機保有会社などヨコの繋がりが頼りとなります。

医療施設

災害指定病院については、既にBCP作成が義務化されました。
災害指定病院ではない医療施設についても、災害時の最も重要な拠点の一つとなるため、BCPの作成が勧奨されています。
医療施設におけるBCP作成は、いかに被害をおさえ、いかに早く復旧させるかに加えて、最も必要とされる医療行為をどのように維持、再開していくかの観点が重要です。
【参考】医療施設の災害対応のための事業継続計画(BCP)|厚生労働省

介護・福祉施設はBCPが義務化

福祉施設を運営する介護事業者についてはBCP作成が義務化され、2024年3月31日までに作成が必要です。
福祉施設については、コロナウイルスなどの感染症や自然災害から利用者と従業員を守りつつ、災害発生時においても必要なサービスを、安定的かつ継続的に提供することが必要なため、従業員への研修や訓練なども義務づけられています。
【参考】
令和3年度介護報酬改定における改定事項について|厚生労働省

厚生労働省では、介護施設・事業所向けのBCP対策のマニュアルとして、「業務継続計画(BCP)」のひな形を公開しています。
災害の種別に応じた、自然災害編と新型コロナウイルス感染症編の2種類があり、それぞれの災害について、入所系・通所系・訪問系の3種類が記載例とともに公開されています。
【参考】
介護施設・事業所における業務継続計画(BCP)作成支援に関する研修|厚生労働省

同様に、障害福祉サービス施設とその従業員向けに、新型コロナウイルスなどの感染症対策を中心とした感染対策マニュアル、BCPマニュアルのひな形が公開されています。コロナなどの感染症対策のBCPマニュアルは、入所・入居系、通所系、訪問系の3種類が公開されています。
(障害福祉サービス施設・事業所職員のための)感染対策マニュアル・業務継続ガイドライン等|厚生労働省

BCP対策に役立つサービスと経営への活用

BCP対策では、従業員の安全の確認や、出社を必要としない社内体制づくりが必要です。BCP対策に役立つサービスは、経営の効率化にも繋がります。

安否確認サービス

すべての従業員に、状況確認報告の連絡を一斉におこなうサービスです。安否確認に特化しているサービスだけでなく、事業所や部署ごとに制限する、画像や動画添付できるなどの機能があるサービスもあります。従業員が各地の現場に散開している建築業だけでなく、さまざまな業種で利用されています。

テレワークに対応したサービス

新型コロナウイルス感染症への対策で、テレワークを導入する企業が急増しました。テレワークに対応したサービスの主な例です。

・WEB会議システム
・チャットツール
・電子りん議
・電子署名
・ネットワークカメラ

BCP対策の観点からは、重要書類は物理的に損壊する可能性がある紙やUSBメモリ、ハードディスクなどではなく、オンラインストレージでの保管が望ましいです。

勤怠管理、テレワーク対応の導入で、経営を効率化

BCP対策として、今後の利用拡大が見込まれるサービスの主な例です。

・電子契約
・電子りん議
・勤怠管理

特に電子契約は、印紙税が不要、紙での保管が不要など、自社と取引先にとって多くのメリットがあります。
勤怠管理についても、給与計算システムと連動することにより、複雑で事務負担が大きい給料・社会保険事務の軽減ができます。
社内の業務フローを順次クラウド化していくことが、BCP対策、多様な勤務形態への対応、そして自社の経営効率化に繋がります。

BCPに関連する支援制度

BCPに関連する支援制度

BCPマニュアルの作成とその実施に必要な投資については支援措置があります。
また、BCP作成に労力をかけにくい中小企業や小規模事業者向けには、BCPマニュアルよりもシンプルで、補助金などの支援制度がある事業継続力強化計画の作成も検討します。

BCP実践促進助成金

複数の地方公共団体では、BCPの実施に必要な投資について、補助金制度を設けています。東京都を例にすると、次の内容の補助制度です。

・助成割合 …… 中小企業2分の1、小規模事業者2分の3
・助成金額の上限 ・・・・・・ 上限額1,500万円

事業継続力強化計画認定制度

BCPマニュアルや災害対策マニュアルに似た計画書に、事業継続力強化計画があります。
事業継続力強化計画とは、中小企業や小規模事業者が作成した事業継続力強化計画を、「中小企業の事業活動の継続に資するための中小企業等経強化法等の一部を改正する法律」(中小企業強靱化法)により、国が認定する制度です。
ただし、社会福祉法人、特定非営利法人などは、単独での認定は対象外です。
【参考】事業継続力強化計画|中小企業庁

BCPと事業継続力強化計画との違い

BCPマニュアルと災害対策マニュアル、事業継続力強化計画には、次の違いがあります。

BCPマニュアル 災害対策マニュアル 事業継続力強化計画
災害の種類 自然災害
人為災害
IT災害
感染症災害
などすべての非常事態
自然災害 自然災害
対象としている当事者 自社(全社的)
取引先などサプライチェーンも含む
自社(事業所ごと) 自社(全社的)
取引先などサプライチェーンも含む
ただし中小企業のみ
対象としているタイミング 事前の対策
事後の対策
平時のPDCA
事前の対策 事前の対策
事後の対策
計画の目的 自社へのリスクをおさえ、重要な業務から早期に復旧させる 災害発生時の自社への損害をおさえる
公的な認証 無し 無し 有り
金融支援策 無し 無し 有り
税制優遇 無し 無し 有り

事業継続力強化計画は、BCPマニュアルと災害対策マニュアルの中間的な位置づけです。
計画の内容は、組織的な対応や大規模な事前対策よりも、より実践的で即応性がある取り組みが重点です。
【参考】中小企業等経営強化法 事業継続力強化計画認定制度の概要|中小企業庁

事業継続力強化計画の認定事業者への金融支援施策

事業継続力強化計画の認定事業者に対しては、次の金融支援策があります。

・日本政策金融公庫の特別融資制度

認定を受けた事業継続力強化計画の実施に必要な資金について、基準利率-0.9%の利率引下げが適用される特別貸付制度が設けられています。

・日本政策金融公庫のスタンドバイクレジット制度

事業継続力強化計画の認定を受けた国内中小企業の海外子会社が、一定の外国銀行から融資を受ける場合に、日本政策金融公庫が債務保証する信用状の発行が可能となります。

・信用保証協会による別枠保証制度

認定を受けた事業継続力強化計画の実施に必要な資金について、普通保険とは別枠2億円の保証枠が拡大します。

・中小企業投資育成株式会社の投資対象の特例

投資対象外である資本金3億円以上の株式会社も、中小企業投資育成株式会社の投資対象となります。ただし、事業継続力強化計画の実行に必要な部分のみが対象です。

事業継続力強化計画の認定事業者は、税制優遇制度があります

認定された事業継続力強化計画の実施に必要な投資について、中小企業防災・減災投資促進税制が適用されます。
対象となる設備投資については、特別償却20%(ただし、2023年4月1日以後に取得などをおこなう設備は18%。)が認められます。ただし、計画の認定日から1年以内に実施する投資に限ります。

計画作成を支援する施策があります

ものづくり補助金の「一般型」、「グルーバル展開型」において、災害等加点が適用されます。

まとめ

BCPマニュアルの作成そのものは、自社の業務内容を踏まえて、ひな形をもとに作成すると、それほど大きな負担ではありません。
BCPのポイントは計画の作成ではなく、計画を実行できるための組織づくり、社内業務の改善、BCPマニュアルの見直しなどの一連の経営活動にあります。
BCPマニュアルの作成を通じて、さまざまなリスクからお客様と自社を守る、強靭な社内体制づくりが求められています。

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